เทคนิคการวิเคราะห์หาตัวชี้วัดความสามารถหลัก (Key Competencies)

          เทคนิคการวิเคราะห์หาความสามารถหลักหรือที่เรียกกันว่า Key Competencies คำว่าความสามารถ Competency หมายถึง ทัศนคติ อุปนิสัย ทักษะและพฤติกรรมที่คนแสดงออกมา ซึ่งเป็นสิ่งที่เป็นนิสัยที่แท้จริงของคนๆ นั้น ไม่ใช่การเสแสร้งไม่เหมือนกับพฤติกรรมที่สามารถเสแสร้งแกล้งทำได้ชั่วครั้งชั่วคราว ถ้าคนไหนมีความสามารถเรื่องการบริการไม่ว่าคนๆนั้น จะอยู่ที่ไหนอยู่กับใครเขาจะแสดงออกถึงความมีน้ำใจในการให้บริการคนอื่นเสมอ แต่ถ้าเขามีเพียงพฤติกรรมเขาจะแสดงออกกับคนเพียงบางคน เพียงบางสถานที่หรือบางเวลาเท่านั้น เราจะสังเกตเห็นความแตกต่างระหว่างพฤติกรรมกับความสามารถได้ชัดเจนถ้าเราเดินเข้าไปร้านมินิมาร์ทบางแห่งเราจะได้ยินคำว่า “สวัสดีคะ(ครับ)” แต่สีหน้าคนที่สวัสดีเราไม่ได้ไปด้วยกันกับความหมายของคำว่าสวัสดีเลยบางครั้งเราได้ยินแต่เสียงไม่รู้ว่าตัวคนอยู่ที่ไหนอย่างนี้เรียกว่าเขามีเพียง “พฤติกรรม” ของการบริการเท่านั้น แต่ถ้าเราเดินเข้าไปโรงแรมหรือร้านอาหารบางแห่ง เราจะได้ยินคำว่า “สวัสดีคะ(ครับ)” พร้อมกับใบหน้าที่ยิ้มแย้มแจ่มใส แววตาบ่งบอกให้เห็นว่าพร้อมที่จะให้บริการเราจริงๆและลึกๆในใจของเขาก็เป็นอย่างนั้นจริง นั่นล่ะจึงจะสามารถเรียกได้ว่า มีความสามารถด้านการบริการ

          เทคนิคการวิเคราะห์หาความสามารถหลักของตำแหน่งงาน (Job Competency) มีขั้นตอนการวิเคราะห์ดังนี้

          กำหนดความสามารถให้สอดคล้องกับกลุ่มผลงานที่คาดหวังหลัก (Key Result Areas)
ลองกำหนดดูว่าการที่จะทำให้งานนั้นๆบรรลุเป้าหมายได้ตามที่กำหนดไว้นั้น คนที่ทำงานในตำแหน่งงานนั้นจะต้องมีความสามารถในด้านใดเป็นพิเศษ ตัวอย่างเช่น

กลุ่มผลงานที่คาดหวังหลัก
(Key Result Areas)

ความสามารถที่น่าจะมีแล้วทำให้งานสำเร็จ
(Competencies)

เวลาสรรหา (Time)

  • การวางแผน (Planning)
  • การประสานงาน (coordination)
  • มนุษยสัมพันธ์ (Human Relations)
  • การให้บริการ (Service Mind)

ต้นทุนการสรรหา (Cost)

  • การวางแผน (Planning)
  • การประสานงาน (coordination)
  • ความละเอียด (Attention to details)
  • จิตสำนึกด้านต้นทุน (Cost Awareness)

คุณภาพของการสรรหา (Quality)

  • การวางแผน (Planning)
  • การติดต่อสื่อสาร (Communication)
  • ความละเอียด (Attention to details)
  • การประสานงาน (coordination)
  • การวิเคราะห์ข้อมูล (Data Analysis)

กำหนดความสามารถหลัก

  • หาความสามารถที่ซ้ำกันมากที่สุด ความสามารถตัวใดที่เกิดขึ้นซ้ำกันมากที่สุดถือว่าเป็นความสามารถหลักของตำแหน่งงานนั้นๆ จากตัวอย่างดังกล่าวนี้จะเห็นว่าตัวที่ซ้ำกันมากที่สุดคือ การวางแผน และการประสานงาน(ซ้ำกัน 3 ครั้ง)
  • จัดลำดับความสำคัญของความสามารถในกลุ่มเดียวกันคือจัดลำดับความสามารถของแต่ละกลุ่ม โดยพิจารณาจากผลกระทบต่อผลสำเร็จและสิ่งที่คาดหวัง ความสามารถตัวใดมีความสำคัญต่อความสำเร็จของผลที่
    คาดหวังมากที่สุด ความสามารถนั้นถือเป็นความสามารถหลัก เช่น ความสามารถที่มีผลกระทบต่อเวลาในการสรรหาพนักงานใหม่มากที่สุดคือ การวางแผน รองลงมาคือ การประสานงาน การให้บริการและการประสานงานตามลำดับ

กลุ่มผลงานที่คาดหวังหลัก
(Key Result Areas)

ความสามารถที่น่าจะมีแล้วทำให้งานสำเร็จ
(Competencies)

ลำดับความสำคัญ

เวลาสรรหา (Time)

  • การวางแผน (Planning)
  • การประสานงาน (coordination)
  • มนุษยสัมพันธ์ (Human Relations)
  • การให้บริการ (Service Mind)

1
2
4
3

          สำหรับจำนวนตัวชี้วัดความสามารถหลักไม่สามารถกำหนดตายตัวได้ว่าควรจะมีจำนวนเท่าไหร่จึงจะเหมาะสม แต่มีข้อสังเกตคือกลุ่มผลงานที่คาดหวังหลักทุกตัวจะต้องมีความสามารถรองรับอย่างน้อยหนึ่งตัว ถ้างานใดมีความสามารถซ้ำกันมาก จำนวนความสามารถหลักก็จะมีจำนวนน้อย

          นอกจากความสามารถประจำตำแหน่งงาน (Job Competencies) แล้ว การประเมินผลการปฏิบัติงานมักจะนำเอาความสามารถหลักขององค์กร (Core Competencies) หรือ บางองค์กรเรียกว่าคุณค่าองค์กร (Core Value) มาใช้ในการประเมินผลงานด้วย เพราะนอกจากต้องการให้ความสามารถของคนเหมาะสมกับลักษณะงานที่รับผิดชอบแล้ว ก็ยังต้องการให้ความสามารถของคนสอดคล้องกับคุณค่าขององค์กรอีกด้วย เช่น โรงแรมจะมีความสามารถหลักขององค์กรคือการให้บริการ(Service Mind) ดังนั้นทุกตำแหน่งจะต้องถูกประเมินในหัวข้อนี้ ไม่ว่าตำแหน่งงานนั้นๆจะมีความสามารถประจำตำแหน่งในหัวข้อนี้หรือไม่ก็ตาม