เทคนิคการวิเคราะห์งานอย่างมีประสิทธิภาพ

          เมื่อมีการมอบหมายงานเพิ่มหรือมีการโยกย้ายงาน จากหน่วยงานหนึ่งไปยังอีกหน่วยงานหนึ่ง หน่วยงานที่ได้รับเงินเพิ่มมักจะขอคนเพิ่มเสมอ แต่…หน่วยงานที่เอางานออกไป มักจะไม่ได้ลดคนตามไปด้วยบางครั้งงาน ๆ เดียวถูกย้ายไป 3-4 หน่วยงาน อัตรากำลังคนรวมขององค์กรเพิ่มขึ้น 3-4 คน ปริมาณงานหรือความรับผิดชอบโดยรวมขององค์กรยังมีอยู่เท่าเดิม

          ปัญหาการเพิ่มกำลังคนจะค่อย ๆ ก่อตัวสะสมมากขึ้นไปเรื่อย ๆ พอถึงระดับหนึ่งผู้บริหารรู้สึกว่าจำนวนพนักงานมากเกินไปแล้วแต่บอกไม่ได้ หรอกว่ามากตรงไหนมากเพราะอะไร ผู้บริหารก็มักจะมอบหมายให้ฝ่ายบริหาร ทรัพยากรมนุษย์ไปศึกษาดูว่าทำไมหน่วยงานนั้นจึงใช้คนมากและให้ไปศึกษาดูว่า จริงๆแล้วหน่วยงานนั้นๆควรจะใช้คนเท่าไหร่จึงจะเหมาะสมปัญหาที่ตามมาของฝ่าย บริหารทรัพยากรมนุษย์ คือ ไม่รู้ว่าจะเข้าไปวิเคราะห์ได้อย่างไร จะเริ่มต้นตรงไหนจะวิเคราะห์อะไรบ้าง ถ้าองค์กรขาดการวิเคราะห์กำลังคนที่มีประสิทธิภาพแล้ว ปัญหาที่เกิดขึ้นไม่เพียงแต่จำนวนกำลังคนจะเพิ่มขึ้นอย่างไม่เหมาะสมกับ ปริมาณงานแล้วยังมีปัญหาต่างๆ ติดตามมาอีกมากมาย เช่น ขาดประสิทธิภาพในการจัดโครงสร้างองค์กร ต้นทุนการบริหารจัดการสูงเกินความเป็นจริงเสี่ยงต่อการเกิดปัญหาทุจริต คอรัปชั่นสูง ใช้คนผิดประเภท ใช้ทรัพยากรไม่คุ้มค่า ดังนั้นเพื่อให้องค์กรต่างๆ มีแนวทางในการวิเคราะห์งานอย่างมีประสิทธิภาพ จึงขอนำเสนอวิธีการวิเคราะห์งาน 10 ขั้นตอน ดังนี้

1. ระบุกิจกรรมหลัก

          ถ้าต้องการวิเคราะห์ของหน่วยงานหรือตำแหน่ง งานใด ขอแนะนำว่าควรจะเริ่มจากการศึกษาดูว่างานหลัก หรือกิจกรรมหลักของหน่วยงานนั้นๆมีอะไรบ้างอะไรคืองานหลักงานหลักนั้นๆมี หน้าที่หรือกิจกรรมหลักอะไรบ้าง ทั้งนี้เพื่อให้เห็นความสัมพันธ์ระหว่างงานหลักกับกิจกรรมหลักอย่างชัดเจน และครอบคลุม เช่น งานจัดซื้อวัตถุดิบมีกิจกรรมย่อยๆคือ รับคำขอซื้อจากหน่วยงานผลิต วางแผนการจัดซื้อ จัดทำใบสั่งซื้อ การตรวจสอบใบสั่งซื้อ อนุมัติใบขอสั่งซื้อ ฯลฯ

2. วิเคราะห์ระดับของงาน

          ให้นำเอากิจกรรมหลักในแต่ละข้อมาวิเคราะห์ ว่ากิจกรรมในเรื่องนั้นๆเป็นงานระดับไหนระดับของงานแบ่งออกเป็น 3 ระดับคือ งานระดับจัดการงานควบคุมงาน/บังคับบัญชาและงานระดับปฏิบัติการ เช่น การจัด ทำใบสั่งซื้อถือเป็นงานปฏิบัติการงานตรวจสอบใบสั่งซื้อถือเป็นงานควบคุม บังคับบัญชา และงานอนุมัติใบขอสั่งซื้อถือเป็นงานระดับจัดการ 

3. วิเคราะห์ชั่วโมงงานและปริมาณงาน

          ให้วิเคราะห์ว่ากิจกรรมนั้นๆใช้เวลาในการทำ งานกี่ชั่วโมงกี่นาทีต่อวันหรือต่อเดือน เช่น ออกใบสั่งซื้อ 300 ใบต่อเดือน ใช้เวลาในการออกใบละ 5 นาที เวลารวมต่อเดือนคือ 300 x 5 = 1,500 นาที หรือเท่ากับ 25 ชั่วโมงต่อเดือน 

4. วิเคราะห์ความถี่ในการปฏิบัติงาน

          วิเคราะห์ต่อไปว่ากิจกรรมนั้นต้องทำถี่บ่อยแค่ไหน เช่น ทุกวัน ทุกสัปดาห์ ทุกเดือน เดือนละ 2-3 ครั้งสามเดือนครั้ง หรือปีละครั้ง

5. วิเคราะห์การใช้ทรัพยากร

          วิเคราะห์ว่ากิจกรรมนั้นต้องใช้ทรัพยากร อะไรบ้าง(ที่ไม่ใช่คน) เช่น ต้องใช้เครื่องมืออุปกรณ์อะไรบ้างใช้มากน้อย เพียงใด ใช้บ่อยแค่ไหน เพื่อจะได้นำไปใช้ในการวิเคราะห์เรื่องการจัดสรรทรัพยากรต่อไป

6. วิเคราะห์ความเสี่ยงของงานหรือกิจกรรม

          ขอให้วิเคราะห์ดูว่ากิจกรรมนั้นๆมีจุดที่ ควรระมัดระวังเป็นพิเศษอะไรบ้างทั้งนี้เพื่อจะนำข้อมูลที่ได้ไปใช้ในการ กำหนดแนวทางในการป้องกันปัญหาที่อาจจะเกิดขึ้นในอนาคต

7. วิเคราะห์ว่าควรจะทำเองหรือให้หน่วยงานข้างนอกทำ

          ขั้นตอนนี้น่าจะเป็นประโยชน์สำหรับการ บริหารงานในยุคปัจจุบันและอนาคต เพราะองค์กรจะได้เตรียมตัวไว้ก่อนว่างานใด บ้างที่สามารถใช้บริการจากภายนอกทำได้ซึ่งต้องพิจารณาจากปัจจัยดังนี้ มีบริการภายนอกรองรับหรือไม่ ต้นทุนคุ้มหรือไม่เมื่อเทียบกับที่องค์กรดำเนินการเอง มีผลกระทบต่อความลับทางธุรกิจหรือไม่

8. ตรวจสอบผลการวิเคราะห์

เมื่อวิเคราะห์มาทั้ง 7 ขั้นตอนแล้วให้ลองตรวจสอบอีกครั้งก่อนที่จะนำไปใช้ในการนำเสนอทางเลือกโดยให้วิเคราะห์ใน 3 ประเด็นคือ

  • งานนั้น (รวมทุกกิจกรรม) ใช้ทรัพยากรเหมาะสมหรือไม่ไม่ว่าจะเป็นเรื่องกำลังคนเครื่องมืออุปกรณ์ 
  • งานนั้นมีประสิทธิภาพในการปฏิบัติงานมากน้อยเพียงใดและ 
  • งานนั้นมีความเหมาะสมในหลักของการตรวจสอบภายในหรือไม่ เช่น มีการขอเอง ดำเนินการ ตรวจสอบเองหรือไม่ 

9. กำหนดออกหรือทางเลือก

          เมื่อทราบผลการวิเคราะห์งานนั้นๆแล้วให้ลอง นำเสนอแนวทางในการจัดงานจัดตำแหน่งจัดกระบวนการในการทำงานที่คิดว่าควรจะ เป็นและควรจะกำหนดแนวทางไว้หลายๆแนวทางและควรวิเคราะห์ข้อดีข้อเสียของแต่ละ ทางเลือกไว้เพื่อจะได้นำไปเปรียบเทียบว่าแนวทางใดเหมาะสมมากที่สุด เช่น ถ้ากิจกรรมนี้อยู่ด้วยกันก็สามารถใช้คอมพิวเตอร เครื่องเดียวกันได้ หรือถ้าจัดคอมพิวเตอร์ 2-3 เครื่องมาเป็นส่วนกลางทุกคนสามารถใช้ด้วยกันได้จะเกิดประสิทธิภาพมากกว่า 

10. นำเสนอผู้บริหารระดับสูง

เทคนิคการวิเคราะห์งาน          ขั้นตอนสุดท้ายคือการนำผลการวิเคราะห์งาน พร้อมทั้งข้อเสนอเกี่ยวกับแนวทางที่ควรจะเป็น เพื่อให้ผู้บริหารพิจารณาให้ความเห็นว่าควรจะดำเนินการหรือไม่เมื่อไหร่และ จะดำเนินการอย่างไร จึงจะไม่กระทบต่อความรู้สึกและการทำงาน

          จากการวิเคราะห์งานทั้ง 10 ขั้นตอนที่กล่าวมานี้ หวังเป็นอย่างยิ่งว่าองค์กรใดที่ กำลังประสบปัญหาต่างๆ ไม่ว่าจะเป็นเรื่องกำลังคนเรื่องประสิทธิภาพของงาน เรื่องความเสี่ยงหรือล่อแหลมต่อปัญหาต่างๆคงจะสามารถนำไปใช้ในการวิเคราะห์ งานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้นนะครับ