เคล็ดลับในการใช้อีเมลอย่างมีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น

          อีเมลของคุณแสดงความเป็นตัวคุณมากมายทีเดียว ผู้กล่าวคือ David A. Owens ซึ่งดำรงตำแหน่งศาสตราจารย์ผู้สอนด้านการจัดการที่ Owen School of Management แห่ง Vanderbilt University เขากล่าวว่า เพราะอีเมลเป็นหน้าต่างที่เปิดให้เห็นสถานะของสถานที่ทำงาน ลักษณะนิสัยการทำงาน ระดับความเครียด หรือแม้กระทั่งบุคคลิกของคุณ

          Owens ยังกล่าวอีกว่า อีเมลเป็นช่องทางการสื่อสารอันมีค่าเป็นอย่างยิ่งสำหรับผู้จัดการใน ปัจจุบัน แต่อาจให้โทษได้หากมีการใช้อย่างไม่ระมัดระวังหรือใช้มากจนเกินไป ต่อไปนี้คือเคล็ดลับ 10 ประการในการใช้และจัดการอีเมลอย่างมีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น

          ใช้อีเมลเป็น ช่องทางหนึ่งในการสื่อสาร แต่ไม่ใช่ช่องทางเดียวของคุณ อีเมลเป็นการสื่อสารที่รวดเร็วและง่ายดาย สามารถใช้บันทึกเรื่องราวที่พูดคุยกัน หรือช่วยให้คุณส่งข้อความที่มีประสิทธิผลไปได้ทั่วโลกด้วยการคลิกเมาส์ครั้ง เดียว

  • เขียนให้สั้นและไพเราะ และอย่าให้อีเมลยาวจนเกือบเท่าสนามฟุตบอล โปรดทราบด้วยว่าอีเมลที่มีความยาวเกินหนึ่งหน้าจอมักจะไม่ได้รับการอ่านใน ทันที โดยจะถูกเก็บไปไว้อ่านในตอนเย็นหรือในเช้าวันรุ่งขึ้น และต้องทราบว่า ถึงเวลาที่ต้องวางเมาส์แล้วไปพูดคุยกันหรือโทรศัพท์ไปหาแทนการส่งอีเมล เพราะจะถึงจุด ๆ หนึ่งที่การส่งอีเมลจะเป็นการเสียเวลาโดยไม่มีความจำเป็นแต่อย่างใด
  • เขียนอีเมลให้ชัดเจนมากที่สุดเท่าที่สามารถทำได้ พูดในสิ่งที่คุณต้องการอย่างชัดเจน เริ่มด้วยบรรทัดชื่อเรื่อง ต้องมีความชัดเจนและน่าสนใจ (และพร้อมที่จะเปลี่ยนเมื่อเนื้อหาที่โต้ตอบไปมาเปลี่ยนแปลงไปจากเดิม) ใส่ผู้รับในบรรทัด “to:” และ “cc:” ให้ถูกต้องตามความเหมาะสม ระบุงานที่ ต้องทำและลำดับความสำคัญอย่างชัดเจน ชี้แจงให้ละเอียดโดยแสดงเป็นรายการหรือหัวข้อรายการ และใส่ปุ่มตอบรับหรือใช้วิธีการอื่นๆ หากคุณต้องการทราบว่าทุกคนได้อ่านและเข้าใจอีเมลของคุณเรียบร้อยแล้ว
  • กระตุ้นให้ผู้รับตอบกลับ ด้วยการใช้คำถามในอีเมลเพื่อให้ผู้รับตอบ คล้ายกับการเปิดประตูห้องทำงานของคุณไว้
  • สอดแทรกอารมณ์ขันบ้าง แต่ใช้เครื่องหมายแสดงหน้ายิ้ม หรือแสดงอารมณ์ และเรื่องขำขันให้น้อยที่สุด เครื่องหมายแสดงหน้ายิ้มสามารถช่วยสื่อให้ทราบว่าคุณกำลังอารมณ์ดี แต่การส่งอีเมลที่มีเครื่องหมายดังกล่าวจำนวนมากจนเกินไปจะบั่นทอนความ พยายามในการเขียนอีเมลอย่างเป็นทางการของคุณ
  • พิจารณาใช้การหน่วงเวลา 5 นาที ตั้งแต่การกดปุ่มส่งจนกระทั่งโปรแกรมส่งอีเมลนั้นออกไปจริง ๆ ทั้ง Owens และ Maureen Dolan Rosen ซึ่งเป็นที่ปรึกษาด้านทรัพยากรบุคคล ต่างเห็นคุณค่าข้อดีของการที่สามารถดึงอีเมลที่เขียนไม่ดีกลับมาก่อนที่จะ ถูกส่งออกไปจริง ๆ Owens กล่าวว่า “กฎเรื่อง 5 นาทีจะไม่ทำความเสียหายแก่ใคร” ใน Microsoft Outlook คุณสามารถหน่วงเวลาการส่งอีเมลตามเวลาที่กำหนดได้ด้วยการตั้งค่าใน “ตัวช่วยสร้างกฎ”
  • กำหนดเวลาสำหรับตอบอีเมลของคุณในแต่ละวัน ลง ในตารางการทำงานประจำวันของคุณ ระยะเวลาการตอบอีเมลนานเพียงใดจึงจะเรียกว่าตอบช้าเกินไป ไม่มีกำหนดในเรื่องนี้ เพียงแต่คุณต้องมีเหตุผลที่ดีให้ผู้ส่งเท่านั้น
  • เคล็ดลับการใช้อีเมลหากคุณไม่สามารถเขียนอีเมลที่ดีได้ ให้ไปฝึกอบรมในเรื่องดังกล่าว อีเมลควรมีบทบาทบางส่วนในการสื่อสารของคุณกับคู่ค้า และคนอื่นๆ จึงเป็นสิ่งที่เราไม่สามารถหลีกเลี่ยงได้ แต่คุณควรตระหนักว่า คนที่ไม่เห็นหน้าคุณอาจตัดสินคุณจากอีเมลที่คุณส่ง
  • ใช้การตรวจสอบคำสะกดและพจนานุกรม พยายามหลีกเลี่ยงประโยคที่พิมพ์ผิดหรือพิมพ์ตก เพราะจะทำให้คุณดูไม่ดี และหลีกเลี่ยงคำสแลงยอดนิยมด้วย

ที่มา : http://www.microsoft.com/thailand