เขียนจดหมายธุรกิจอย่างไรให้ได้ผล

          จดหมายธุรกิจ เป็นจดหมายที่ใช้ติดต่อระหว่างกันในวงการธุรกิจ โดยมีจุดประสงค์อย่างใดอย่างหนึ่งในการดำเนินธุรกิจ โดยถือเป็นการสื่อสารทางธุรกิจรูปแบบหนึ่งที่ยังคงมีความสำคัญต่อวงการธุรกิจ ทั้งในด้านการประหยัด ความสะดวกรวดเร็ว การให้รายละเอียดข้อมูล การใช้เป็นหลักฐาน และเป็นสื่อสัมพันธ์ที่ดีในการติดต่อธุรกิจ ซึ่งจดหมายธุรกิจในปัจจุบันนี้มีด้วยกันหลากหลายชนิด ขึ้นอยู่กับการนำไปใช้ให้เหมาะสมกับธุรกิจอื่น ๆ จดหมายธุรกิจ เป็นจดหมายที่ใช้ติดต่อธุรกิจทั้งด้านการเงิน การงาน การซื้อขายแลกเปลี่ยนต่าง ๆ โดยคำนึงถึงผลประโยชน์ทางธุรกิจเป็นหลัก

          ลักษณะของจดหมายธุรกิจที่ดี การเขียนจดหมายธุรกิจให้มีประสิทธิผลสูงสุดนั้น ผู้เขียนจดหมายควรคำนึงถึงลักษณะที่ดีของจะหมายธุรกิจ ดังนี้

          1. มีความชัดเจน หมายถึง มีความกระจ่างในเนื้อหาที่เขียน เมื่อผู้รับอ่านแล้วสามารถเข้าใจสารที่อยู่ในจดหมายได้ตรงตามความประสงค์ของผู้เขียน

          2. มีความสมบูรณ์ หมายถึง การเขียนข้อความที่ต้องการได้ครบทุกส่วนตามที่จำเป็น ไม่ชาดตกบกพร่องส่วนใดส่วนหนึ่งจนเกิดปัญหาในการสื่อสาร

          3. มีความกะทัดรัด หมายถึงการเลือกสรรถ้อยคำสั้น ๆ แต่ได้ใจความ แต่ต้องระมัดระวังไม่ให้จดหมายสั้นเกินไปจนขาดความสมบูรณ์หรือขาดไมตรีจิต

          4. มีความสุภาพ หมายถึง การหลีกเลี่ยงการใช้คำหยาบคาย หรือ ก้าวร้าว ให้ใช้คำและสำนวนภาษาที่เป็นแบบแผน แสดงออกถึงความสุภาพ ยกย่อง และนุ่มนวลต่อผู้อ่านเพื่อก่อให้เกิดความประทับใจในการติดต่อ

เขียนจดหมายธุรกิจ          5. มีความถูกต้อง หมายถึง การเลือกใช้ถ้อยคำ ข้อความที่เหมาะสม ถูกต้องตามความนิยม การเรียบเรียงถ้อยคำ การสะกดการันต์ การใช้เครื่องหมายวรรคตอน การใช้คำย่อ การใช้คำย่อ การใช้ตัวเลข ตลอดจนรูปแบบต่าง ๆ ของตัวจดหมายที่ถูกต้อง

          6. มีความสะอาดเป็นระเบียบเรียบร้อย หมายถึง การระมัดระวังไม่ให้มีรอยลบ รอยเปือน ขูดลบ ขีดฆ่า การเลือกใช้รูปแบบที่สวยงามย่อมก่อให้เกิดความประทับใจแก่ผู้รับสารได้

          7. มีความระลึกถึงผู้อ่าน หมายถึง การใช้ลีลาภาษาที่คำนึงถึงความรู้สึกของผู้รับ ควรเขียนให้ผู้รับอ่านแล้วเกิดความพึงพอใจ