อยากเป็นเลขา…มือขวาเจ้านาย

          ผู้บริหารที่ต้องมีภาระหน้าที่รับผิดชอบเยอะ ต้องใช้ความคิดส่วนใหญ่ในการตัดสินใจไม่ว่าจะเป็นเรื่องของการบริหารในองค์กร หรือการตัดสินใจเรื่องที่เกี่ยวข้องกับผลกำไรขาดทุนของบริษัท จึงต้องมีผู้ที่มาช่วย จัดการเรื่องรายละเอียดต่าง ๆให้เป็นระเบียบเรียบร้อยมากยิ่งขึ้น ผู้ที่จะสามารถเข้ามาช่วยจัดการระบบการทำงานของเหล่านักบริหารให้มีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้นก็คือ เลขานุการ

          โดยทั่วไปหน้าที่ของเลขานุการก็คือ การรับเรื่องต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้องกับผู้บริหารท่านนั้น พร้อมทั้งตรวจสอบเอกสารให้ถูกต้องก่อนนำส่งเข้าเสนอผู้บริหาร การสรุปและบันทึกการนัดหมาย รายงานการประชุม ทำหนังสือโต้ตอบต่าง ๆ ดูแลเก็บเอกสาร ตลอดจนช่วยเหลือนายจ้างตามงานอื่น ๆ ที่ได้รับมอบ

          เลขานุการที่ดีและมีประสิทธิภาพควรจะมีคุณสมบัติต่าง ๆ ดังนี้

  1. เลขานุการที่ดีต้องรอบรู้เกี่ยวกับระบบงานในองค์กรเป็นอย่างดี
  2. มีความละเอียดรอบคอบ ความคล่องตัว
  3. มีบุคลิกลักษณะดี อดทน มีความรับผิดชอบ สามารถเก็บความลับได้
    เป็นอย่างดี
  4. มีความสามารถในการฟังและจดจำรายละเอียดเรื่องราวต่างๆ ได้แม่นยำ
  5. สามารถใช้โปรแกรมคอมพิวเตอร์ MS Office ได้ดี
  6. ในบางองค์กรที่มีการติดต่อธุรกิจกับต่างประเทศ หากมีทักษะและความสามารถในการ พูด ฟัง อ่าน เขียน ภาษาต่างประเทศจะได้รับการพิจารณาเป็นพิเศษ

          งานเลขานุการจะเป็นตำแหน่งที่ใกล้ชิดกับผู้บริหารมากที่สุด เลขานุการที่ทำงานได้ถูกใจผู้บริหารก็มีโอกาสที่จะก้าวหน้าได้ไม่ยากนัก การแสวงหาโอกาสและความก้าวหน้าให้กับตัวเองก็เป็นสิ่งที่เลขานุการควรจะไขว่คว้าเอาไว้ เลขานุการควรปรับปรุงตัวเองให้เป็นคนที่มีความรู้รอบด้าน สนใจติดตามข่าวสารการเปลี่ยนแปลงและความก้าวหน้าของโลกธุรกิจอยู่สม่ำเสมอจะทำให้คุณไม่ได้เป็นเพียงแค่เลขานุการที่มีศักยภาพเท่านั้นยังเป็นบุคคลากรที่มีค่าขององค์กรอีกด้วย

ที่มา : www.bunditcenter.com