ก้าวข้ามอุปสรรคในการสื่อสารกับเพื่อนร่วมงาน
การทำงานในองค์กรย่อมต้องอาศัยการติดต่อสื่อสาร และประสานงานระหว่างบุคลากรหน้าที่ต่าง ๆ กัน คนทำงานที่ประสบความสำเร็จนั้น การสื่อสารเป็นเรื่องสำคัญมาก แต่บ่อยครั้งที่การสื่อสารก็กลายมาเป็นอุปสรรคในการทำงาน จากข้อผิดพลาดเล็ก ๆ น้อย ๆ ที่ลุกลามกลายเป็นปัญหาน้ำผึ้งหยดเดียว ทำอย่างไรให้ก้าวข้ามอุปสรรคในการสื่อสารเหล่านี้ได้ jobsDB มีข้อคิดน่าสนใจฝากไว้ให้คนทำงานได้นำไปปรับใช้ เพื่อให้สามารถสื่อสารกับเพื่อนร่วมงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ
เปิดตัว เปิดใจ ผูกมิตรกับเพื่อนร่วมงาน
เปิดเผยตัวเอง เพื่อเปิดใจ และนำไปสู่การเปิดทางให้เพื่อนร่วมงานรู้จักตัวตนเรามากขึ้น แสดงออกถึงบุคลิกที่เป็นมิตรเพื่อง่ายต่อการสื่อสารพูดคุยกัน นอกจากการพูดคุย ศิลปะในการผูกมิตรอีกอย่างหนึ่งก็คือ การช่วยเหลือผู้อื่น ที่ไม่ใช่แค่การบอกหรือการแนะนำ แต่อาจเป็นการช่วยเหลือหรือแบ่งปันเรื่องเล็ก ๆ น้อย ๆ ในชีวิตประจำวัน เพียงเท่านี้ก็สร้างความรู้สึกดี ๆ ให้แก่กันได้ไม่น้อย
ใส่ใจ ให้ความสำคัญ เป็นผู้ฟังที่ดี
การเป็นผู้ฟังที่ดีนั้น ถือเป็นการแสดงความสนใจ เอาใจใส่ ให้ความสำคัญกับคู่สนทนา ทำให้จับใจความการสนทนาได้ครบถ้วนสมบูรณ์ เข้าใจเรื่องงานได้ถูกต้อง ทำงานได้ตรงตามวัตถุประสงค์ ทุกคนมีความเข้าใจในงานตรงกัน การแสดงความสนใจและให้ความสำคัญกับผู้ที่ติดต่อสื่อสารด้วยนั้น ทำได้ทั้งโดยสีหน้า ท่าทาง น้ำเสียง และคำพูดที่แสดงการยอมรับ กระตือรือร้นต่อการสนทนา มองสบตาโดยเปิดเผยจริงใจ เต็มใจต่อการพูดคุย ให้เวลาเพียงพอต่อการสื่อสาร พยายามทำความเข้าใจกับสิ่งที่อีกฝ่ายต้องการให้รับทราบ ย่อมสามารถผูกมิตรและช่วยสร้างความไว้วางใจจากเพื่อนร่วมงานได้เป็นอย่างดี
ใช้คำว่า “เรา”
เมื่อต้องการให้เกิดความรู้สึกอันหนึ่งอันเดียวกัน ควรใช้คำว่า “เรา” ในการพูดคุยทุกครั้ง ทำให้เกิดความรู้สึกเป็นพวกพ้องเดียวกัน ลดความรู้สึกแบ่งแยก และใช้ในการพูดชักจูงใจได้เป็นอย่างดี หรือถ้าใช้ในสถานการณ์ที่เป็นการตำหนิ ผู้ถูกตำหนิก็จะไม่เสียหน้ามากนัก ลดความรู้สึกทางลบอันนำไปสู่อุปสรรคในการสื่อสารที่เราควรหลีกเลี่ยง
เอาใจเขามาใส่ใจเรา
ใช้วิธีการที่นักจิตวิทยานิยมใช้ คือการสะท้อนความรู้สึกหรือสะท้อนเนื้อหาคำพูดของคู่สนทนา แสดงความเข้าใจอีกฝ่ายหนึ่งโดยไม่ต้องพูดคำว่า “ฉันเข้าใจคุณ” ที่เป็นคำผิวเผิน ไม่มีความหมายจริงจัง ทั้งยังแสดงความไม่เข้าใจอีกฝ่ายมากยิ่งขึ้นไปอีก เพราะการสะท้อนความรู้สึกหรือสะท้อนเนื้อหาคำพูดของคู่สนทนา เป็นการเข้าถึงความรู้สึกหรือเนื้อหาในสิ่งที่เขากำลังสื่อสารให้เรารับทราบ ซึ่งเมื่อเรารับทราบและเข้าใจสารนั้นแล้ว ก็สื่อความเข้าใจดังกล่าวไปสู่เจ้าตัว รับรองว่าได้ใจคู่สนทนาอย่างแน่นอน
ไม่พาดพิงถึงบุคคลที่ 3
ในการสนทนากันเรื่องงาน หรือสนทนาแบบกันเองทั่วไป ควรพยายามหลีกเลี่ยงการพูดพาดพิงถึง “บุคคล” จะช่วยให้แต่ละฝ่ายสนใจสาระสำคัญของการสื่อสาร แทนที่จะเป็นการเพ่งเล็งที่ตัวคน ช่วยป้องกันการวิพากษ์วิจารณ์และการนินทา ซึ่งมักจะเป็นปัญหาทำนองน้ำผึ้งหยดเดียวที่อาจนำไปสู่ความขัดแย้งภายในองค์กรได้
ใช้คำถามนำแทนการสั่งสอน
คนส่วนใหญ่ไม่ชอบให้ใครมาอบรมสั่งสอน โดยเฉพาะหากเขาเหล่านั้นไม่ได้ร้อยขอ ดั้งนั้นเมื่อจำเป็นต้องให้คำแนะนำกับเพื่อนร่วมงานเพื่อเป็นแนวทางปฏิบัติในการทำงาน ควรเปิดหัวเรื่องการสนทนาด้วยการใช้คำถามนำ เพื่อกระตุ้นให้อีกฝ่ายหนึ่งได้คิดทบทวนหาเหตุผลได้ เปิดโอกาสให้คู่สนทนาได้คิดหาทางออกของปัญหาหรือหาวิธีทำงานได้หลากหลายแนวทางมากขึ้น จากนั้นเราค่อยเสริมข้อมูลที่ต้องการสื่อสารไปกับการสนทนา เพื่อนร่วมงานก็จะไม่เกิดความรู้สึกขัดแย้ง หรือคับข้องใจจากการถูกอบรมสั่งสอนโดยตรง
แนะนำในสิ่งที่เขาต้องการ
การพูดแนะนำในเวลาที่ไม่ใช่ย่อมไม่ก่อให้เกิดผลดีกับใครอย่างแน่นอน อะไรที่เขาไม่ต้องการหรือพูดในโอกาสที่ไม่เหมาะสม เช่น พูดให้แนะนำต่อหน้าคนหมู่มาก แนะนำด้วยเสียงดัง หรือพูดแนะนำผ่านทางผู้อื่นมาอีกทอดหนึ่ง แม้เรื่องที่เราแนะนำอาจเป็นเรื่องดี แต่ก็อาจทำให้ผู้ถูกแนะนำไม่พอใจได้ ดังนั้น ถ้าต้องการช่วยเหลือเพื่อนร่วมงาน ก็ควรดูด้วยว่า เขาต้องการหรือไม่ ถ้าเขายังไม่ต้องการ ควรทำเพียงแค่ช่วยให้กำลังใจก็จะเป็นทางออกที่ดีที่สุดกับทุกฝ่าย
การสื่อสารกับเพื่อนร่วมงานจะไม่ใช่เรื่องน่าปวดหัวอีกต่อไป หากการสื่อสารนั้นตั้งอยู่บนความเข้าใจและความจริงใจต่อกัน Keyword สำคัญอยู่ที่การเอาใจเขามาใส่ใจเรา เปลี่ยนคำพูดแค่นิดเดียว ย่อมให้ผลลัพธ์ที่แตกต่างกันได้ คนทำงานทุกคนควรฝึกตัวเองให้สื่อสารอย่างมีประสิทธิภาพ สื่อสารอย่างสร้างสรรค์ และลดความขัดแย้ง เพื่อให้การทำงานในองค์กรดำเนินไปอย่างราบรื่น มีความเป็นมืออาชีพ สามารถผลักดันทั้งตัวเอง เพื่อนร่วมงาน ทีมงาน และองค์กรให้เดินหน้าไปสู่เป้าหมายของความสำเร็จได้อย่างแน่นอน
เรื่องอื่น ๆ ที่น่าสนใจ