ส่วนประกอบของตัวจดหมายธุรกิจที่ดี

          จดหมายธุรกิจ คือ จดหมายที่เขียนติดต่อกันเพื่อจุดประสงค์อย่างใดอย่างหนึ่งในการประกอบธุรกิจ เช่น  เสนอขายสินค้าและบริการ  สั่งซื้อสินค้า  ติดตามหนี้  ร้องเรียนเกี่ยวกับข้อผิดพลาดของสินค้า เป็นต้น  ซึ่งมีรูปแบบการใช้ภาษาในระดับเป็นทางการหรือค่อนข้างเป็นทางการ ไม่ใช้ภาษาปาก หรือภาษาพูด

          การเขียนจดหมายธุรกิจควรมีองค์ประกอบ ดังนี้

          1. กระดาษและซองจดหมาย ใช้กระดาษขนาด 8.5 นิ้ว คูณ 11 นิ้ว และใช้หน้าเดียว หากไม่พอให้ต่อแผ่นที่สองโดยมีข้อความที่ค้างมาจากหน้าแรกอย่างน้อย 2 บรรทัด 1 ย่อหน้า

          2. ที่อยู่ผู้ส่ง อยู่ส่วนบนของจดหมายนิยมใช้ กระดาษที่มีหัวจดหมายสําเร็จรูป ซึ่งแต่ละ หน่วยงานสามารถกําหนดแบบ สีสันและขนาดได้ตามต้องการโดยทั่วไปนิยมใส่ชื่อที่อยู่ของบริษัทและใส่ตรา บริษัท หมายเลขโทรสาร ไว้ด้วย หากกระดาษที่ใช้ไม่มีหัวจดหมายสําเร็จรูป ให้พิมพ์ชื่อบริษัทห้างร้านไว้บรรทัดแรกห่างจากขอบกระดาษด้านบนประมาณ 1.5 นิ้ว รายละเอียดของที่อยู่ประมาณ 2 – 3 บรรทัด ในกรณีที่ใช้กระดาษมากกว่าหนึ่งแผ่น กระดาษแผ่นต่อไปให้ใช้กระดาษธรรมดาไม่ต้องมีที่อยู่ผู้ส่ง

          3. เลขที่จดหมาย ส่วนนี้เป็นส่วนประกอบที่ไม่ บังคับ อาจมีหรือไม่มีก็ได้ แต่หลายหน่วยงานนิยมเขียนเลขที่จดหมายและปี พุทธศักราชที่จัดทําจดหมายเพื่อประโยชน์ในการจัดเก็บและอ้างอิง โดยเรียงลําดับตั้งแต่เลข 1 ไปจนสิ้นปีปฏิทิน แต่บางหน่วยงานอาจมีวิธีการกําหนดเลขที่จดหมายขึ้นใช้ แตกต่างกันไป

          4. วัน เดือน ปี นิยมใช้เลขอารบิค ลงเฉพาะตัวเลขของวันที่ ชื่อเต็มของเดือน และตัวเลขปีพุทธศักราชที่ออกจดหมาย เพื่อเป็นข้อมูลในการอ้างอิงหรือการติดต่อโต้ตอบจดหมาย

          5. ที่อยู่ผู้รับ หมายถึง การระบุชื่อ ตําแหน่งและที่อยู่ของผู้รับเพื่อประโยชน์สําหรับการเก็บ จดหมายไว้เป็นหลักฐาน แต่มีจดหมายธุรกิจจํานวนมากไม่นิยมใส่ส่วนนี้ไว้เนื่องจากไม่เห็นความจําเป็น

          6. คําขึ้นต้น เป็นการทักทายแสดงการเริ่มต้น จดหมาย นิยมใช้คําว่า “ เรียน ” และตามด้วยตําแหน่งหรือชื่อที่ถูกต้องของผู้ที่จดหมายนั้นมีถึง การเขียนคําขึ้นต้นในจดหมายธุรกิจสามารถวางไว้ก่อนหรือหลัง “ เรื่อง ” ตามรูปแบบของจดหมายที่เลือกใช้

          7. เรื่อง ได้แก่ สาระสําคัญสั้น ๆ ที่ครอบคลุมใจความทั้งหมดของเรื่องที่ติดต่อ บางหน่วยงานไม่มีการกําหนดชื่อเรื่อง หากมีจะกําหนดตําแหน่งไว้ก่อนขึ้นส่วนข้อความ แต่มีจดหมายธุรกิจจํานวนมาก นิยมวางเรื่องไว้ชิดเส้นกั้นหน้าก่อนคําขึ้นต้นเช่นเดียวกับหนังสือราชการ

          8. อ้างอิง อาจมีหรือไม่ก็ได้ ส่วนใหญ่เป็นการเท้าความการติดต่อกันที่มีมาก่อน ในจดหมายธุรกิจนิยมนําอ้างอิงใส่ไว้ในเนื้อความตอนต้น แต่บางฉบับอาจใส่ไว้ชิดเส้นกั้นหน้าต่อจากคําขึ้นต้น

          9. เนื้อความ หมายถึง ส่วนที่เสนอเนื้อหาหรือสาระสําคัญของจดหมายที่เขียน ปกติแล้วจะแบ่งเนื้อหาออกเป็นตอน ๆ เพื่อให้ชัดเจนเข้าใจง่าย เริ่มจากอารัมภบท สาระสําคัญ และข้อความลงเอยตอนท้าย ข้อความส่วนที่เป็นการอ้างอิงความเดิมมักอยู่ในเนื้อความด้วย

          10. คําลงท้าย นิยมใช้คําว่า ขอแสดงความนับถือ

ส่วนประกอบจดหมายธุรกิจ          11. ลายมือชื่อ เป็นการลงลายมือชื่อของเจ้าของจดหมาย

          12. ชื่อเต็มและตําแหน่ง เป็นการพิมพ์ชื่อเต็มของเจ้าของลายมือชื่อ ซึ่งนิยมใช้ทั้งมีและไม่มีคําประกอบชื่อ จากนั้นจะระบุตําแหน่งในบรรทัดต่อไป

          13. สิ่งที่ส่งมาด้วย หมายถึง ส่วนที่ระบุชื่อสิ่งของหรือเอกสารที่ส่งไปพร้อมกับจดหมายฉบับนี้ หากมีมากกว่า 1 รายการ นิยมใส่เลขเรียงลําดับ โดยทั่วไปอยู่ส่วนท้ายของจดหมาย แต่งบางหน่วยงานยึดรูปแบบของหนังสือราชการ สิ่งที่ส่งมาด้วยจะอยู่ก่อนถึงเนื้อความ