“สมุดเสนอเซ็น” เพิ่มประสิทธิภาพงานเลขาฯ

          ใครที่เป็นเลขานุการคง จะคุ้นเคยกับสมุดเสนอเซ็นที่เป็นกระดาษแข็งมีรู 3 รู อยู่ในตำแหน่งเดียวกันในทุก ๆ หน้าเป็นอย่างดีใช่ไหมคะ สมุดชนิดนี้เวลาที่มีเอกสารที่ต้องเสนอให้ผู้บริหารพิจารณาลงนามก็จะต้องนำเอกสารใส่ไว้ในสมุดเสนอเซ็น โดยอุปกรณ์ที่ต้องใช้คู่กัน คือ ลวดเสียบกระดาษ หรือ ตัวหนีบกระดาษ

          วิธีการใช้สมุดเสนอเซ็นที่ถูกต้องมีความสำคัญมากทั้งเลขานุการและผู้บริหารควรจะให้ถูกวิธี เพื่อป้องกันไม่ให้เกิดข้อผิดพลาด ซึ่งก็คือ ลืมเซ็นเอกสารสำคัญ หรือเซ็นไม่ถูกตำแหน่ง เป็นต้น การทำความเข้าใจและจัดระบบระเบียบเอกสาร พร้อมทั้งการอำนวยความสะดวกให้แก่ผู้บริหาร จะช่วยประหยัดเวลาการพิจารณาเอกสารให้รวดเร็วและมีประสิทธิภาพสมกับเป็นเลขานุการมืออาชีพ

  • สมุดเสนอเซ็นใช้สำหรับเสนอเอกสาร โดยใช้กระดาษแข็งหนึ่งแผ่นกระดาษต่อหนึ่งเรื่องที่นำเสนอ
  • ใช้คลิป หรือ ลวดเสียบกระดาษ สำหรับยึดเอกสารที่มีเพียงไม่กี่แผ่นให้ติดอยู่กับสมุด แต่ถ้าเอกสารที่ต้องการเสนอเซ็นค่อนข้างหนา นิยมนำตัวหนีบกระดาษมาใช้แทน
  • เอกสารที่สำคัญหรือเรื่องที่ต้องพิจารณาอนุมัติเร่งด่วนให้จัดเรียงไว้ในลำดับต้น ๆ
  • หากเอกสารมีลำดับความสำคัญเท่าเทียมกันให้เรียงลำดับตามการลงทะเบียนรับหรือการลงทะเบียนส่ง
  • ควรมีการแบ่งแยกสมุดเซ็น ของแต่ละฝ่ายไม่ให้ปะปนกัน หรือจัดลำดับเอกสารให้เป็นหมวดหมู่ ให้เอกสารที่เกี่ยวข้องกันอยู่ต่อเนื่องกัน ไม่กระโดดข้ามแผนก
  • หากเอกสารประกอบการ พิจารณาส่งมาเป็นเล่มที่มีความหนามาก ๆ ไม่สะดวกที่จะใส่ไว้ในสมุด ให้ทำเป็นเอกสารบันทึกเสนอ แล้วแยกเอกสารประกอบใส่ซองเอกสารไว้ต่างหาก
  • ในหน้าที่จะให้ผู้บริหาร ลงนาม เพื่อความสะดวก ควรติด Post-It ด้วยข้อความ “โปรดลงนาม” พร้อมกับทำลูกศรชี้ตำแหน่งที่จะต้องเซ็นไว้ให้ผู้บริหารเห็นได้อย่างชัดเจน ด้วย ซึ่งจะช่วยให้พิจารณาหนังสือได้ครบทุกตำแหน่ง และเซ็นในตำแหน่งที่ถูกต้อง
  • เมื่อผู้บริหารลงนามเรียบร้อยแล้วจะคว่ำเอกสาร เพื่อแสดงว่า เอกสารฉบับนี้ได้รับการพิจารณาเรียบร้อยแล้ว
  • วิธีใช้สมุดเสนอเซ็นมื่อคว่ำเอกสารผู้บริหารจะเห็นว่ามีเอกสารฉบับต่อไปที่ต้องพิจารณา นี่แหละประโยชน์ของรูบนกระดาษแข็งทั้ง 3 รู

          เมื่อผู้บริหาร ส่งเอกสารกลับมา เลขานุการควรรีบดำเนินการตรวจสอบว่าเอกสารได้รับการลงนามครบถ้วนแล้วหรือยัง ไม่ควรปล่อยวางทิ้งไว้ให้เนิ่นนาน เนื่องจากหากพบว่ามีจุดใดตกหล่นในภายหลัง แต่ผู้บริหารไม่เข้าบริษัทแล้ว อาจทำให้ส่งเอกสารไม่ตรงตามกำหนดเวลาและอาจก่อให้เกิดความเสียหายได้อย่าง ไม่น่าให้อภัย