วิธีสอนพนักงานใหม่ให้เรียนรู้เร็วและเป็นงาน

          ทำอย่างไรจึงจะทำให้พนักงานเรียนรู้ได้ไว และทำงานเป็นเร็วที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ หากเรามีพนักงานที่พร้อมใช้เหมือนบะหมี่สำเร็จรูปก็คงจะดี แต่ในความเป็นจริงแล้ว เรื่องเช่นนั้นมักไม่เกิดขึ้นจริง กว่าจะฝึกสอนพนักงานสักคนให้เรียนรู้ และเข้าใจงานได้อย่างเป็นระบบ ก็ใช้เวลาไม่ต่ำกว่า 3 เดือน และยิ่งหากเราจะคาดหวังให้เขาทำงานเป็นมืออาชีพด้วยแล้วละก็ คงต้องใช้เวลานานกว่านั้น

          แน่นอนว่า บริษัทไม่สามารถรอคอยได้นานขนาดนั้น บางครั้งเราจึงต้องฝึกสอนกันไป ทำงานกันไป เรียกว่าถ้าผิดก็แก้กันตรงนั้น พนักงานเองก็จะได้เรียนรู้จากสถานการณ์จริง เรียนรู้ไปพร้อม ๆ กัน ทั้งคนสอนและคนเรียน วิธีการนี้อาจจะไม่ใช่วิธีการสอนงานที่ถูกต้องที่สุด แต่เราไม่มีทางเลือกอื่น หากจะสอนพนักงานให้เรียนรู้ได้ไว้ หลาย ๆ คนเลือกที่จะให้พนักงานได้ลองผิดลองถูกไปเอง แล้วสะสมประสบการณ์เอาจากความผิดพลาดในการทำงานนั้น หากทำถูกแสดงว่าสิ่งนั้นสามารถทำได้ หากเกิดความผิดพลาด ควรจำไว้เป็นบทเรียนแล้วนำไปแก้ไขต่อไป

          ต้องยอมรับว่าตัวผู้สอนเองก็ไม่ได้มีแบบแผน หรือบทเรียนสำหรับการสอนเท่าใดนัก แต่ไม่ว่าอย่างไรก็ตาม จุดประสงค์สำคัญของการสอนยังคงอยู่ที่ประสิทธิภาพของพนักงาน จึงนำมาสู่คำถามที่ว่าต้องทำอย่างไร จึงจะทำให้พนักงานใหม่ หรือแม้แต่พนักงานคนเก่าเองก็ตาม สามารถเรียนรู้งานได้ไว และทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพจริง ๆ

เตรียมแผนการสอนงาน

          ผู้สอนต้องมีแผนการสอนที่สามารถถ่ายทอดออกมาในรูปแบบต่าง ๆ ได้ ไม่ว่าจะเป็น เอกสาร หรือข้อมูลต่าง ๆ ที่จำเป็นในการสอนพนักงานใหม่ ดูแล้วไม่ต่างจากการสอนหนังสือ ที่อาจารย์ต้องเตรียมข้อมูลต่าง ๆ มาให้นักเรียน การเตรียมแผนการสอน ไม่เพียงแต่จะทำให้เกิดแผนการสอนงานที่ดีเท่านั้น แต่ยังทำให้ตัวผู้สอนเองได้ทบทวนความรู้ ตลอดจนวิธีการทำงานที่เคยทำมา ผู้สอนเองจะรู้ว่าวิธีการใดยังสามารถใช้งานได้ และวิธีการทำงานแบบใดที่ไม่สมควรนำมาใช้อีก การเตรียมแผนการสอนงาน จึงไม่เพียงแต่จะเป็นการถ่ายทอดความรู้ให้กับพนักงานใหม่ แต่ผู้สอนเองก็จะได้ความรู้ด้วย

ต้องมีเวลาสอนอย่างเต็มที่

          ผู้สอนต้องมีเวลาในการสอนงานอย่างเต็มที่ อย่าอ้างว่างานยุ่งมากจนไม่มีเวลามาสอนให้ได้ หากเป็นเช่นนั้น การที่เราจะได้พนักงานใหม่ที่ทำงานเป็นเร็วก็ต้องยืดเวลาออกไปอีก เมื่อเราคิดว่าเราไม่มีเวลาสอน เราก็จะไม่ได้สอนทุกครั้งไป หากคาดหวังที่จะให้พนักงานทำงานเป็นเร็ว เราจะต้องเสียสละเวลาส่วนหนึ่งมาสอนให้ แน่นอนว่าพนักงานจะตั้งหน้าตั้งตารอการสอนจากเราอย่างแน่นอน หากเป็นนักศึกษาจบใหม่ เรียกได้ว่าเป็นพวกที่ไฟในการทำงานยังมีอยู่สูงมาก ตัวเขาเองก็อยากจะเรียนรู้งานให้เร็วที่สุด และทำงานให้ได้มากที่สุด การตอบปฏิเสธด้วยคำว่าไม่มีเวลาสอน อาจจะทำลายความคาดหวังของเขาได้


อย่าคิดว่าทำเองแล้วจะเร็วกว่า

          “ทำเองเร็วกว่าตั้งเยอะ” หากผู้สอนยังคงมีความคิดเช่นนี้อยู่ การที่พนักงานจะได้รับความรู้ และทำงานเองได้เร็วก็คงจะเป็นเรื่องยาก เพราะเมื่อไรก็ตามที่เรารู้สึกว่าหากให้คน ๆ นี้ทำ แล้วเราทำเองน่าจะเร็วกว่า พนักงานคนนั้นก็จะไม่ได้ทำงานเองจริง ๆ เสียที ไม่ได้ทดลองแก้ปัญหา หรือเก็บเกี่ยวประสบการณ์ด้วยตัวเองจริง ๆ หากเราทำงานเองแล้วดีกว่า จะจ้างพนักงานคนนั้นมาทำงานทำไม เราจ้างคนมาเพิ่ม เพื่อช่วยแบ่งเบาภาระงานของเรา และช่วยให้การทำงานในบริษัทเดินหน้าได้เร็วขึ้นต่างหาก

ใจเย็นและให้โอกาส

การสอนงานพนักงาน          ไม่ใช่เรื่องแปลกที่พนักงานใหม่มักจะสร้างความผิดพลาด เมื่อต้องทำงานเองเป็นครั้งแรก เมื่อมีโอกาสได้สอนงานให้กับพนักงานใหม่ สิ่งหนึ่งที่ผู้สอนต้องเตรียมมาให้พร้อม และมีให้มากที่สุด คือ ความใจเย็น บางครั้งเราอาจจะรู้สึกหงุดหงิด เมื่อเขาไม่สามารถทำตาม หรือเข้าใจในส่ิงที่เราพูดได้ บางครั้งอาจจะทำได้ช้ากว่าที่คาดหวังไว้ ผู้สอนต้องให้โอกาส เราต้องเข้าใจว่าไม่มีใครทำอะไรได้เหมือนอย่างที่ใจเราคิด ลดความคาดหวังให้น้อยลงสักนิด แล้วให้โอกาสเขาได้ทำงานให้มากขึ้น ปัญหาก็จะน้อยลง

          การสอนพนักงานใหม่ให้เรียนรู้เร็ว และทำงานได้อย่างที่เราคาดหวัง อาจจะจะต้องอาศัยเวลา และแผนการสอนที่มีประสิทธิภาพ การสอนที่ดีไม่มีรูปแบบตายตัว ขึ้นอยู่กับประสบการณ์ ความรู้ความสามารถของตัวผู้สอนว่ามีมากน้อยขนาดไหน การชี้แจงให้ชัดเจนเมื่อสอนงาน ก็จะเป็นประโยชน์กับพนักงานเองด้วย เพราะจะเป็นการลดปัญหาการเข้าใจผิด และทำงานผิดพลาดไปได้ส่วนหนึ่ง

เรื่องอื่น ๆ ที่น่าสนใจ

เทคนิคทำงานไว…ไม่ผิดพลาดง่าย

6 ข้อผิดพลาดในการปฏิบัติต่อพนักงานใหม่