เปลี่ยนตัวคุณให้กลายเป็นสุดยอดวิทยากรมืออาชีพ

          ในความเป็นจริงแล้ว ตลอดเวลาที่เราทำงานอยู่นั้น เราได้เป็นวิทยากรอยู่อย่างต่อเนื่องโดยไม่รู้ตัว ไม่ว่าจะเป็นการบรรยายในที่ประชุม การออกความคิดเห็นให้กับผู้ร่วมงาน หรือการสอนการทำงานให้พนักงานใหม่ สิ่งเหล่านี้ถือได้ว่ามีจุดประสงค์เดียวกับการเป็นวิทยากร คือ ให้ความรู้ผู้อื่น

          ศิลปะในการบริหารจัดการอาจเป็นเรื่องหนึ่งที่ผู้บริหาร ต้องฝึกฝน แต่การนำเสนอที่ถ่ายทอดความคิดของผู้บริหารให้กับผู้อื่นได้รับทราบและเข้าใจตรงกันต่างหากที่จะเป็นจุดชี้เป็นชี้ตายในการทำงาน ดังนั้นสิ่งแรกที่ต้องเข้าใจก่อนการเตรียมเนื้อหาหรือพรีเซ็นเทชั่น คือ จุดประสงค์หลักที่จะสื่อสาร ให้กับผู้ฟังนั้นคืออะไร ต้องรู้ให้ได้ว่าใครคือกลุ่มผู้ฟังที่คุณกำลังจะนำเสนอ

          การวางแผน

  • ในการวางแผนนั้น ให้วางจุดประสงค์เพียงข้อเดียวที่สำคัญที่สุด เพราะการมีเพียงประเด็นเดียวในแต่ละครั้งที่นำเสนอ จะช่วยให้ผู้ฟังสร้างความเข้าใจได้ง่ายและรวดเร็วกว่า รวมถึงไม่สับสนว่าคุณต้องการนำเสนออะไรกันแน่
  • คุณจะต้องกำหนดกลุ่มผู้ฟังว่า เป็นใคร มีพื้นฐานความรู้มากน้อยเพียงใด และมีจำนวนเท่าไร เพื่อที่จะได้เตรียมข้อมูล หรือยกตัวอย่างให้เหมาะกับประสบการณ์ของผู้ฟัง เพื่อให้ผู้ฟังเข้าใจในเรื่องที่พูดได้ดี
  • การร่างหัวข้อที่จะใช้นำเสนอและแจกแจงรายละเอียดเป็นหัวข้อให้ชัดเจน เนื่องจากการพูดโดยมีโครงสร้างลำดับความคิดที่ดีจะช่วยให้ผู้ฟังติดตามเนื้อหาที่นำเสนอได้ง่าย และเข้าใจรวดเร็วกว่า ที่สำคัญแต่ละหัวข้อควรมุ่งประเด็นไปที่การตอบปัญหาหรือสร้างคำถามให้เกิดชึ้นในใจผู้ฟัง จากนั้นจึงจบท้ายการนำเสนอด้วยคำตอบของปัญหาเหล่านั้น

          การนำเสนอ สิ่งที่ควรคำนึงถึงในการนำเสนอมี 5 เรื่องได้แก่

  • ผู้ฟัง ควรมั่นใจว่าผู้ฟังพร้อมรับข้อมูลแล้ว ก่อนที่คุณจะเริ่มบรรยายควรให้ผู้ฟังเตรียมความพร้อมอย่างน้อยครึ่งนาที
  • เจตนาที่นำเสนอ ควรเริ่มต้นด้วยการให้ผู้ฟังคิดเกี่ยวกับหัวข้อที่คุณจะนำเสนอ ให้พวกเขาแสดงความคิดเห็นและประสบการณ์ที่มี พร้อมกับการจูงใจพวกเขาถึงเรื่องที่คุณนำเสนอ เพื่อให้พวกเขารู้สึกว่าอยากมีส่วนร่วมในประสบการณ์ใหม่ที่จะได้รับฟัง
  • ลำดับที่นำเสนอ ควรบอกกล่าวถึงลำดับเนื้อหาต่างๆ เพื่อให้ผู้ฟังเข้าใจว่า เขาจะได้รับรู้อะไรบ้าง และยาวนานเท่าไร
  • สร้างความกลมกลืน ควรสร้างความกลมกลืนกับผู้ฟังเสมือนหนึ่งเป็นเพื่อนเป็นพี่ เป็นที่ปรึกษา เป็นผู้เชี่ยวชาญเฉพาะด้านเลยทีเดียว ทั้งนี้ต้องขึ้นอยู่กับประเภทของผู้ฟังเป็นสำคัญ
  • พิธีกร ควรทำความเข้าใจกับพิธีกรให้ดีในเนื้อหาที่คุณจะนำเสนอ รวมทั้งข้อมูลส่วนตัวของคุณ เพื่อให้พิธีกรกล่าวนำคุณขึ้นพูด สร้างความพร้อมให้ผู้ฟังก่อนคุณจะเริ่มบรรยาย และกล่าวสรุปสาระสำคัญทั้งหมดได้อย่างงดงาม

          เทคนิคเพิ่มความน่าสนใจ ตลอดช่วงเวลาบรรยาย ผู้บรรยายต้องใส่ใจกับการแสดงออกของผู้ฟัง เพื่อจับทิศทางและบรรยากาศ และเตรียมพร้อมแก้ไข สถานการณ์อยู่เสมอ เพื่อสร้างให้ผู้ฟังเกิดความตื่นเต้นและใส่ใจที่จะฟังอยู่ตลอดเวลา ด้วยการใช้ภาษากาย ซึ่งได้แก่ การใช้เสียง การใช้สายตา และการแสดงท่าทาง

  • วิทยากรมืออาชีพการใช้เสียง เสียงที่ผู้บรรยายเปล่งออกไปจะต้องมีพลัง ก้องกังวาล ฟังดูมีอำนาจ ซึ่งไม่ใช่การตะโกน มีการปรับน้ำเสียงดังและต่อยตามเนื้อหาที่ควรเน้น
  • การใช้สายตา ตลอดเวลาที่บรรยาย จงสบตาผู้ฟังทุกคน โดยเฉพาะในช่วงที่เนื้อหาเกี่ยวข้องกับผู้ฟังท่านใด ก็ให้แสดงความใส่ใจผ่านดวงตาไปยังผู้ฟังท่านนั้น ให้เห็นว่าการบรรยายตรงจุดนี้เพื่อเขาโดยเฉพาะ แต่หากบรรยายในกลุ่มใหญ่ไม่อาจสบตาใครได้ คุณสามารถพบกับผู้ฟังหลังจากการบรรยายและทำแบบเดียวกันนี้ได้เช่นกัน
  • การแสดงท่าทาง ในระหว่างการบรรยาย หากคุณยิ้ม หัวเราะ ผู้ฟังของคุณจะสดใสและตื่นตาตื่นใจตามท่าทางของคุณเอง ดังนั้นการเคลื่อนไหวทุกอย่างหน้าห้องประชุม จะเป็นส่วนหนึ่งของการนำเสนอทั้งสิ้น ดังนั้นคุณจงฝึกฝนการยืนนำเสนอ การนั่งนำเสนอให้บ่อยเท่าที่จำเป็น เพื่อแสดงออกท่าทางได้อย่างเหมาะสมทุกครั้ง

          เหล่านี้คือหัวใจของการสื่อสารเพื่อให้การนำเสนอของคุณเป็นที่ชื่นชอบ และสนใจที่จะรับฟังทุกการนำเสนอของคุณ

ที่มา : นิตยสาร ComputerWorld