คู่มือการจดรายงานการประชุมอย่างง่ายสำหรับพนักงานมือใหม่

วิธีเขียนรายงานการประชุม

          รายงานการประชุม (Minutes) คือการจดบันทึกเหตุการณ์ที่เกิดขึ้นในการประชุมอย่างเป็นทางการ โดยมากแล้วมักประกอบด้วยวาระการประชุม ประเด็นปัญหาที่ประชุมกัน การตอบสนองของผู้ร่วมประชุมหรือมติของที่ประชุม รวมไปถึงรายชื่อผู้เข้าร่วมประชุม ซึ่งรายงานการประชุมที่นิยมทำกัน ไม่ได้เป็นการจดบันทึกการประชุมแบบคำต่อคำ

          โดยทั่วไปเลขานุการจะมีหน้าที่ในการจดบันทึกรายงานการประชุม และนำรายงานนั้นมาแจกจ่ายให้กับผู้เข้าร่วมการประชุมไม่นานหลังจากการประชุมเสร็จสิ้น แต่หากคุณเป็นสมาชิกในทีมหรือเป็นผู้เข้าร่วมการประชุมและได้รับมอบหมายให้จดรายงานการประชุมแล้วล่ะก็ คุณควรเรียนรู้ทักษะในการจดรายงานการประชุมไว้บ้าง เพื่อประโยชน์สำหรับการทำงานในอนาคต   

          กุญแจสำคัญที่จะช่วยให้คุณจดรายงานการประชุมได้อย่างมีประสิทธิภาพคือ การเตรียมตัวก่อนเข้าประชุมให้พร้อม คุณต้องรู้เทคนิคในการจดประชุมอย่างมืออาชีพ ซึ่ง jobsDB ได้นำคู่มือการจดรายงานการประชุมอย่างง่ายสำหรับมือใหม่มาฝากค่ะ

 ก่อนการประชุม

          1. ศึกษารายงานการประชุมในครั้งที่ผ่านมา (ถ้ามี) และใช้รูปแบบของรายงานนั้นมาเป็นตัวอย่าง แต่ถ้าไม่มีตัวอย่างรายงานการประชุมในครั้งก่อน ๆ คุณอาจขอสำเนารายงานการประชุมจากแผนกอื่น ๆ มาใช้เป็นตัวอย่างก็ได้ คุณควรมีหัวข้อของการประชุมของครั้งที่จะถึงนี้อยู่ในมือเรียบร้อยแล้ว ใช้รูปแบบของสำเนารายงานการประชุมที่คุณได้รับ ใส่หัวข้อของการประชุมที่กำลังจะเกิดขึ้น และเว้นช่องว่างสำหรับการจดบันทึกการประชุมในครั้งนี้

          2. เตรียมรายชื่อสมาชิกที่เข้าร่วมประชุมให้เรียบร้อยก่อนที่จะมีการประชุม เพื่อให้สมาชิกลงชื่อยืนยันการเข้าร่วมประชุม และยังช่วยให้คุณทราบชื่อสมาชิกที่เข้าร่วมประชุมแต่ละคนอีกด้วย เพื่อป้องกันสถานการณ์ความไม่สะดวกใจที่จะถามชื่อ ในกรณีที่คุณไม่รู้ชื่อหรือลืมชื่อผู้เข้าประชุมคนนั้น ๆ

          3. ตัดสินใจว่าคุณอยากจะบันทึกรายงานการประชุมในครั้งนี้ด้วยวิธีใด หากคุณต้องการรายงานการประชุมอย่างละเอียดได้เนื้อหาครบถ้วน คุณสามารถอัดเสียงการประชุมในครั้งนั้นได้ แต่ต้องแจ้งให้สมาชิกผู้เข้าร่วมการประชุมทราบล่วงหน้าเสียก่อน ซึ่งการอัดเสียงนี้จะช่วยในการเก็บตกข้อมูลที่อาจตกหล่นระหว่างการประชุมได้ การพิมพ์รายงานการประชุมในขณะประชุมยังเป็นอีกวิธีหนึ่งที่จะช่วยย่นระยะเวลาในการทำรายงานการประชุมของคุณให้เร็วขึ้น ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับความถนัดของแต่ละบุคคล

          4. หากคุณบันทึกการประชุมลงในโน้ตบุคโดยตรง ควรเตรียมสมุดโน้ตและปากกาไว้ด้วย เผื่อเกิดเหตุสุดวิสัย เช่น โน้ตบุคมีปัญหา คุณก็ยังสามารถบันทึกรายงานการประชุมต่อไปได้ด้วยสมุดและปากกา คุณจะได้ไม่พลาดเนื้อหาในการประชุม

ระหว่างการประชุม

          1. จดบันทึกสถานที่ วัน เวลาที่เริ่มและที่การประชุมเสร็จสิ้น และอย่าลืมให้สมาชิกผู้เข้าร่วมประชุมลงชื่อยืนยันการเข้าร่วมประชุมในครั้งนี้ก่อนที่จะเริ่มการประชุมด้วย

          2. จดบันทึกวาระการประชุมถึงประเด็นหลัก ๆ ที่ถูกหยิบยกมาพูดคุย ข้อคิดเห็นของแต่ละฝ่าย มติที่ประชุม และแผนการดำเนินการตามมติที่ประชุม คุณอาจบันทึกเพิ่มเติมว่าพนักงานแต่ละคน หรือแต่ละฝ่ายได้รับมอบหมายงานอะไรให้ไปดำเนินการต่อและงานนั้น ๆ ต้องเสร็จสิ้นภายในระยะเวลาเท่าใด

          3. ไม่จำเป็นต้องจดบันทึกรายงานการประชุมแบบทุกคำพูด เพราะรายงานประชุมไม่จำเป็นต้องละเอียดขนาดนั้น แต่แนะนำว่าการอัดเสียงในระหว่างการประชุมเอาไว้ อาจเป็นประโยชน์ในภายภาคหน้า หากต้องการข้อมูลอะไรเพิ่มเติม ไม่ว่าจะเป็นรายละเอียดที่พูดถึงแต่ละประเด็นอย่างไร มีข้อตกลงในที่ประชุมไปในทิศทางไหน หรือต้องการหลักฐานเพื่อที่จะใช้อ้างอิงได้ในอนาคต

          4. ตั้งคำถามเมื่อมีข้อสงสัยระหว่างการประชุม เพราะการไปเข้าประชุมและนั่งพยักหน้าเออออห่อหมกไปทั้ง ๆ ที่ในใจมีคำถาม ไม่ช่วยให้เข้าใจเนื้อหาของการประชุมได้ ดังนั้นหากมีข้อสงสัยหรือไม่เข้าใจตรงไหน คุณควรตั้งคำถามในขณะประชุม

          5. ทำหน้าที่เป็นผู้จับเวลาที่ดี ถ้าคุณพบว่าในที่ประชุมใช้เวลาหารือกันในประเด็นใดประเด็นหนึ่งนานเกินไป หรือเริ่มออกนอกเรื่องไปไกล คุณควรเตือนให้ที่ประชุมเริ่มพูดถึงประเด็นสำคัญอื่น ๆ หรือดึงให้กลับมาสู่ประเด็นที่กำลังพูดกันอยู่ พร้อมทั้งเตือนว่าเวลาในการประชุมเหลือมากน้อยเพียงใด เพื่อให้การประชุมเสร็จสิ้นตามระยะเวลาที่กำหนด

หลังจบการประชุม

          1. ทำรายงานการประชุมให้เรียบร้อยอย่างเร็วที่สุดเท่าที่จะทำได้ โดยทำรายงานการประชุมทันทีที่การประชุมเสร็จสิ้นในขณะที่เนื้อหาการประชุมยังคงสดใหม่ในสมองของคุณ อย่าลืมใส่วัน เวลา สถานที่ที่จะประชุมครั้งต่อไป (ถ้ามี) ในบรรทัดสุดท้ายของรายงานการประชุมด้วย

          2. อย่ารีบลนจนลืมตรวจความถูกต้องในการพิมพ์รายงานการประชุมทั้งเรื่องของการสะกดคำ การเลือกคำศัพท์ที่ใช้ การใช้ประโยคที่ถูกต้องตามหลักไวยากรณ์ หากมีการใช้ศัพท์เทคนิค ชื่อบุคคลหรือสถานที่ที่คุณไม่คุ้นเคย อย่าลืมค้นหาข้อมูลจากหลาย ๆ แหล่ง และระวังเรื่องการสะกดคำศัพท์เหล่านี้ให้ถูกต้องทุกครั้งในรายงานการประชุม

          3. ทำให้รายงานการประชุมอ่านง่ายขึ้นด้วยการไฮไลท์เน้นประเด็นสำคัญและมติในที่ประชุมที่มีต่อประเด็นนั้น ๆ รวมทั้งแผนการดำเนินงานของแต่ละบุคคลและแต่ละฝ่ายหลังจากจบการประชุมรวมทั้งระยะเวลาที่กำหนด การเน้นย้ำประเด็นสำคัญจะช่วยให้คนอ่านเห็นภาพการประชุมได้ชัดเจน และช่วยให้คนอ่านจับประเด็นในการประชุมได้อย่างรวดเร็วและง่ายขึ้นในรายงานการประชุมขนาดยาว

          4. อย่าลืมแนบไฟล์เสียงไปในรายงานการประชุมหากคุณส่งรายงานในรูปแบบดิจิทัล การแนบไฟล์เสียงบันทึกรายงานการประชุม หรือไฟล์ข้อมูลเอกสารประกอบการประชุมอื่น ๆ ในรายงานการประชุมแบบดิจิทัลที่คุณส่งผ่านอีเมลหรือเก็บไว้ในคลาวด์จะช่วยให้ผู้เข้าร่วมประชุมคนอื่น ๆ เข้าถึงข้อมูลเนื้อหาการประชุมได้สะดวกครบถ้วนขึ้น

          การจดบันทึกรายงานการประชุมจะไม่ใช่เรื่องยากอีกต่อไป ถ้าคุณนำคู่มือการจดรายงานการประชุมอย่างง่ายสำหรับมือใหม่ที่ jobsDB นำมาฝากไปใช้ในการประชุมครั้งหน้า คุณจะกลายเป็นผู้เชี่ยวชาญภายในเวลาไม่นานค่ะ

ช่วยเพิ่มโอกาสได้งานเร็วขึ้น™ สร้างโปรไฟล์กับ jobsDB

ช่วยเพิ่มโอกาสได้งานเร็วขึ้น™ อัปเดตรายละเอียดเกี่ยวกับ jobsDB

เรื่องอื่น ๆ ที่น่าสนใจ

เทคนิคการประชุมแบบ Smarter Meeting

รูปประโยคสำหรับเขียนอีเมลภาษาอังกฤษ