ระบบพี่เลี้ยงพนักงานใหม่ ใช้อย่างไรให้ได้พนักงานเก่ง

ระบบพี่เลี้ยงพนักงานใหม่

          การสอนพนักงานใหม่เป็นสิ่งหนึ่งที่องค์กรควรให้ความสนใจ เพราะการจะได้พนักงานที่เก่ง และทำงานเป็นอย่างรวดเร็วนั้น ขึ้นอยู่กับการสอนและอบรมพนักงานอย่างมีประสิทธิภาพด้วย เมื่อมีพนักงานใหม่เข้ามาในองค์กร ปัญหาหนึ่งที่ตามมาคือ การปรับตัวของพนักงาน บางครั้งเกิดช่องว่างทั้งทางความรู้ในการทำงาน และในขณะเดียวกัน พนักงานบางคนก็ปรับตัวเข้ากับวัฒนธรรมองค์กรได้ยาก หรือใช้เวลานานกว่าจะปรับตัวได้      

          องค์กรควรหาวิธีการที่มีประสิทธิภาพ เพื่อช่วยลดปัญหาการปรับตัวของพนักงานใหม่ในหลาย ๆ ด้าน ไม่ว่าจะเป็น การใช้ชีวิตในการทำงาน สภาพแวดล้อมในการทำงาน เพื่อนร่วมงาน และหัวหน้างานคนใหม่ สิ่งต่าง ๆ เหล่านี้ ล้วนสร้างผลกระทบต่อการปรับตัวของพนักงานใหม่ได้ ประสบการณ์ที่มีไม่เท่ากัน ไม่ได้หมายความว่าพนักงานใหม่จะมีความรู้ไม่เพียงพอ แต่ขึ้นอยู่กับว่า เขาจะนำเอาประสบการณ์จากที่ทำงานเก่ามาใช้ได้อย่างไร สิ่งนั้นจึงอาจเป็นปัญหาของใครหลายคน

          ระบบพี่เลี้ยงของพนักงานใหม่ จึงเป็นวิธีการที่สามารถช่วยเหลือให้พนักงานใหม่ปรับตัวได้ดีขึ้น และสามารถทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น วิธีการอย่างเดียวอาจยังไม่เพียงพอ แต่การเรียนรู้ขั้นตอนที่เหมาะสมต่างหากที่จะช่วยให้ระบบพี่เลี้ยงทำงานได้อย่างชัดเจนมากขึ้น เคล็ดลับดังต่อไปนี้ จะช่วยให้องค์กรสามารถเทรนพนักงานใหม่ให้เป็นพนักงานคนเก่งได้ง่ายขึ้น

ทำความเข้าใจเรื่องระบบพี่เลี้ยง

          ก่อนที่จะเกิดการสอนงานพนักงานใหม่ ทั้งพี่เลี้ยงและผู้ถูกสอนจะต้องมีความเข้าใจเกี่ยวกับระบบนี้ ได้เป็นอย่างดีในระดับหนึ่ง พูดง่าย ๆ คือ พี่เลี้ยงต้องมีขั้นตอนที่เหมาะสมในการฝึกหัดพนักงาน ต้องรู้ว่าทำอย่างไรจึงจะสอนให้เข้าใจได้ง่าย และในขณะเดียวกัน พนักงานใหม่หรือผู้ถูกสอน ก็ต้องเข้าใจด้วยว่าเหตุใดจึงต้องมีระบบพี่เลี้ยง และยอมรับว่าจะมีประโยชน์อย่างไรบ้าง และจะส่งผลต่อการทำงานอย่างไร

แนวทางการคัดเลือกพี่เลี้ยง

          การเสริมสร้างความเข้าใจของพนักงานเกี่ยวกับระบบพี่เลี้ยง บริษัทต้องให้ความสำคัญกับการคัดเลือกผู้ที่จะมาทำหน้าที่พี่เลี้ยงให้กับพนักงานใหม่ด้วย โดยต้องคำนึงว่าผู้ที่ได้รับการคัดเลือกต้องสามารถทำหน้าที่เป็นผู้แทนขององค์กรได้ และสามารถถ่ายทอดความรู้ ให้คำแนะนำ อีกทั้ง ให้ความรู้แก้พนักงานใหม่ได้อย่างไม่ติดขัด

คุณสมบัติของการเป็นพี่เลี้ยงที่ดี มีดังนี้

  • มีทัศนคติที่ดีต่อองค์กร
  • มีอายุงานมากกว่าพนักงานใหม่อย่างน้อย 6 เดือน
  • มีความเข้าใจในเนื้องานที่พนักงานใหม่ต้องรับผิดชอบเป็นอย่างดี
  • มีความประพฤติและประวัติการทำงานที่ดี เพื่อเป็นตัวอย่างที่ดีแก่พนักงานใหม่
  • มีความเป็นผู้นำ สามารถจูงใจหรือโน้มน้าวจิตใจพนักงานใหม่ได้
  • มีมนุษยสัมพันธ์ดี

ความรับผิดชอบของพี่เลี้ยง

          การดูแลพนักงานใหม่ให้เกิดประสิทธิภาพสูงสุด พี่เลี้ยงควรดูแล ฝึกสอนพนักงานใหม่ไม่เกิน 1 คน หากมากกว่านั้น อาจจะทำให้การสอนไม่ทั่วถึง และผู้เรียนเองก็อาจจะได้รับความรู้ไม่ครบถ้วน การสอนแบบ 1:1 จะช่วยให้ไม่เกิดการเคอะเขินในการถามคำถาม หรือการแสดงความคิดเห็น ทำให้ผู้เรียนมีความกล้ามากขึ้น อีกทั้งมีความตั้งใจเรียนมากขึ้นด้วย ระยะเวลาที่ใช้ในการฝึกสอน ไม่ควรเกิน 3 เดือน หรืออาจจะอ้างอิงตามระยะเวลาทดลองงาน (Probation) ของพนักงาน

          การสอนงานที่ดี พี่เลี้ยงไม่เพียงแต่จะต้องสอนวิธีการทำงานเท่านั้น แต่ต้องสอนให้พนักงานใหม่ มีความเข้าใจในกฎระเบียบ วัฒนธรรมองค์กร และเรียนรู้วิธีปรับตัวให้เข้ากับเพื่อนร่วมงานได้ด้วย สิ่งต่าง ๆ ที่กล่าวมาอาจไม่สามารถเกิดขึ้นได้ในเวลาอันจำกัด หากแต่ต้องอาศัยเวลา หรือพี่เลี้ยงอาจจะทำให้เห็นเป็นตัวอย่าง พนักงานใหม่ก็จะเข้าใจได้อย่างไม่ยากว่า สิ่งใดสามารถทำได้ และสิ่งใดไม่ควรทำ แต่ในการสอนงานแต่ละครั้ง พี่เลี้ยงต้องมั่นใจว่าตัวเองได้สอนแต่สิ่งที่ถูกต้องเท่านั้น เพราะหากสอนสิ่งที่ไม่ควรสอนออกไป ก็อาจจะทำให้เกิดปัญหาต่อทั้งผู้สอนและผู้เรียนได้ในภายหลัง

          ระบบพี่เลี้ยงพนักงานใหม่ เป็นเครื่องมือที่ช่วยจัดการความรู้อย่างหนึ่ง เพื่อไม่ให้องค์ความรู้ของแต่ละองค์กรสูญหายไป และเป็นการถ่ายทอดความรู้ของพนักงานปัจจุบัน ไปสู่พนักงานใหม่อย่างเป็นระบบ การเร่ิมต้นสอนงาน ผู้สอนต้องมีการเตรียมความพร้อมให้เป็นระบบ พนักงานจึงจะสามารถเรียนรู้ได้อย่างเป็นขั้นตอน และเก็บสะสมความรู้ไปได้มากที่สุด

ภาพประกอบโดย photostock เว็บไซต์ freedigitalphotos.net

 

เรื่องอื่น ๆ ที่น่าสนใจ

โค้ชงานอย่างไร ให้ได้ผลงาน

พนักงานใหม่ ต้องทำตัวอย่างไร