ใช้ภาษาอังกฤษในการทำงานสำหรับ Receptionist และ Call Center

ใช้ภาษาอังกฤษในการทำงาน

          ภาษาอังกฤษมีความจำเป็นกับทุกวิชาชีพ และสำคัญกับพนักงานในทุกตำแหน่งงาน พนักงาน Receptionist และ พนักงาน Call Center ถือเป็นพนักงานที่ต้องรักษาภาพลักษณ์ให้กับองค์กร เมื่อมีลูกค้ามาติดต่อขอข้อมูล หรือติดต่อกับพนักงานในองค์กร พนักงาน Receptionist ก็ต้องเป็นผู้ที่สอบถามและพูดคุยอย่างมีมารยาท เพื่อให้ผู้ที่ติดต่อเข้ามาเกิดความประทับใจ

          ภาษาอังกฤษจำเป็นมากขนาดไหนสำหรับพนักงานต้อนรับ? ในขณะที่ภาษาอังกฤษมีความจำเป็นอย่างมากต่อคนทำงานทุกคน พนักงานต้อนรับเองก็ต้องมีความสามารถทางภาษาอังกฤษด้วยเช่นกัน หากพูดภาษาอังกฤษไม่ได้ ก็จะไม่สามารถต้อนรับลูกค้าชาวต่างชาติที่เข้ามาติดต่อกับองค์กรได้ ทำให้เกิดอุปสรรคในการทำงาน คือภาพลักษณ์ขององค์กร บริษัทจะถูกมองว่ามีพนักงานที่ไม่มีความสามารถ และทำให้เกิดความล้าช้าในการติดต่อสื่อสาร

          ตัวอย่างประโยคภาษาอังกฤษเหล่านี้ จะเป็นแนวทางให้พนักงาน Receptionist และ พนักงาน Call Center ได้ใช้ติดต่อสื่อสารกับลูกค้า เมื่อลูกค้าติดต่อกับบริษัท ไม่ว่าจะเป็นทางโทรศัพท์ หรือเดินทางเข้ามาติดต่อด้วยตัวเองก็ตาม เราต้องพูดคุยให้มีความเป็นมืออาชีพมากที่สุด โดยประโยคต่อไปนี้จะช่วยให้การติดต่อทางธุรกิจของเรามีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น

Good Morning! This is ABC Company. Can I help you?

          แม้ว่าจะไม่รู้ว่าใครเป็นผู้โทรมา แต่เราก็ต้องไม่ลืมที่จะทักทายด้วยคำพูดที่สุภาพ น้ำเสียงเป็นมิตร และต้องไม่ลืมที่จะเน้นย้ำว่าเขาโทรมาถูกสถานที่ ด้วยการบอกว่าชื่อขององค์กรของเราคืออะไร แล้วมีอะไรที่เราสามารถช่วยเหลือเขาได้บ้าง

          ประโยคที่ถามว่า Can I help you? หรือ May I help you? เป็นการเปลี่ยนประโยคสนทนา ที่มีความหมายธรรมดา ให้เป็นความต้องการอยากช่วยเหลือผู้ที่มาติดต่อ ซึ่งมีความสุภาพมากขึ้น และมีความเป็นมิตรมากขึ้น แม้ว่าลึก ๆ ภายในใจแล้ว เราอยากรู้แต่เพียงว่าทำไมเขาจึงโทรมา หากเราพูดประโยคเช่นนั้นออกมา คงไม่มีใครอยากคุยกับเราแน่นอน

May I ask who is calling?

          ประโยคนี้เป็นการถามเพื่อขอทราบชื่อคนที่โทรมา เป็นการถามอย่างสุภาพ เมื่อเราได้ยินไม่ชัด หรือไม่แน่ใจว่าเขาต้องการติดต่อกับใครในองค์กรของเรา สิ่งหนึ่งที่เราต้องคิดไว้เสมอ คือ ยิ่งมองไม่เห็นหน้าคู่สนทนามากเท่าไร เราก็ยิ่งต้องแสดงความสุภาพให้มากที่สุด อย่าให้คนที่กำลังพูดโทรศัพท์กับเรารู้สึกว่าเราไม่เต็มใจที่จะให้บริการ

He/She is not available at the moment. Can you leave a message?

          การปฏิเสธว่าคนที่เขาต้องการติดต่อนั้นไม่สามารถมารับสายได้ เพราะเขาไม่สะดวกที่จะรับสายในขณะนั้น เราควรเสนอให้เขาฝากข้อความไว้ การให้ถือสายรอเป็นการให้ความหวัง ซึ่งอาจจะไม่เกิดขึ้นจริงก็ได้ และอาจทำให้ผู้โทรเข้ามาเสียเวลา การให้เขาฝากข้อความไว้ย่อมดีกว่าในทางความรู้สึก เพราะไม่ว่าอย่างไรก็ตาม ข้อความที่เขาได้ฝากไว้จะต้องถึงคนที่เขาต้องการติดต่อแน่นอน อีกทั้งยังไม่ทำให้อารมณ์เสียอีกด้วย โดยการรับฝากข้อความนั้น เราต้องมีความพร้อมที่จะเก็บข้อมูลได้อย่างครบถ้วน ไม่ว่าจะเป็น ชื่อ นามสกุล เบอร์โทรติดต่อกลับ จึงจะทำให้เป็นการรับฝากข้อความที่ประสบความสำเร็จ

Could she/he call you back?

          ประโยคนี้เป็นการตอบรับในอีกรูปแบบหนึ่ง หากคน ๆ นั้นไม่สามารถมารับสายได้จริง ๆ เราควรถามกลับไปว่าผู้ที่ติดต่อเข้ามาสะดวกที่จะรอสาย หรือให้มีการติดต่อกลับ ไม่ว่าเขาเลือกที่จะรอสาย แทนที่จะให้มีการติดต่อกลับหรือไม่ก็ตาม เราก็ไม่ควรคิดเอาเองว่าเขาเต็มใจที่จะรอสายเป็นเวลานาน ๆ เราต้องถามคำถามนี้ เพื่อให้เขารู้สึกว่าเราให้ความใส่ใจกับการโทรเข้ามาของเขา

          ภาษาอังกฤษสำหรับพนักงาน Receptionist และ พนักงาน Call Center เพื่อคุยทางโทรศัพท์ แม้ว่าจะไม่ได้เห็นหน้าคู่สนทนาโดยตรง แต่เราก็ต้องรับสายอย่างมีมารยาท และฝึกการสนทนาให้คล่องแคล่วอยู่เสมอ การพูดติด ๆ ขัด ๆ จะทำให้ผู้โทรมารู้สึกว่าเรามีการเตรียมพร้อม และฝึกอบรมที่ดี ทำให้เป็นปัญหาในการติดต่อทางธุรกิจได้


เรื่องอื่น ๆ ที่น่าสนใจ

เทคนิคการรับโทรศัพท์ให้ประทับใจ

กฎ 12 ข้อ ในการรับโทรศัพท์ให้น่าประทับใจ