3 พื้นฐานสำคัญของการสื่อสาร

          สร้างความสัมพันธ์ที่ดีกับผู้บังคับบัญชา โดยใช้การ “รายงาน-แจ้งให้ทราบ-ปรึกษา” อย่างต่อเนื่อง จะทำให้เราเป็นที่ยอมรับของผู้บังคับบัญชาได้ ด้วยเหตุที่มีผู้ใต้บังคับบัญชาจำนวนไม่น้อยที่ไม่ค่อยชอบผู้บังคับบัญชาเอา เสียเลย แต่เวลาทำงานในแต่ละวัน ส่วนใหญ่แล้วก็ต้องอยู่ที่บริษัท ดังนั้นการมีความตั้งใจที่จะมีการสื่อสารที่ดีกับผู้บังคับบัญชาก็คือ การรายงาน การแจ้งให้ทราบ และการปรึกษา

  • การรายงาน หมาย ถึง การรายงานให้กับผู้บังคับบัญชาหรือผู้เกี่ยวข้องทราบ ซึ่งจะทำให้สามารถรักษาการสื่อสารที่ดีไว้ได้ สำหรับเรื่องที่ไม่ดีนั้น ก่อนรายงานจะต้องทบทวนและทำความเข้าใจให้ชัดเจนโดยเร็ว ถ้าเป็นรายงานเรื่องที่ดี ไม่ต้องรีบร้อนก็ได้ ให้รายงานในโอกาสและจังหวะที่เหมาะสมที่จะแสดงเป็นผลงานของตนเองได้ และควรรายงานข้อเท็จจริงอย่างถูกต้องเสมอ นอกจากนี้ วิธีการรายงานก็เป็นประเด็นสำคัญ เพราะอาจจะทำให้ผลลัพธ์เดียวกัน ได้รับการประเมินที่สูงขึ้นได้
  • การแจ้งให้ทราบ ในการแจ้งนั้นผู้แจ้งจะต้องถ่ายทอดข้อมูลให้ถูกต้องชัดเจน โดยใช้หลัก 5W 2H (Who, What, Where, When, Why, How, How much) เพื่อ ถ่ายทอดข้อมูลให้ถูกต้อง ชัดเจน การที่ทุกฝ่ายมีข่าวสารร่วมกัน ก็จะสามารถป้องกันการเข้าใจผิดได้ การแจ้งให้ทราบจึงเป็นเครื่องมือสื่อสารที่ดีอย่างหนึ่ง ส่วนวิธีการรายงานนั้นก็ควรเลือกวิธีการที่ไม่ทำให้ภาระของทั้งสองฝ่ายต้อง หนักมากเกินไป
  • การปรึกษา การขอคำปรึกษาต่อผู้บังคับบัญชา หรือ ผู้เกี่ยวข้อง จะทำให้อีกฝ่ายหนึ่งมาเป็นข้างเดียวกับเราได้ แต่พึงระวังไว้อย่างหนึ่ง อย่าถามเพียงว่า “ทำอย่างไรดีครับ” เวลาปรึกษาก็ควรมีความคิดของตัวเองหรือมีข้อเสนอบางอย่างเข้าไปด้วย นอกจากนี้เมื่อให้คำปรึกษาแล้ว อีกฝ่ายหนึ่งก็จะมาช่วยคิดแบบคนที่สนิทสนมกัน และหากนำความเห็นจากผู้บังคับบัญชาไปใส่ไว้ในข้อเสนอหรือแผนงานของเรา เวลานำเสนอก็จะได้ประโยชน์ คือได้รับการประเมินและเห็นชอบจากผู้บังคับบัญชาได้ง่ายอีกด้วย ซึ่งจะช่วยลดกรณีที่ความพยายามล้มเหลวหรือพลาดเป้าได้

          ผู้บังคับบัญชาส่วนใหญ่มักจะ มีแนวโน้มที่ว่า ไม่มีความเห็นของตนเองเข้าไปอยู่ด้วย มักจะไม่พูดคำว่า “Yes” ต่อสิ่งที่เรานำเสนอง่าย ๆ ถึงแม้ว่าจะเป็นข้อเสนอที่ดีเพียงใดก็ตาม และยิ่งถ้าเป็นข้อเสนอที่ไม่ตรงกับความเห็นชอบของผู้บังคับบัญชาก็มักจะไม่ ได้รับการอนุมัติ

          ดังนั้นเมื่อจะนำเสนออะไร ควรมีการปรึกษาผู้บังคับบัญชาเสียก่อน จะทำให้รับรู้ความคิดของผู้บังคับบัญชาได้ จากนั้นเมื่อทำข้อเสนอต่าง ๆ เช่นการปรับปรุงงาน โดยพิจารณาครอบคลุมถึงความคิดของผู้บังคับบัญชาแล้ว ข้อเสนอของเราก็ไม่น่าจะถูกปฏิเสธไปเสียทั้งหมด แต่ถ้าสามารถทำให้ความพยายามนั้นได้รับการประเมินและเห็นด้วยจากผู้บังคับบัญชา ก็น่าจะเป็นเรื่องที่ฉลาดกว่า

พื้นฐานการสื่อสาร          อย่างไรก็ดี การที่จะต้องให้ความเห็นเพิ่มเติมเข้าไปในข้อเสนอของผู้ใต้บังคับบัญชานั้น เป็นนิสัยของความเป็นผู้บังคับบัญชา เพราะฉะนั้นเมื่อทำข้อเสนอ ก็ทำให้สมบูรณ์ประมาณ 90-95% ก็พอ เพื่อเปิดช่องว่างไว้สำหรับให้ผู้บังคับบัญชาติติงได้บ้าง

          เพราะการที่ได้ใส่ความคิดเห็นเพิ่มเติมเข้าไป แล้วให้ผู้ใต้บังคับบัญชานำไปแก้ไขนั้น จะทำให้ผู้บังคับบัญชามีความพึงพอใจเพิ่มสูงขึ้นได้

ที่มา : หนังสือ “เก่งงานได้ ทั้งง่าย ทั้งสนุก” แปลโดย รังสรรค์ เลิศในสัตย์