บอกลาปัญหางานล้น ทำงานไม่ทัน ด้วยเทคนิคระบบจัดตารางเวลา

FacebookLineTwitterLinkedInEmailCopy LinkPrint

           ใครเคยรู้บ้างว่า ทำไมถึงได้มีงานถาโถมเข้ามาตลอดเวลา เรียกได้ว่าแทบจะใช้ทุกวินาทีไปกับการทำงาน จนหาเวลาพักไม่เจอ ยิ่งบวกกับช่วงนี้ที่ต้อง WFH เลยทำให้หลายคนแทบจะแยกงานออกจากชีวิตส่วนตัวไม่ถูก เพราะทำงานก็ทำที่บ้าน ใช้ชีวิตก็ใช้ที่บ้าน ออกไปไหนก็ไม่ได้ กิจกรรมก็จำกัดอยู่เพียงแค่ไม่กี่อย่าง ทำให้เกิดอาการ “ตารางเวลาชีวิตพัง” นั่นก็คือ จัดการเวลาได้ไม่ดีเหมือนตอนทำงานที่ออฟฟิศ เพราะเมื่อทำงานที่บ้าน ทำให้เรามีความยืดหยุ่นทางด้านเวลามากขึ้น ซึ่งจัดว่าเป็นข้อดี แต่ถ้าเกิดไม่มีวินัยขึ้นมา WFH อาจกลายเป็นฝันร้ายของใครหลายคน เพราะจะทำให้จัดสรรเวลาไม่ได้ เวลาพักไม่ได้พัก เวลาทำงานไม่ได้ทำงานนั่นเอง จนกลายมาเป็นปัญหางานล้นมือ ทำงานไม่ทัน ซึ่งบานปลายมาจากการที่เราไม่สามารถบริหารจัดการเวลาได้ดี วันนี้ JobsDB จะมาแชร์เทคนิคสร้างระบบจัดตารางเวลา เพื่อให้คุณสามารถบริหารเวลา เพิ่ม Productivity บอกลาปัญหางานล้นจน ทำงานไม่ทัน ไปได้เลย

บอกลาปัญหางานล้น ทำงานไม่ทัน ด้วยเทคนิคระบบจัดตารางเวลา

  1.     ลิสต์งานที่คุณต้องทำ

           ลองลิสต์งานที่คุณมีอยู่ในมือทั้งหมด รวมทั้งเขียน deadline ที่ต้องส่งงานกำกับไว้ด้วย ถ้าจะให้ดีลองดูด้วยว่า งานนั้น ๆ ของคุณจำเป็นจะต้องส่งต่อให้ใครทำต่อหรือไม่ หรือต้องมีการทำงานร่วมกับใครอีกหรือไม่ เพื่อที่คุณจะได้รู้ว่า คุณควรทำงานเสร็จตอนไหน หากเป็นงานที่ต้องส่งต่อหรือมีคนอื่นร่วมทำด้วย ก็ควรที่จะต้องกำหนด deadline ให้เร็วขึ้นหน่อย เพื่อเผื่อเวลาให้คนอื่นทำด้วย นอกจาก deadline และคนที่จะทำงานต่อจากคุณแล้ว คุณควรใส่รายละเอียดจำเป็นอื่น ๆ ของงานเข้าไปให้มากที่สุด เป็น remark ที่จะช่วยให้คุณตัดสินใจเรียงลำดับความสำคัญของงานได้

 

  1.     The Eisenhower Box เทคนิคช่วยจัดเรียงความสำคัญ

           หลังจากที่คุณมีลิสต์งานที่ต้องทำ พร้อมรายละเอียดเบื้องต้นแล้ว ก็มาถึงเวลาที่คุณจะต้องมาจัดเรียงลำดับความสำคัญของแต่ละงาน มีเครื่องมือที่เรียกว่า The Eisenhower Box ซึ่งเป็นเทคนิคการบริหารเวลาของอดีตประธานาธิบดีของสหรัฐอเมริกา Dwight D. Eisenhower ซึ่งได้รับยกย่องว่าเป็นประธานาธิบดีที่บริหารเวลาได้อย่างยอดเยี่ยมคนหนึ่งเลย โดยที่ Eisenhower จะให้เราเขียนตารางที่แบ่งออกเป็น 4 ช่อง ซึ่งเป็นที่อยู่ของงาน 4 แบบ นั่นก็คือ

  • งานที่สำคัญ และ ด่วน คือ งานสำคัญที่คุณต้องทำให้เสร็จอย่างเร็วที่สุด เป็นงานที่คุณต้องทำเป็นอย่างแรก เช่น รายงานที่ต้องส่งวันนี้ หรือ แก้ไขปัญหาที่ลูกค้าร้องเรียนมาเพราะไม่งั้นจะกระทบกับบริษัท เป็นต้น
  • งานที่สำคัญ แต่ ไม่ด่วน คือ งานที่เป็นเป้าหมายระยะยาว ไม่ต้องทำตอนนี้ก็ได้ แต่ควรหาเวลาทำ เพราะจะมีผลต่อการพัฒนาความสามารถและประสิทธิภาพของคุณในระยะยาว เช่น การเรียนรู้ทักษะใหม่ ๆ เพิ่มเติม ออกกำลังกาย หาข้อมูลเพิ่มเพื่อทำแผนกาตลาดสำหรับไตรมาสหน้า เป็นต้น
  •  งานที่ไม่สำคัญ แต่ ด่วน คือ งานที่ต้องทำให้เสร็จทันที แต่อาจจะให้คนอื่นทำแทนได้ เช่น ตอบอีเมลประจำวัน ยิงนัดลูกค้าเพื่อจัดตารางประชุม เป็นต้น
  • งานที่ไม่เร่งด่วน และ ไม่สำคัญ คือ งานที่มักเข้ามาทำให้คุณเสียสมาธิระหว่างวัน ซึ่งเป็นงานที่คุณควรจำกัดเวลาให้เหลือน้อยที่สุด ส่วนใหญ่จะมาในรูปแบบของช่วงเวลา “พักผ่อนจากงาน” เป็นหลัก เช่น การเช็ก notification ตามโซเชียลมีเดีย ตอบไลน์ สไลด์เฟสบุ๊ค หรือดูคลิปบันเทิง เป็นต้น

           เมื่อรู้จักตารางของ The Eisenhower Box แล้ว ก็สามารถนำงานลิสต์ไว้มาลงตารางตามความสำคัญและความเร่งด่วนได้เลย วิธีนี้จะทำให้คุณสามารถเห็นภาพรวมของงานของคุณได้ดีขึ้น ช่วยให้คุณเลือกได้ว่าจะทำงานไหนก่อนหรือหลังดี รู้ว่างานประเภทไหนที่คุณมีเยอะเกินไปแล้ว และสามารถเลือกรับงานได้ตรงกับเป้าหมายด้านเวลาและคุณภาพของงานที่คุณทำส่งออกไปได้ดีขึ้น ทั้งหมดนี้จะทำให้การทำงานของคุณมีประสิทธิภาพมากขึ้นตามไปด้วย

 

  1.     จดบันทึกงานที่ต้องทำด้วย Bullet Journal

           การจดบันทึกแบบ Bullet Journal หรือเรียกสั้น ๆ ว่า BUJO จากหนังสือ The Bullet Journal Method โดย Ryder Carroll ซึ่งเป็นหนึ่งในหนังสือ The New York Times Bestsellers และติดอันดับหนังสือขายดีทั่วโลก ทำให้การเขียน BUJO เป็นเรื่องยอดฮิตในหลายปีที่ผ่านมา หลายคนนิยมเอามาวางแผนชีวิตทั้งในระยะสั้นไปจนถึงระยะยาว แต่เราอยากเสนอให้ลองเอาระบบวิธีการวางแผนเวลาแบบ BUJO มาใช้กับตารางงานของคุณ ดังนี้

  • แพลนระยะยาว ด้วยการบันทึก Future Log และ Monthly Log โดยเริ่มจากจดบันทึก Future Log ด้วยการกางสมุดของคุณออกมา แล้วแบ่งหน้าซ้ายทั้งหมดไว้เขียนวันที่ของแต่ละเดือนตามปฏิทิน โดยคุณจะต้องเขียนทุกวันลงไป แบ่งหน้าละเดือน และหน้าขวาไว้จดเป้าหมายและเรื่องที่จะต้องทำในแต่ละเดือนไว้ ซึ่งคุณสามารถเขียนสิ่งที่คุณต้องทำในแต่ละเดือนไว้ล่วงหน้าไว้ได้เลย วิธีนี้จะทำให้คุณเห็นภาพรวมว่า เดือนไหนคุณยุ่ง หรือเดือนไหนคุณมีเวลาว่าง และงานระยะยาวของคุณมีกำหนดส่งตอนไหนบ้าง ส่วนการบันทึกแบบ Monthly Log นั้น ก็ใช้หลักการเดียวกันเลย เพียงแค่คุณต้องเพิ่มสิ่งที่ต้องทำในเดือนนั้น ๆ และเริ่มเขียนทุกครั้งที่เริ่มเดือนใหม่ โดยที่อาจจะตั้งต้นด้วยการยกเอาลิสต์ที่คุณเขียนใน Future Log ของเดือนนั้น ๆ มาเป็นการตั้งต้นก็ได้
  • แพลนระยะสั้น จากการบันทึกแบบ Daily Log และ Weekly Log ที่จะทำให้คุณสามารถเห็นภาพของงานที่คุณต้องทำได้ละเอียดกว่าเดิม ผ่านลิสต์รายงานงานแบบรายวันและรายสัปดาห์ ซึ่งเหมือนกับ Monthly Log ที่คุณจะต้องจดบันทึกใหม่ทุกวันเพื่อทำ Daily Log และบันทึกใหม่ทุกสัปดาห์ในการทำ Weekly Log วิธีนี้จะทำให้คุณ Tracking ความคืบหน้าของงานที่คุณทำไปแล้วแต่ยังไม่เสร็จสมบูรณ์ได้ด้วย
  • Rapid Logging สำหรับจดบันทึกงานที่เร่งด่วนของแต่ละวัน ซึ่งบางครั้งอาจจะเป็นงานแทรก เช่น งานที่สั่งวันนี้ ขอวันนี้ เมื่อมี Rapid Logging จะทำให้คุณได้รู้ว่าคุณมีงานเร่งมากแค่ไหน และเพื่อเตือนให้คุณจัดลำดับความสำคัญของงานให้ดีขึ้น
  • ใช้สัญลักษณ์เพื่อให้ดูง่าย ซึ่งนี้เป็นหัวใจของการทำ Bullet Journal สัญลักษณ์ต่าง ๆ จะถูกเอามาใช้เพื่อแสดงสถานะของงานแต่ละอย่างในบันทึกของคุณ โดยทั่วไปคนจะนิยมใช้สัญลักษณ์ดังนี้

           + แทนสิ่งที่ต้องทำ หรือ To do

           X แทนงานที่ทำเสร็จแล้ว ปกติคือเขียนทับตัวข้างบน

           > แทนงานที่ไม่เสร็จแล้วต้องย้ายไปวันอื่น

           – แทนการบันทึกทั่วไป (Note)

           ๐ แทน Event หรือกิจกรรมที่ต้องทำ

           ถ้าใครอยากไปดูวิธีการเขียน Bullet Journal แบบละเอียด สามารถซื้อหนังสือมาอ่านได้ หรือจะเข้าเว็บไซต์ bulletjournal.com/ หรือจะหาดูวิธีเบื้องต้นตามคลิปใน YouTube ก็มีให้เลือกดูมากมายตามความชอบเลย

 

  1.     ทำงานแบบ Timeboxing ด้วยเทคนิค Pomodoro

           นอกจากการวางแผนตารางงานที่ดีแล้ว เทคนิคการทำงานแบบ Timeboxing จะช่วยให้คุณบริหารเวลาเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในแต่ละนาทีที่คุณทำงาน พร้อมกับบาลานซ์เวลาพักเบรกเพื่อให้คุณมีทั้งแรงกายและแรงสมองกลับมาจดจ่อกับงานและ Productivity ที่ดีขึ้น เราแนะนำเทคนิค Pomodoro ซึ่งเป็นการแบ่งเวลาทำงานออกเป็นช่วง ๆ ช่วงละ 25 นาที หลังจากครบ 25 นาทีแล้ว ให้คุณพักสายตาประมาณ 5 นาทีแล้วกลับมาทำงาน และเมื่อทำแบบนี้จนครบ 4 รอบแล้ว ให้เพิ่มระยะเวลาพักให้นานขึ้นเป็น 15 – 30 นาที

           ที่แบ่งเวลาตามนี้เพราะคุณ Francesco Cirillo ชายชาวอิตาลีผู้คิดค้นเทคนิคนี้เชื่อว่า เวลา 25 นาทีเป็นว่าที่นานพอจะทำให้คุณทำ task เล็ก ๆ ได้เสร็จ และไม่นานเกินไปจนทำให้สมองคุณล้า ส่วนการพักเบรก 5 นาทีก็เป็นการพักสั้น ๆ ที่สามารถทำให้คุณกลับมาโฟกัสกับงานที่กำลังทำค้างอยู่ได้อย่างต่อเนื่อง ซึ่งพอทำครบ 4 รอบก็จะเป็นเวลาที่นานพอ ที่จะทำให้คุณได้เห็นความคืบหน้าของงาน ที่คุณแบ่งเวลาสั้น ๆ ในการทำ ทำให้คุณทำงานเสร็จเร็วขึ้นโดยที่สมองไม่ Burn out เพราะมีเวลาพักสั้น ๆ เพื่อชาร์จพลังอยู่ตลอด ซึ่งเวลาในแต่ละรอบการทำงาน คุณสามารถปรับเปลี่ยนให้เหมาะสมกับงานของคุณได้เลย ที่คุณต้องมีก็คือนาฬิกาจับเวลา หรือคุณจะโหลดแอปเกี่ยวกับ Pomodoro ก็ได้ ซึ่งจะทำให้การแบ่งเวลาทำงานแบบ Pomodoro และแจ้งเตือนเมื่อครบเวลาเป็นเรื่องง่ายสำหรับคุณ

 

  1.     มีวินัยคือหัวใจหลัก

           นอกจากเครื่องมือและเทคนิคต่าง ๆ ที่เราเสนอมาแล้ว สิ่งที่เป็นหัวใจสำคัญที่จะทำให้คุณไม่เป็นคนงานล้นมืออยู่ตลอดเวลาก็คือ “วินัย” คุณจำเป็นจะต้องวางแผนงานและแบ่งเวลาทำงานให้เป็นกิจวัตร จนกลายเป็นความเคยชินที่เปลี่ยนมาเป็นนิสัยในการทำงานของคุณเอง เพราะไม่ว่าระบบและแผนการของคุณจะดีขนาดไหน มันก็จะไม่สามารถเป็นจริงขึ้นมาได้ถ้าคุณไม่ลงมือทำมัน JobsBD ขอเป็นกำลังใจให้ทุกคนที่มีงานหนัก ทำงานไม่ทัน ได้กลับมาวางแผนการทำงานให้ดี สามารถสร้างผลงานที่มีคุณภาพภายในเวลาที่กำหนด และมี Work-life balance ที่ยอดเยี่ยมกันทุกคนนะคะ

           ค้นหางานที่ใช่ งานที่มี work-life balance ตรงกับไลฟ์สไตล์ของคุณได้แล้วที่ แอปพลิเคชั่น JobsBD แอปหางานที่มีงานจากบริษัทชั้นนำทั่วประเทศรอคุณอยู่

ดาวน์โหลดได้แล้ววันนี้ทั้ง iOS และ Android

JobsDB Mobile App

เลือกงานที่ใช่ ใช้ชีวิตที่ชอบ ด้วยการค้นหางานที่ง่ายและรวดเร็ว พร้อมทั้งจัดการเรซูเม่อย่างมีประสิทธิภาพ ให้คุณอัปโหลด ดู และลบได้ทุกเมื่อที่ต้องการ เพลิดเพลินไปกับประสบการณ์การใช้งานแสนง่าย ด้วยระบบ AI ใหม่ ช่วยค้นหางานที่ตรงใจมากขึ้นถึง 6 เท่า​

 

8+8+8 เคล็ดลับบริหารเวลาใน 1 วัน เพื่อชีวิตที่สมดุล

เติมพลังกับ 4 วิธีเพิ่ม productivity ในวันทำงานของเรา

เทคนิคบริหารเวลาทำงานด้วย Time Boxing

เคล็ดลับบริหารเวลา จัดสรรทั้งเรื่องงานและเรื่องส่วนตัวให้ดีกว่าเดิม

เทคนิคการบริหารเวลาสำหรับหัวหน้างาน

บทความยอดนิยม
           เพราะโควิดทำให้ออกไปไหนก็ยาก ขนาดทำงานยังต้อง work from home......
           อาการสมองตัน คิดงานไม่ออก หัวไม่แล่น เป็นอาการที่ไม่ว่าใครก็ต้องเคยเจอกันทั้งนั้น แม้ว่าคุณจะพยายามเปิดคอมตั้...
           ในช่วงสถานการณ์โควิดแบบนี้ ทำให้วิถีชีวิตของใครหลายคนเปลี่ยนไป จากที่เคยใช้เวลาอยู่นอกบ้านเสียส่วนใหญ่ ก็ต้อง...

คำค้นหายอดนิยม

Scroll to Top