เทคนิคในการทำงานกับเจ้านายให้ราบรื่น

          ปัญหาระหว่างเลขาฯ กับเจ้านายเป็นสิ่งที่เกิดขึ้นอยู่เสมอ เพราะเป็น 2 ประสานที่จะต้องทำงานใกล้ชิด รู้ใจกันมากที่สุด แต่หากนายได้เลขาฯ ที่ไม่รู้ใจ ทำงานไม่เข้าขากัน ก็จะเกิดช่องว่างระหว่างความสัมพันธ์ ซึ่งหากปล่อยไว้เนิ่นนานไม่รีบแก้ไข ความสัมพันธ์ก็มีแต่จะแย่ลง แน่นอนย่อมส่งผลต่อการทำงาน ของทั้งสองฝ่ายด้วย

          ดังนั้น การจะทำให้เลขาฯ และเจ้านายทำงานได้อย่างราบรื่นนั้น ด้วยความเป็นผู้น้อย เลขาฯ จึงมักเป็นผู้ที่ต้องปรับตัวเข้าหาเจ้านายเสมอ ต่อไปนี้คือคำแนะนำสำหรับเลขาฯ ในการที่จะเอาชนะใจเจ้านายให้ได้

กฎข้อที่ 1 รู้ว่านายของคุณให้ความสำคัญกับเรื่องใดมากที่สุด

          ถึงแม้ว่าเลขาฯ จะเป็นผู้ใกล้ชิดกับนายมากที่สุด แต่คุณมั่นใจแล้วหรือว่า คุณชัดเจนในสิ่งที่นายคุณคาดหวังจากคุณ บางครั้งคุณถูกดุที่ไม่รีบ ทำงานบางอย่างให้เขา เพราะคุณคิดว่างานอีกชิ้นหนึ่งน่าจะด่วนกว่า หรือนายคุณอาจต้องการข้อมูลจากคุณมากกว่าที่คุณเตรียมไว้ให้ แล้วคุณจะเดาใจเจ้านายถูกได้อย่างไร

          สิ่งหนึ่งที่ง่ายกว่า “การเดา” ก็คือ “การถาม” หากคุณต้องการสร้างความสัมพันธ์ที่ราบรื่นกับนายของคุณ ควรควรคุยกับนายคุณตั้งแต่แรกเริ่ม ที่คุณเข้าทำงาน และถามคำถามกับเจ้านายคุณ เพื่อทำความเข้าใจกับความคาดหวังของเจ้านายที่มีต่อตัวคุณ เช่น “อะไรคือ 3 สิ่งแรกที่นายต้องการให้คุณให้ความสำคัญ” และ “ทำไมสิ่งนั้นจึงเป็นสิ่งสำคัญ” หรืออาจจะถามว่า “ลูกน้องในอุดมคติของเขาเป็นอย่างไร” “เคยมีลูกน้องที่เขาชอบเป็นพิเศษไหม คน ๆ นั้นเป็นอย่างไร” และ “ลูกน้องที่แย่ที่สุดที่เขาเคย ร่วมงานด้วยเป็นแบบไหน”คำตอบที่ได้จะช่วยเป็นแนวทางให้คุณสามารถพัฒนาความ สัมพันธ์กับเจ้านายได้ดีขึ้น

กฎข้อที่ 2 ประเมินตัวเอง หาทางแก้ไข

          คุณอาจจะคิดว่าคุณรู้จักตัว เองดีที่สุดแล้ว ทำไมยังต้องประเมินตัวเองอีก การประเมินตัวเองจะทำให้คุณสามารถดึงจุดเด่น จุดด้อยของคุณมาใช้ประโยชน์ จดรายการสิ่งที่คุณชอบและไม่ชอบเวลาที่ทำงานร่วมกับนายของคุณ แล้วนำมาวิเคราะห์ เพื่อหาแนวทางการทำงานที่เหมาะสมในการทำงาน สิ่งที่คุณเห็นว่าดีอยู่แล้ว ก็พัฒนาให้ดียิ่งขึ้น ส่วนสิ่งที่ยังไม่พอใจก็หาหนทางที่จะเอาชนะให้ได้ หรืออย่างน้อยที่สุดคือ จัดการกับมันให้ได้

          บางครั้งคุณอาจต้องการคำแนะนำ จากผู้อื่น ลองถามเพื่อนร่วมงานที่คุณคิดว่าเข้ากับเจ้านายของคุณได้ดี ว่าเขามีรูปแบบการทำงานแบบไหน แต่คุณไม่จำเป็นต้องเปลี่ยนตัวเองให้เหมือนเขา คุณเพียงแต่ระมัดระวังการกระทำ หรือพฤติกรรมของคุณให้มากขึ้น หลีกเลี่ยงการกระทำที่ขัดต่อความคาดหวังของเจ้านาย

กฎข้อที่ 3 เข้าใจสไตล์ที่แตกต่างของแต่ละคน และรู้จักปรับตัว

          เลขาฯ จำเป็นต้องรู้ว่าเจ้านายของคุณเป็นคนอย่างไร ชอบอะไร ไม่ชอบอะไร สไตล์การทำงานเป็นแบบไหน เพื่อที่จะเรียนรู้ในเรื่องความแตกต่าง และพยายามปรับตัวให้เข้ากันได้ดี บางทีคุณอาจชอบเก็บตัว พูดน้อย แต่เจ้านายคุณเป็นคนเปิดเผย ชอบแก้ปัญหาด้วยการพูดคุยกันถึงประเด็นเหล่านั้น เขาย่อมต้องการเลขาฯ ที่หมั่นแสดงความคิดเห็น และเสนอแนวทางแก้ปัญหาต่าง ๆ ให้แก่เขา

กฎข้อที่ 4 อย่าซุกซ่อนปัญหา

          เลขาฯ ที่ดีควรรายงานให้เจ้านายทราบถึงความเป็นไปของงานต่าง ๆ เป็นประจำ ทั้งในสภาวะปกติทั่วไปและเมื่อมีปัญหาเกิดขึ้น ถ้าคุณเกิดสับสน ลังเลใจว่าจะบอกหรือไม่บอกให้เจ้านายทราบดี ให้คุณถามตัวเองว่า เป็นเรื่องที่เขาควรจะรับรู้หรือไม่ มากกว่าจะกลัวว่า เขาจะตำหนิฉันหรือไม่ จำไว้เสมอว่า ไม่ว่าคุณจะพยายามปิดปังซ่อนเร้นปัญหาที่เกิดขึ้นอย่างไร ปัญหานั้นก็จะย้อนกลับมาทำร้ายคุณจนได้ ไม่ต่างจากการโกหก ซึ่งมักจะถูกจับได้ในที่สุด ถ้ามีการสื่อสารกันอย่างสม่ำเสมอ ก็จะลดปัญหาความผิดพลาดในการทำงานได้มาก และเมื่อปัญหาเกิดขึ้นแล้ว นายของคุณจะเป็นคนที่ช่วยเหลือคุณได้มากที่สุด ดังนั้น การสื่อสารกันมากเกินไปย่อมดีกว่าการสื่อสารกันน้อยเกินไป

กฎข้อที่ 5 ขยันทำการบ้านอยู่เสมอ

          ก่อนที่จะเข้าไปหาเจ้านาย เพื่อซักถามในข้อที่สงสัย หรือขอความช่วยเหลือใด ๆ คุณต้องมั่นใจว่าคุณเตรียมข้อมูลที่มากเพียงพอแล้ว หากเจ้านายคุณไล่คุณกลับไปหาข้อมูลเพิ่มเติมอีก แสดงว่าคุณยังเตรียมตัวไม่ดีพอ ดังนั้นควรเตรียมข้อมูลเพื่อประกอบการตัดสินใจไว้ให้พร้อม และพยายามเสนอแนวทางแก้ปัญหาจากข้อมูล ที่คุณได้วิเคราะห์มาเป็นอย่างดี ซึ่งเป็นการแสดงให้เจ้านายเห็นว่าคุณมีความตั้งใจ และพยายามหาทางแก้ปัญหาด้วยตนเองแล้ว เพียงแต่ต้องการคำแนะนำเพื่อให้การตัดสินใจของคุณถูกต้องที่สุด

กฎข้อที่ 6 ให้เกียรตินายคุณเสมอ

การทำงานของเลขานุการ          เลขาฯ ควรเป็นผู้ให้การสนับสนุนและเป็นอันหนึ่งอันเดียวกับเจ้านาย ในกรณีไม่เห็นด้วยกับความคิดของนาย ให้บอกเขาแบบส่วนตัว ไม่ควรโต้แย้งนายคุณต่อหน้าสาธารณชน เพราะเป็นสิ่งที่แสดงถึงการไม่ให้เกียรตินายของคุณ ซึ่งอาจทำให้เขาถูกลดความน่าเชื่อถือลงได้ ไม่เพียงเท่านั้น การที่คุณแสดงถึงความไม่เคารพเจ้านาย คุณเช่นนี้ ยังส่งผลเสียต่อตัวคุณเองด้วย

          เบื้องหลังของเจ้านายที่ประสบ ความสำเร็จ คือเลขาฯ คู่ใจที่เปรียบเสมือนมือขวาคนสำคัญ เลขาฯ จึงจำเป็นอย่างยิ่งที่จะต้อง รู้จัก รู้ใจเจ้านายเป็นอย่างดี หากเกิดปัญหาใด ๆ ควรรีบหาทางแก้ไข เพื่อให้ทำงานสอดรับกันได้อย่างราบรื่น และเป็นเลขาฯ ที่เจ้านายภาคภูมิใจ