เวลาที่เราใช้คอมพิวเตอร์เป็น เครื่องมือในการทำงาน พิมพ์เอกสาร และจัดเก็บข้อมูลต่าง ๆ ปัญหาหนึ่งที่มักพบคือ การค้นหาข้อมูลเดิมกลับมาใช้งาน “ก็งานมีตั้งมากมาย ใครจะไปจำได้หมดว่าเก็บไว้ที่ไหน” หลายคนอาจคิดเช่นนี้ แต่ถึงอย่างนั้นในเบื้องต้น เราสามารถแยกระบบการเก็บข้อมูลได้ด้วยระบบที่มีอยู่ในเครื่องคอมพิวเตอร์ของเรานั้นเองซึ่งได้แก่ หมวดข้อมูล (My Documents) หมวดฟังเพลง (My Music) หมวดรูปภาพ (My Pictures) หมวดภาพยนตร์ (My Videos)

          แต่พอถึงขั้นตอนการใช้งานจริงๆ แล้วก็ยังไม่เพียงพอ ฉะนั้นการจัดแฟ้มเพิ่มเติมจึงจะต้องหาวิธี และคิดประยุกต์ จัดตั้งขึ้นมาใช้งานเอง ตามความเหมาะสม โดยการยึดหลักเดิมที่มีอยู่แล้ว และตั้งแฟ้มใหม่ขึ้นมาเสริม โดยผู้ใช้งานตั้งขึ้นเองเพื่อความเหมาะสม

          เมื่อตั้งแฟ้มได้แล้ว ต่อไปเป็นการนำข้อมูลเข้าไปเก็บ จากการแยกหมวดประเภทต่าง ๆ ดังที่ได้จัดไว้แล้วนั้น เมื่อถึงเวลาการใช้งานจริง ๆ และมากขึ้น ๆ แต่ละหมวดอาจจะสับสนในการเก็บ และยากในการนำกลับมาใช้งานอีก ถ้าหากไม่เข้าใจในการจัดระบบ ให้นำหลักการงานสารบรรณมาใช้ บวกกับการใช้งานจริง และลองนำวิธีการดังต่อไปนี้ ไปใช้เพื่อช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานได้มากขึ้น

          นอกจากนั้น งานเขียนของคุณไม่ได้ส่งผลต่อตัวของคุณเท่านั้นแต่ยังสะท้อนถึงเจ้านายของ คุณ หากเลขานุการเขียนแล้วสื่อสารไม่รู้เรื่อง เขาก็อาจตำหนิไปถึงเจ้านาย หรือผู้จัดการด้วย ดังนั้น เพื่อป้องกันความผิดพลาดในการสื่อสารและเป็นการรักษาไว้ซึ่งความเป็นมือ อาชีพ คุณควรรู้วิธีการเขียนที่มีประสิทธิภาพ ดังนี้

1. เมื่อตั้งแฟ้มได้แล้ว ต่อไปเป็นการนำข้อมูลเข้าไปเก็บ จากการแยกหมวดประเภทต่าง ๆ ดังที่ได้จัดไว้แล้วนั้น เมื่อถึงเวลาการใช้งานจริง ๆ และมากขึ้น ๆ แต่ละหมวดอาจจะสับสนในการเก็บ และยากในการนำกลับมาใช้งานอีก ถ้าหากไม่เข้าใจในการจัดระบบ ให้นำหลักการงานสารบรรณมาใช้ บวกกับการใช้งานจริง และลองนำวิธีการดังต่อไปนี้ ไปใช้เพื่อช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานได้มากขึ้น เมื่อตั้งแฟ้มได้แล้ว ต่อไปเป็นการนำข้อมูลเข้าไปเก็บ จากการแยกหมวดประเภทต่าง ๆ ดังที่ได้จัดไว้แล้วนั้น เมื่อถึงเวลาการใช้งานจริง ๆ และมากขึ้น ๆ แต่ละหมวดอาจจะสับสนในการเก็บ และยากในการนำกลับมาใช้งานอีก ถ้าหากไม่เข้าใจในการจัดระบบ ให้นำหลักการงานสารบรรณมาใช้ บวกกับการใช้งานจริง และลองนำวิธีการดังต่อไปนี้ ไปใช้เพื่อช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานได้มากขึ้น
2. การเก็บในหมวดฟังเพลง (My Music) การเก็บข้อมูลเพลงนั้นเก็บง่ายกว่าการเก็บข้อมูลคำ เพียงแต่แยกประเภทของเพลงก็สามารถค้นหาได้สะดวกสบาย เช่น เพลงร็อค เพลงป๊อบ เพลงสากล เพลงเกาหลี เป็นต้น
3. การเก็บข้อมูลในหมวดรูปภาพ (My Pictures) ขั้นตอนจะคล้ายกับการเก็บข้อมูลแบบหมวดคำ คือการนำเอา ปี เดือน วัน ประเภท หรือรายละเอียด มาเป็นหลักยึด เช่น 2009-07-16 เที่ยวทะเลสิมิลัน ฯลฯ
4. การเก็บข้อมูลในหมวดภาพยนตร์ (My Videos)ขั้นตอนจะคล้ายกับการเก็บข้อมูลแบบหมวดรูปภาพ การเก็บข้อมูลทำเหมือนกัน นำเอา ปี เดือน วัน ประเภท หรือรายละเอียด มาเป็นหลักยึด เช่น 2008-12-29 งานวันเกิดครบ 27 ปี เป็นต้น
5. หมวดอื่น ๆ ที่ตั้งขึ้นเองเพื่อความเหมาะสม ไม่ว่าจะหมวดอะไร เรื่องใดก็ตามขอแนะนำว่าให้เริ่มจาก ปี เดือน วัน ประเภท หรือรายละเอียด แล้วทุกอย่างจะง่ายขึ้น เช่น (แฟ้มนอก) 2008-12-20 โครงการ ปี 2009 (แฟ้มใน) 2009-01-07 บทความสัมภาษณ์ 2008-08-12 ลูกค้าค้างชำระ

          ทดลองดูนะคะ เชื่อว่าน่าจะเป็นวิธีที่ช่วยให้คุณทำงานสะดวกขึ้น ค้นหาไฟล์เอกสารได้ง่ายมากขึ้น