จัดระบบงานเอกสารอย่างมืออาชีพ

          ผู้ที่มีหน้าที่จัดการกับงานเอกสารกอง โต มักจะปวดหัวกับการค้นหาเอกสารที่ต้องการ บ่อยครั้งในเวลาที่ต้องการหาเอกสารกลับหาไม่เจอ ทั้งที่จำได้ว่าเพิ่งเห็นมันอยู่ตรงนี้ ตรงนั้น ความยุ่งเหยิงวุ่นวายบนโต๊ะทำงานทำให้ชีวิตของเรายุ่งเหยิงตามไปด้วยถึงเวลาแล้วที่จะปรับเปลี่ยนชีวิตเสียใหม่ ให้ง่ายและสะดวกสบายยิ่งขึ้นมาเริ่มต้นจัดระเบียบเอกสาร เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานเอกสารกันดีกว่า

          1. การจัดระบบการเข้า – ออก ของเอกสาร ควรจัดโต๊ะทำงานเรียง ลำดับกันตามลำดับของเอกสารที่จะต้องผ่าน และให้อยู่ใกล้กัน เพื่อทำให้การไหลของเอกสารเป็นไปได้สะดวกและรวดเร็ว พยายามจัดให้ขั้นตอนของเอกสาร ผ่านโต๊ะต่าง ๆ ให้น้อยที่สุด ในลักษณะของการบริการจุดเดียว (ONE-POINT SERVICE) จะทำให้สามารถทำงานได้สะดวกรวดเร็วยิ่งขึ้น สามารถลดความสับสนในการส่งเอกสาร และการติดต่องานให้ลดลงได้

          2. การจัดแฟ้มเอกสาร

  • การแยกประเภทของเอกสาร เอกสารต่าง ๆ สามารถแยกออกได้เป็น เอกสารที่ใช้ประจำ เอกสารที่ใช้ตามช่วงเวลา และเอกสารที่ใช้ในกรณีพิเศษ การจัดเก็บเอกสารประเภทต่าง ๆ นั้น มีวิธีการดังนี้
  • แฟ้มเอกสารที่ใช้ประจำ ให้จัดไว้ในชั้นที่อยู่ใกล้กับผู้ใช้มากที่สุด และจัดให้อยู่ในระดับสูงจากเข่าถึงบ่าของผู้ใช้ จะทำให้การหยิบใช้และจัดเก็บทำได้สะดวก รวดเร็ว ไม่เกิดอันตรายต่อร่างกายด้วย
  • แฟ้มเอกสารที่ใช้ประจำ ให้จัดไว้ในชั้นที่อยู่ใกล้กับผู้ใช้มากที่สุด และจัดให้อยู่ในระดับสูงจากเข่าถึงบ่าของผู้ใช้ จะทำให้การหยิบใช้และจัดเก็บทำได้สะดวก รวดเร็ว ไม่เกิดอันตรายต่อร่างกายด้วย
  • การจัดเอกสารเป็นหมวดหมู่ เมื่อแบ่งประเภทของเอกสารได้แล้ว ก็นำมาจัดเป็นหมวดหมู่ โดยระบุเป็นตัวอักษร, ตัวเลข หรือใช้สีของแฟ้มที่แตกต่างกัน หรือใช้เทปสีติดที่สันแฟ้ม จะทำให้การค้นหาและการจัดเก็บ เป็นไปได้สะดวกและรวดเร็วมากขึ้น
  • การจัดเรียงแฟ้มให้อยู่ตามลำดับในชั้นเก็บ การจัดเก็บแฟ้มเข้าชั้นเก็บ อาจจะมีการเรียงหมายเลข หรือใช้วิธีขีดเส้นทแยง จากแฟ้มแรกจนถึง แฟ้มสุดท้าย จะทำให้การจัดเก็บแฟ้มเข้าที่นั้น ถูกต้องรวดเร็ว แฟ้มไหนที่อยู่ผิดที่จะรู้ได้ทันที และสามารถเอากลับคืนที่เดิมได้ง่าย
  • การจัดทำแฟ้มดัชนี (Index File) เป็นแฟ้มที่ระบุรายละเอียดของหมวดหมู่ เอกสาร ซึ่งอาจกำหนดเป็นกลุ่มตัวเลขหรือเป็นกลุ่มตัวอักษร ทั้งหมายเลขของแฟ้มเอกสารและหมายเลขของตู้เก็บเอกสาร ซึ่งแฟ้มดังกล่าวจะบอกว่าเอกสารหมวดหมู่ใด ถูกเก็บไว้ ณ ที่ใด เมื่อต้องการเอกสารก็เพียงแต่เปิดหาที่แฟ้ม ดัชนี ก็สามารถไปหาเอกสารที่ต้องการได้สะดวกและรวดเร็ว ลดเวลาในการค้นหา

          3. แบบฟอร์มต่าง ๆ ควรจะมีการทบทวนรูปแบบของเอกสารต่าง ๆ อยู่เสมอ อาจจะกำหนดระยะเวลาที่แน่นอนในการทบทวนเอกสาร เช่น ปีละครั้ง หรือสองปีต่อครั้ง เพราะแบบฟอร์มที่ใช้งานนาน ๆ มักมีช่องที่เติมข้อความต่าง ๆ ที่ไม่เหมาะสม ไม่จำเป็น ไม่เหมาะกับสถานการณ์หรือมีมากเกินไป ควรมีการแก้ไขให้กะทัดรัด ใช้งานได้สะดวกรวดเร็ว และสิ้นเปลืองกระดาษน้อยที่สุด

          4. การจัดทำรายงานต่าง ๆ ควรจัดทำให้สนองต่อความต้องการของผู้ใช้ เนื้อหารายงานควรจะสั้นและตรง จุดประสงค์ที่สุด เพื่อที่ผู้อ่านสามารถจับใจความได้รวดเร็ว และถ้าไม่จำเป็นแล้ว ไม่ควรทำรายงานเกินความจำเป็น

จัดระบบงานเอกสาร          5. จัดระเบียบตู้เอกสารและโต๊ะทำงาน ควรมีการจัดระเบียบและทำความสะอาดอย่าง น้อยเดือนละครั้ง โดยการขจัดสิ่งของที่ไม่จำเป็น จัดแยกของที่จำเป็นให้เป็นระเบียบ ตู้เอกสารและลิ้นชักโต๊ะทำงาน มักมีสิ่งของที่ไม่จำเป็นอยู่เสมอ หรือบางทีก็มีมากเกินความจำเป็นต่อการใช้งาน จึงควรมีการจัดการทิ้งบ้างตาม สมควร สำหรับโต๊ะทำงานนั้นควรมีการจัดระเบียบทุกครั้งหลังเลิกงานประจำวัน

          การจัดเอกสารให้เข้าที่เข้าทาง ก็เหมือนกับการจัดการกับชีวิตให้มีระเบียบ คุณจะพบว่า ถ้าคุณไม่ต้องเสียเวลาไปกับการค้นหาเอกสาร คุณจะได้เวลากลับคืนมาไม่น้อยเชียวล่ะ

เรื่องอื่น ๆ ที่น่าสนใจ

รู้ทันฟังก์ชั่นเด่นออฟฟิศ 2013

ภาพรวมของไซต์พื้นที่ทำงานเอกสาร