เปลี่ยนการประชุมแสนเบื่อ ให้เป็นประชุมแสนแซ่บ

จัดการประชุมให้มีสีสัน

          ถึงคราวประชุมเมื่อไหร่ หัวใจห่อเหี่ยวทุกที เหมือนช่วงเวลาดี ๆ ของชีวิตกำลังจะถูกพราก เพราะนอกจากบรรยากาศอันแสนจะตึงเครียดแล้ว ความน่าเบื่อชวนหลับใหลก็เข้ามาใกล้ ๆ ทุกขณะ จะทำอย่างไรดี อยากเปลี่ยนการประชุมทุกครั้งให้มีสีสันแสนแซ่บชนิดที่เรียกว่า จัดประชุมครั้งใด หัวใจพองโตทุกที ถ้าอยากรู้วิธี ก็ตาม jobsDB มาเลย

ประธานต้องแซ่บ

          ความแซ่บในที่นี้ไม่ได้หมายถึง ความจัดจ้าน เกรี้ยวกราด คอยระเบิดอารมณ์จนที่ประชุมกลัว แต่ประธานควรทำหน้าที่ด้วยความสนุก ผ่อนคลาย และได้สาระแบบครบเครื่อง บอกได้เลยว่า ความแซ่บของประธานมีผลต่อการประชุมอย่างมาก หากประธานทำตัวเหมือนหัวโขนแค่นั่งหัวโต๊ะคอยถามว่าใครทำอะไร มีความก้าวหน้าแค่ไหน หรือพูดบรรยายระบายอารมณ์ของตัวเองไปเรื่อย ๆ คงต้องขอมอบมงตำแหน่งความสุดเบื่อให้ไปครอบครองกันเลยล่ะค่ะ แต่ถ้าประธานมีความตื่นตัว ยิ้มแย้มแจ่มใส เกริ่นนำได้อรรถรส ดำเนินการประชุมด้วยน้ำเสียง ฟังชัดเจน ไม่พูดอืออออยู่ในลำคอคนเดียว มีเทคนิคการนำเสนอที่สนุก เสริมมุขขำบ้างเป็นระยะ หรือมี Quiz มันส์ ๆ ให้เล่นก่อนเริ่มประชุม นอกจากจะเป็นการวอร์มอัพให้ทุกคนมีพลังแล้ว ยังทำให้บรรยากาศในห้องประชุมไม่เคร่งเครียดอีกด้วย

ผู้ร่วมประชุมก็ต้องแซ่บ

          บางครั้งความน่าเบื่อของการประชุมก็เกิดจากตัวผู้ร่วมประชุมเอง หากคุณเป็นได้เพียงแค่ผู้ฟังที่นั่งเฉย ๆ ไม่แสดงความคิดเห็นในที่ประชุม ไม่แชร์ไอเดียกับเพื่อน ไม่ร่วมกิจกรรมใด ๆ ขออุบสิ่งที่คิดไว้ในคอมฟอร์ตโซนของตัวเอง ทำตัวเป็นเงามืดในห้องเล็ก ๆ ก็คงไม่เกิดคุณค่า แถมพลอยทำให้บรรยากาศขาดชีวิตชีวาไปด้วย ให้คุณคิดเสียใหม่ว่า การประชุมก็คือโอกาสดีที่จะได้นั่งพูดคุยกับเพื่อน เห็นความก้าวหน้าของกันและกัน เพื่อช่วยสร้างสรรค์งานให้บรรลุเป้าหมายของแผนก โปรดเปิดใจรับฟังปัญหา มองภาพความสำเร็จร่วมกัน และเสนอความคิดเห็นเพื่อประโยชน์ของส่วนรวม โดยไม่ต้องกังวลว่าสิ่งที่คุณคิดจะเป็นสิ่งผิดหรือไม่โดนใจใคร แต่สิ่งที่คุณคิดนี่แหละ อาจเป็นประกายฉายแววความบรรเจิดที่ทุกคนกำลังรอคอยอยู่ก็เป็นได้

ประเด็นต้องชัดเจน

          ความน่าเบื่อในการประชุมของหลาย ๆ ที่เกิดจากความเยิ่นเย้อในการนำเสนอ ผู้เข้าร่วมประชุมบางคนหรือแม้แต่ประธานในที่ประชุมเองไม่เข้าใจประเด็น โฟกัสปัญหาไม่ถูกจุด พูดบรรยายเป็นน้ำท่วมทุ่งแต่หาสาระไม่เจอ จึงไม่ต้องแปลกใจหากจะเห็นแววตามองเหม่อจากเพื่อน ๆ ขณะที่คุณยืนพูดอยู่หน้าห้อง หากไม่รีบกำจัดจุดอ่อนนี้ไปเสีย การประชุมครั้งหน้าย่อมไม่มีใครอยากเข้าร่วมด้วยแน่นอน

Presentation ต้องโดน

          เคยมั้ยเวลานั่งประชุมอยู่ เผลอหลับไปตอนไหนก็ไม่รู้ เพราะ presentation เจ้ากรรมของผู้ร่วมประชุมเป็นเหตุ เวลาเงยหน้ามองจอทีไรเจอแต่ตัวหนังสือเต็มไปหมด แถมแสงในห้องก็ไม่เป็นใจ มองเห็นไม่ค่อยจะชัดอีกต่างหาก ความน่าเบื่อก็เลยบังเกิด อยากจะเตลิดกลับไปทำงานเสียยังดีกว่า งานนี้ผู้สวมบทบาทประธานควรต้องจัดการเสียหน่อย ลองใช้ infographic หรือมัลติมีเดียเจ๋ง ๆ ให้ที่ประชุมดู นอกจากจะช่วยไล่ความง่วงออกไปได้แล้ว ไม่แน่นะ ประชุมคราวต่อไปอาจได้เห็น presentation รูปแบบใหม่ที่ไฉไลสุด ๆ ไปเลย

บรรยากาศต้องได้

          ลองเปลี่ยนสถานที่ประชุมกันบ้าง เพราะบางทีการนั่งประชุมอยู่แต่ในห้องสี่เหลี่ยมกับบรรยากาศเดิม ๆ ก็ทำให้ผู้ร่วมประชุมรู้สึกเบื่อ คิดงานไม่ออกได้เหมือนกัน ลองหาวันเหมาะ ๆ นัดทีมงานไปประชุมนอกสถานที่สักหน่อย อาจเป็นร้านกาแฟเก๋ ๆ แถวออฟฟิศ หรือร้านอาหารน่ารัก ๆ บรรยากาศชิล ๆ เชื่อเถอะว่าจะช่วยกระตุกต่อมคิด ให้ทุกคนร่วมแชร์ไอเดียเด็ดได้ดีทีเดียว

เกมต้องมันส์ รางวัลต้องฮา

          การปลดปล่อยความน่าเบื่อของการประชุมอันแสนเคร่งเครียดอีกวิธีหนึ่งที่มักใช้ได้ผลเสมอ ก็คือ การพักเบรกด้วยเกมมันส์ ๆ พร้อมด้วยของรางวัลสุดฮาที่ทุกคนคาดไม่ถึง เป็นการกระตุ้นให้ที่ประชุมตื่นตัว กระปรี้กระเปร่า รับรองเลยว่า ประเด็นประชุมหัวข้อต่อไปแซ่บได้ใจทุกคนแน่นอน

ผลลัพธ์ต้องติดตาม

          เป็นความสนุกสุดแซ่บของการประชุมอีกอย่างหนึ่ง เพราะการติดตามผล ปัญหาจากการประชุมครั้งที่แล้ว หรืองานที่กำลังฮอตของแผนก จะสร้างความท้าทายให้ทุกคนมีชีวิตชีวา เล็งเห็นเป้าหมายเดียวกัน พร้อมบรรเจิดไอเดียอย่างเต็มที่ นอกจากจะทำให้บรรยากาศในการประชุมแฮปปี้แล้ว ยังเป็นการสร้างคุณค่าให้แก่คนทำงาน ส่งผลให้งานที่กำลังจะทำสำเร็จอย่างมีประสิทธิภาพดีอีกด้วย

ลองปรับใช้เทคนิคดี ๆ ที่เราแนะนำดูนะคะ แล้วทัศนคติของคุณกับการประชุมจะเปลี่ยนไป

ช่วยเพิ่มโอกาสได้งานเร็วขึ้น™ สร้างโปรไฟล์กับ jobsDB

ช่วยเพิ่มโอกาสได้งานเร็วขึ้น™ อัปเดตรายละเอียดเกี่ยวกับ jobsDB

เรื่องอื่น ๆ ที่น่าสนใจ

นัดประชุมด้วย Microsoft Outlook ผู้ช่วยเลขานุการ

วิธีการเขียนรายงานการประชุม สำหรับมือใหม่