คำแนะนำและตัวอย่างจดหมายตอบปฏิเสธการรับเข้าทำงาน

          การแจ้งข่าวร้ายแก่ผู้อื่นเป็นสถานการณ์ที่น่าลำบากใจไม่ว่าจะเป็นใครก็ตาม แต่ในฐานะ HR แล้วเมื่อทำการสัมภาษณ์งาน และคัดเลือกผู้สมัครที่เหมาะสมได้แล้ว ก็ควรมีการแจ้งข่าวแก่ผู้สมัครงานคนอื่น ๆ ที่รอฟังผลการคัดเลือกด้วย ในต่างประเทศ “การส่งจดหมายแจ้งผลการสัมภาษณ์งาน” เป็นเรื่องปกติสำหรับ HR ไม่ว่าจะได้งานหรือไม่ได้งานก็จะแจ้งให้ผู้สมัครทราบ ตรงข้ามกับบ้านเรา “การเงียบหาย” กลายเป็นคำตอบที่ผู้สมัครสามารถรับรู้ได้เอง

          ในบรรดาบริษัทที่เงียบหาย หากมีสักบริษัทที่โทรมาแจ้งหรือส่งจดหมายมาแจ้ง จะทำให้ผู้สมัครงานประทับใจได้มาสักเพียงไหน ทำไมจึงไม่เป็นบริษัทของคุณล่ะคะ แสดงความเป็นมืออาชีพให้ผู้สมัครงานเห็นและเกิดความรู้สึกประทับใจ แม้จะไม่ได้งานแต่ก็เป็นการจากกันด้วยดี และเกิดชื่อเสียงในทางที่ดีต่อบริษัทของคุณ

          คำแนะนำในการเขียนจดหมายตอบปฏิเสธการรับเข้าทำงาน

  1. จดหมายปฏิเสธรับเข้าทำงานนิยมส่งทางอีเมลเพื่อความรวดเร็ว
  2. ควรระบุชื่อผู้สมัครงานเป็นรายบุคคล เพื่อเป็นแสดงความตั้งใจที่จะแจ้งข่าวแก่ผู้สมัครคนนั้น ๆ
  3. ขอบคุณผู้สมัครที่สละเวลา และให้ความสนใจกับในตำแหน่งงานของบริษัท
  4. ชื่นชมผู้สมัครในจุดเด่นของเขาที่ทำให้คุณประทับใจ
  5. ระบุเหตุผลที่ปฏิเสธ โดยทั่วไปแล้วมักแจ้งว่าบริษัทได้คัดเลือกคนที่เหมาะสมกับตำแหน่งนี้แล้ว
  6. หากบริษัทจะเก็บเรซูเม่ของผู้สมัครไว้ เพื่อพิจารณาตำแหน่งงานอื่น ๆ ที่อาจเหมาะสม ควรแจ้งว่าจะเก็บไว้นานเท่าไร
  7. อวยพรให้ผู้สมัครงานได้รับข่าวดีในการสมัครงานครั้งต่อไป
  8. ควรส่งจดหมายแจ้งข่าวทันทีที่ตัดสินใจได้ ไม่ปล่อยให้ผู้สมัครรออย่างไร้อนาคต แต่ไม่ควรเร็วเกินไปขนาดส่งจดหมายตามมาทันทีหลังออกจากห้องสัมภาษณ์

          มาดูตัวอย่างจดหมายตอบปฏิเสธการรับเข้าทำงานกันบ้าง

Dear Mr./Ms. Applicant: Thank you for the opportunity to meet with you and discuss your qualifications for the position of Job Title.

While we were impressed with your background and experience, we have concluded that another candidate’s qualifications more closely match our requirements.  We sincerely regret that we cannot offer you employment with our organization at this time.

You have our best wishes for success in locating the career opportunity you deserve.  We will retain your resume in our files to review for future openings for up to six months.  In the event of an appropriate available position, we will not hesitate to contact you.

We appreciate your interest and the time you have invested in interviewing with AnyCompany.

Very truly yours,

AnyCompany Representative Name

Human Resources

ที่มา : www.scribendi.com, www.hrtogo.com

เรื่องอื่น ๆ ที่น่าสนใจ

ขั้นตอนการทำ Shortlist คัดเลือกผู้สมัครงาน

10 ขั้นตอนสรรหาผู้สมัครงานอย่างเป็นระบบ