คุณสมบัติของเลขานุการที่เจ้านายต้องการ

          เพราะเลขานุการเปรียบเสมือนมือขวาของเจ้านาย การเป็นเลขาฯ ที่ดีที่เจ้านายรักจึงต้องมีคุณสมบัติเฉพาะ ทั้งความรอบรู้ในเรื่องหน้าที่ความรับผิดชอบของงานเลขาฯ และยังต้องรู้จักสไตล์การทำงานของเจ้านายเป็นอย่างดี ชนิดที่เรียกว่า “มองตาก็รู้ใจ” กันเลยทีเดียว คุณสมบัติที่เลขาฯ ที่ดีต้องมี ได้แก่

  1. บริหารจัดการตัวเองได้ดี สามารถทำงานหลายอย่างในเวลาเดียวกันได้อย่างรวดเร็วและมีประสิทธิภาพ
  2. รอบรู้ในธุรกิจของบริษัท เพราะบ่อยครั้งที่คุณต้องเป็นตัวแทนของเจ้านายไปประชุมหารือกับหน่วยงานต่างๆ หรือเป็นตัวแทนในการติดต่อกับลูกค้า
  3. มีทักษะในการสื่อสาร ปฏิสัมพันธ์ และประสานงาน ระหว่างแผนกหรือหน่วยงานต่างๆ ได้อย่างคล่องแคล่ว สร้างความประทับใจด้วยใบหน้ายิ้มแย้ม และน้ำเสียงที่น่าฟังเสมอ
  4. เตรียมการล่วงหน้าได้ดี เลขาฯ ที่ดีต้องมีการวางแผนล่วงหน้า ในการเตรียมข้อมูลต่างๆ ให้กับเจ้านาย ให้พร้อมสำหรับการประชุม การตอบคำถามและคำขอต่างๆ
  5. มีความเป็นมืออาชีพทั้งบุคลิกภายนอกและความคิดความอ่าน เลขาฯ ที่ดีควรแต่งกายให้ดูดี เป็นหน้าเป็นตาให้กับเจ้านายและบริษัท รู้จักความเหมาะสมว่าเมื่อไรควรพูด และเมื่อไรไม่ควรพูด
  6. มีทักษะในการฟัง จับประเด็น และจดจำรายละเอียดต่างๆ ได้ดี รวมทั้งการสะกดคำ และการคำความเข้าใจกับลายมือที่ยุ่งเหยิงของเจ้านายด้วย
  7. คุณสมบัติเลขานุการที่ดีทันสมัย ใฝ่เรียนรู้ ติดตามข้อมูลข่าวสาร เรียนรู้ทักษะใหม่ๆ และพัฒนาความสามารถอยู่เสมอ
  8. นำเสนอวิธีการแก้ปัญหา มากกว่านำปัญหามาให้เจ้านายแก้ไข และระลึกอยู่เสมอว่าเจ้านายมีเรื่องน่าปวดหัวมากมายอยู่แล้ว ดังนั้นไม่ควรนำปัญหาเล็กๆ น้อยๆ ไปรบกวนเจ้านายอีก

          ใครที่สำรวจตัวเองแล้วพบว่า มีคุณสมบัติดังกล่าวมานี้อัดแน่นอยู่เต็มศักยภาพ คุณจะเป็นดาวรุ่งในงานเลขานุการได้ไม่ยาก แต่หากใครที่ยังมองตาและไม่รู้ใจเจ้านาย ขอให้หมั่นฝึกฝน ฝึกฝน และฝึกฝนใน 8 ข้อนี้ด้วยความอดทน เพื่อสักวันคุณจะเป็นเลขาฯ ที่เจ้านาย…ขาดไม่ได้