หลักการเขียนจดหมายธุรกิจที่ควรคำนึงถึง

          การเขียนจดหมายธุรกิจ แบ่งออกเป็น 3 ระยะ ดังนี้

ก่อนการเขียน ก่อนการเขียนจดหมายธุรกิจผู้เขียนต้องคำนึงถึงเรื่องต่าง ๆ ให้เหมาะสมกับผู้รับจดหมาย

  1. เขียนถึงใคร เพื่อจะเลือกใช้คำขึ้นต้น คำลงท้าย ตลอดจนถ้อยคำสำนวนให้เหมาะสมกับผู้รับจดหมาย
  2. เขียนเรื่องใดบ้าง เพื่อจะได้สื่อสารกันให้ตรงประเด็น และได้สาระครบถ้วนตามต้องการในส่วนนี้ผู้เขียนต้องคิดให้รอบคอบและแน่นอนก่อนว่าจะเขียนเรื่องใดบ้าง และต้องหาข้อมูลให้ถูกต้องชัดเจนหากเป็นจำนวน วัน เวลา สถานที่ และเงื่อนไขต่าง ๆ ควรตรวจสอบให้แน่ชัด เพื่อป้องกันการคลาดเคลื่อนที่อาจเกิดขึ้นภายหลัง
  3. เขียนทำไม เพื่อจะได้ระบุวัตถุประสงค์ลงไปให้ชัดเจน แน่นอน เช่น เพื่อขอความร่วมมือ เพื่อแจ้งให้ทราบ เพื่อให้พิจารณา เป็นต้น ผู้รับจดหมายจะได้ไม่ลังเลสงสัยว่าผู้เขียนต้องการอะไรแน่
  4. เขียนอย่างไร เพื่อจะได้กำหนดรูปแบบของจดหมายเสียก่อนว่าควรใช้ลักษณะ อย่างไร ควรมีเนื้อความกี่ตอน เนื้อความแต่ละตอนควรกล่าวถึงอะไรบ้างและควรเลือกสรรถ้อยคำอย่างไรจึงจะเหมาะสม

ขณะที่เขียน ขณะที่เขียนจดหมายธุรกิจ ผู้เขียนควรคำนึงถึงเรื่องต่าง ๆ คือ

  1. การเขียนจดหมายธุรกิจลำดับใจความของจดหมายให้เป็นเหตุเป็นผล คือ ต้องกล่าวถึงสาเหตุให้ชัดเจนก่อนว่าใคร ทำอะไร ที่ไหน เมื่อใดแล้วจึงแจ้งวัตถุประสงค์ให้ผู้รับจดหมายทราบว่าต้องการอะไร จากนั้นจึงเป็นข้อความปิดท้ายที่เหมาะสม ก่อให้เกิดความรู้สึกประทับใจ
  2. รักษารูปแบบให้ถูกต้อง กล่าวคือ ระมัดระวังในเรื่องการจัดระยะ การแบ่งย่อหน้าการเว้นระยะบรรทัด การเว้นกั้นหน้า – กั้นหลัง เป็นต้น
  3. ใช้ภาษาให้ถูกต้องสละสลวย คือ การเลือกสรรถ้อยคคำให้ตรงตามความหมายที่ต้องการสะกดคำได้ถูกต้องตามอักขระวิธี ใช้ถ้อยคำสำนวนให้เหมาะสมแก่สถานภาพของผู้รับจดหมาย สร้างใจความที่ก่อให้เกิดผลการปฏิบัติตามวัตถุประสงค์ และเกิดความรู้สึกในแง่ดี เป็นต้น
  4. สะอาด เป็นระเบียบ จดหมายที่ก่อให้เกิดความประทับใจไม่ควรมีรอยขูดลบขีดฆ่า เพราะเป็นการแสดงให้เห็นถึงความสะเพร่า ขาดความประณีตของผู้เขียนจดหมาย

หลังการเขียน ภายหลังการเขียนจดหมายเสร็จแล้วผู้เขียนควรตรวจทานจดหมายที่เขียนเสร็จแล้วนั้นซ้ำอีกครั้งหนึ่งว่าไม่มีข้อบกพร่องใด ๆ หลงเหลืออยู่ทั้งนี้เพื่การตอบสนองที่น่าพอใจในการติดต่อธุรกิจซึ่งกันและกัน


เรื่องอื่น ๆ ที่น่าสนใจ

ส่วนประกอบของตัวจดหมายธุรกิจที่ดี

วิธีการเขียนรายงานการประชุมแบบมืออาชีพ