เคล็ดลับสร้างการมีส่วนร่วมในการประชุม

          บางคนมักจะรู้สึกว่าการประชุมเป็นสิ่งเต็มไปด้วยความกดดัน หากเตรียมตัวไม่พร้อม เราก็จะกลายเป็นจุดสนใจ แน่นอนว่าไม่ใช่จุดสนใจที่ดีนัก เราจะรู้สึกได้ถึงสายตาทุกสายตา ที่กำลังจ้องมองมาที่เราเป็นตาเดียว ทำอย่างไรจึงจะทำให้การประชุมที่เรามีส่วนร่วมน่าสนใจ และดูไม่น่าเบื่อจนเกินไป หลายคนปฏิเสธที่จะเข้าร่วมประชุมกับองค์กร เพราะส่วนหนึ่งรู้สึกว่าเป็นสิ่งที่ขาดความน่าสนใจ และไม่เกี่ยวข้องกับตัวเอง

          การประชุมไม่เพียงแต่จะต้องนำเสนอข้อมูลที่เป็นประโยชน์ให้กับผู้ฟังเท่านั้น แต่เราต้องสร้างการมีส่วนร่วมในการประชุมให้เกิดขึ้นด้วย เราต้องให้ผู้ฟังสามารถโต้ตอบ เพื่อแสดงออกถึงการรับรู้ว่าเขาเข้าใจในสิ่งที่เรานำเสนอไปมากน้อยเพียงใด ผู้พูดต้องทำให้ผู้เข้าร่วมประชุมรู้สึกว่าการเข้าประชุมนั้นสำคัญเพียงใด จำเป็นเพียงใดที่เขาต้องเข้าประชุมในครั้งนี้

          การจัดการประชุมให้ประสบความสำเร็จและมีประสิทธิภาพนั้น ไม่เพียงแต่ต้องทำอย่างมีระบบ แต่ต้องสร้างการมีส่วนร่วมให้กับการประชุมในแต่ละครั้งด้วย เทคนิคการประชุมนั้นไม่ตายตัว สามารถเปลี่ยนแปลงได้ สถานการณ์การประชุมที่จะเกิดขึ้นก็มักจะแตกต่างกันไป เคล็ดลับที่จะช่วยให้การประชุมเกิดการมีส่วนร่วม และมีประสิทธิภาพอย่างแท้จริง มีดังนี้

เข้าประชุมตรงเวลา

          การตรงต่อเวลาเป็นมารยาทข้อสำคัญที่ผู้เข้าร่วมประชุมทุกคนต้องมี และปฏิบัติให้ได้ เพราะหากต้องรอใครคนใดคนหนึ่ง ก็จะเสียเวลาการประชุมออกไปอีก หากเป็นไปได้ให้เข้าประชุมก่อนเวลาสัก 5 นาที เพราะเราจะได้มีเวลาเตรียมตัว และเตรียมประเด็นต่าง ๆ ที่ต้องพูดถึงในการประชุมให้มากขึ้น การเข้าประชุมสายจะทำให้คนอื่น ๆ เข้าใจว่าเราไม่มีความพร้อมมากพอ และเป็นคนไม่รักษาเวลา

จำกัดผู้มีส่วนร่วมประชุม

          เราต้องทำให้ผู้เข้าร่วมประชุมทุกคนรู้สึกได้ถึงความสำคัญ ว่าเหตุใดเขาจึงต้องเข้าประชุมในครั้งนี้ และผู้จัดประชุมเองต้องมั่นใจว่าทุกคนที่เข้าประชุมจำเป็นต้องมีส่วนร่วมในการประชุมจริง ๆ ไม่ใช่เชิญเพียงเพราะว่าเป็นหน้าที่ที่ต้องเข้าประชุม หากเชิญคนที่ไม่มีบทบาทอย่างจริงจังมา ก็จะทำให้เขารู้สึกเบื่อหน่าย และไม่สามารถแสดงความคิดเห็นใด ๆ ได้ เพราะเขาไม่ได้มีความรู้ในเรื่องนั้น ๆ อย่างแท้จริงแต่อย่างใด เช่น หากเป็นการประชุมแผนก เราก็ควรเชิญเฉพาะผู้ที่มีส่วนเกี่ยวกับกับหัวข้อที่เราจะพูดเท่านั้น ไม่ควรชวนคนอื่น ๆ ที่ไม่มีส่วนเกี่ยวข้องมาด้วย แม้ว่าเขาจะอยู่ในแผนกเดียวกับเราก็ตาม ยิ่งมีผู้ประชุมมากก็จะทำให้การประชุมยืดเยื้อเกินความจำเป็น

เตรียมทุกอย่างให้เกินความพร้อม

          การประชุมทุกครั้งมีโอกาสที่จะเกิดเรื่องไม่คาดหวังอยู่เสมอ ไม่ว่าจะเป็นการประชุมในบริษัท หรือจำเป็นต้องออกไปประชุมนอกสถานที่ เราต้องเตรียมข้อมูลที่จะใช้ในการประชุมให้พร้อม และเตรียมเผื่อไว้ในกรณีที่มีผู้เข้าประชุมต้องการข้อมูลเพิ่ม ในกรณีที่เรามีเอกสารให้ผู้เข้าประชุม เราไม่จำเป็นต้องพูดให้ครบทุกประเด็น พูดเพียงประเด็นที่สำคัญ ๆ เท่านั้น และพูดให้ตรงประเด็นมากที่สุด  หากผู้เข้าประชุมมีข้อสงสัยก็อาจจะอ่านเพิ่มเติมจากเอกสาร หรือเปิดโอกาสให้เขาได้ซักถามเพิ่มเติม โดยเราเป็นผู้ตอบคำถามนั้น เพื่อไขข้อข้องใจ

ให้ความสำคัญกับผู้เข้าประชุม

การมีส่วนร่วมประชุม          เราควรกำหนดเวลาว่าเราจะใช้เวลาในการนำเสนอข้อมูลนานเพียงใด จากนั้น เราจะใช้เวลาเท่าใดในการตอบคำถามของผู้เข้าร่วมประชุม การให้ความสำคัญกับผู้เข้าประชุม จะเป็นการสร้างการมีส่วนร่วมได้ดีในระดับหนึ่ง การเกิดคำถามคำตอบในระหว่างการประชุม หรือแม้แต่หลังการประชุมเองก็ตาม ทำให้เราได้รู้ว่าผู้เข้าประชุมสนใจหัวข้อใด หรือมีข้อสงสัยในประเด็นใดเป็นพิเศษ หากมีโอกาสเราต้องไขข้อข้องใจนั้นให้กระจ่าง เป็นการตัดปัญหาการประชุมที่ขนาดความน่าสนใจไปได้

          การสร้างการมีส่วนร่วมในการประชุมนั้น จะทำให้ประเด็นที่นำมาประชุมนั้นมีความชัดเจนมากขึ้น ทั้งผู้พูดและผู้ฟังจะเข้าใจในประเด็นที่ตรงกันมากขึ้น และไม่จะเป็นต้องพูดซ้ำ หากประเด็นนั้นมีการพูดถึงไปแล้ว การสร้างการมีส่วนร่วมจะทำให้การประชุมมีความสำคัญ เพราะผู้เข้าร่วมประชุมจะให้ความร่วมมืออย่างเต็มที่

เรื่องอื่น ๆ ที่น่าสนใจ

4 เทคนิคสนุก ปลุกการประชุมให้มีชีวิตชีวา

ประเมินผลงานตนเองอย่างไร? ให้กลายเป็นพนักงานคนเก่ง