เทคนิคการประชุมแบบ Smarter Meeting

          เมื่อพูดถึงการประชุมแล้วผู้บริหารหรือคนทำงานหลายคนคงจะนึกถึงบรรยากาศในห้องสี่เหลี่ยมที่มีประธานนั่งอยู่ หัวโต๊ะ เป็นสถานที่ถกเถียงกันอย่างถูกกฎระเบียบของบริษัทบ้าง บางคนอาจกล่าวว่าเป็นสถานที่ที่ใช้ในการระบาย อารมณ์ของคนบางคน (โดยเฉพาะประธาน) เป็นต้น อย่างไรก็ตาม วันนี้เราจะขอนำเสนอเทคนิคในการพัฒนา การประชุมให้ดีกว่าที่ผ่านมา ดังต่อไปนี้

          1. วอร์มอัพรับการประชุม (Warm up) การประชุมก็จำเป็นต้องมีการวอร์มอัพเพื่ออบอุ่นจิตใจของผู้เข้าร่วมประชุมก่อนทุกครั้ง ซึ่งการวอร์มอัพนี้อาจจะใช้วิธีการพูดคุยเรื่องอื่น ๆ ก่อนเข้าวาระการประชุม เช่น การสอบถามสารทุกข์สุกดิบ การพูดคุยเรื่องทั่ว ๆ ไปเกี่ยวกับชีวิตที่ผ่านมาของแต่ละคน ทั้งนี้ เพื่อตรวจสอบ สภาวะจิตใจและอารมณ์ของผู้เข้าประชุมว่ามีอะไรค้างคาใจหรือไม่ อารมณ์ของแต่ละคนเป็นอย่างไร แบกปัญหาชีวิตอะไรเข้ามาในห้อง ประชุมหรือไม่ การวอร์มอัพถือเป็นการผ่อนคลายก่อนที่จะเข้าวาระการประชุม เป็นการตรวจสอบอารมณ์ซึ่งกันและกัน ไม่มีการบันทึกไว้ ในวาระการประชุม และจะช่วยลดวาระซ่อนเร้นเมื่อถึงวาระการประชุมจริง

          2. ลดการยึดติดและลดพื้นที่สะดวก (Comfort Zone) คนเข้าประชุมส่วนใหญ่มักจะยึดติดกับที่นั่งประชุม นั่งติดกับคนบางคนที่รู้สึกอบอุ่นและไว้ใจได้ ถ้าปล่อยให้เป็นเช่นนี้ไปนาน ๆ คนก็จะฝัง รากลงลึกและขีดเส้นว่าบริเวณนี้เป็นที่ที่รู้สึกสะดวกสบายและปลอดภัยกับจิตใจ ไม่ค่อยอยากจะเปลี่ยนแปลง ซึ่งจะส่งผลกระทบต่อ ประสิทธิภาพการประชุม เนื่องจากคนจะเริ่มคุ้นเคย ขาดความกระตือรือร้น ขาดการเรียนรู้สิ่งใหม่ ขาดการปรับตัว(รวมถึงความคิด) ดังนั้น ควรจะมีการแทรกกิจกรรมต่างๆในระหว่างการประชุม เพื่อให้คนถอนรากออกจากเก้าอี้ตัวเดิม แยกจากคนกลุ่มเดิมบ้าง เช่น มีการกำหนดที่นั่งในการประชุมแต่ละครั้งแตกต่างกันไป หรือระหว่างเบรกต้องมีกิจกรรมเพื่อแยกที่นั่งไม่ให้นั่งที่เดิมนานเกินไป

          3. หมุนเวียนกันเป็นประธาน เพื่อให้ทุกคนเข้าใจความรู้สึกของการเป็นประธานในที่ประชุมและเข้าใจบทบาทหน้าที่ของตัวเองมากยิ่งขึ้น น่าจะมีการกำหนดให้มีการ หมุนเวียนสับเปลี่ยนกันเป็นประธานในที่ประชุมบ้าง เพราะนอกจากจะได้กระโดดออกจากกล่อง(สายงาน)ของตัวเองมาดูโลกภายนอกแล้ว ยังจะเป็นการฝึกทักษะของการเป็นผู้นำคนอื่นได้อีกทางหนึ่งด้วย

          4. ใช้ร่างรายงานการประชุมเป็นตัวกำหนดพฤติกรรมในการประชุม เพื่อป้องกันไม่ให้วาระจรมามีอิทธิพลต่อวาระการประชุมจริงที่กำหนดไว้ จึงควรมีการจัดทำร่างของรายงานการประชุมและเว้นไว้ช่องว่างไว้ สำหรับเติมผลสรุปของการประชุม และควรจะแจกร่างรายงานนี้ให้กับผู้เข้าร่วมประชุมทุกคน และใช้ร่างรายงานการประชุมนี้เป็นตัวกำหนด และควบคุมพฤติกรรมในการประชุม เช่น บางวาระจะกำหนดว่าต้องใช้เวลาเท่าไหร่ ผลที่ต้องการเติมลงในช่องว่างของร่างรายงานการ ประชุมคืออะไร ถ้ายังไม่สมบูรณ์ก็ไม่ควรผ่านวาระนั้น ๆ ไป หรือถ้าวาระไหนต้องใช้เวลามากก็อาจจะต้องเลื่อนไปเป็นวาระสุดท้ายก็ได้

ประชุมรูปแบบใหม่          5. วอร์มดาวน์ (Warm down) หลังจากประชุมกันมาจนเครียดแล้ว น่าจะมีการลดอุณหภูมิจากการประชุมลงโดยการค่อยๆปรับจากเรื่องเครียดเรื่องหนักมาเป็นเรื่องเบา ๆ จนทุกคนสามารถปรับอารมณ์ของตัวเองกลับคืนสู่สภาวะปกติให้ได้ก่อนก่อนที่จะปล่อยให้ทุกคนออกจากห้อง เพราะมิฉะนั้น คนที่จะรอง รับอารมณ์คือลูกน้องของคนที่โดนด่าในที่ประชุม เพราะรับมาเต็ม ๆ ยังไม่ได้ระบายเลย พอกลับมาถึงที่ทำงานก็เรียกลูกน้องมาด่าทีละคน หรือด่าเป็นกลุ่ม เพราะตัวเองเพิ่งโดนด่ามาจากที่ประชุมสด ๆ ร้อน ๆ

          สุดท้ายนี้ การประชุมก็เปรียบเหมือนกับกระจกสะท้อนการบริหารงานขององค์นั้นๆ ได้เป็นอย่างดี เพราะถ้าผู้บริหารไม่สามารถบริหาร จัดการการประชุมให้มีประสิทธิภาพได้แล้ว คงจะเชื่อได้ยากว่าการบริหารจัดการองค์กรจะมีประสิทธิภาพแตกต่างจากประสิทธิภาพของ การประชุมที่เป็นอยู่


ที่มา : www.hrcenter.co.th