หลักการบริหารงานแบบ Kaizen

          Kaizen หรือการปรับปรุงอย่างต่อเนื่องนั้น แบ่งกว้างๆ ออกเป็น 3 ประเภท ตามลักษณะการปรับปรุง คือ

1.การรักษามาตรฐานการปฏิบัติงาน

          ทุกองค์การต้องมีเป็นพื้นฐานแม้ว่าองค์การจะมีมาตรฐานการปฏิบัติงานแต่ในความเป็นจริงก็มีหน่วยงานย่อยไม่น้อยที่ไม่ได้ทำตามมาตรฐานที่มี คำถามคือ ทำไมหรือ ผู้คนจึงไม่ทำตามมาตรฐานที่มี เหตุผลที่พอจะพบในความเป็นจริงคือ

  • ความไม่ทันยุคทันสมัยของมาตรฐาน ที่เป็นเช่นนี้คือการขาดการปรับมาตรฐาน เพราะคิดว่ามาตรฐานเป็นสิ่งที่ปรับไม่ได้ แท้จริงแล้วคิดแบบนี้ถือว่าผิดถนัดเลยครับ มาตรฐานเป็นสิ่งที่คนเขียนขึ้นดังนั้นคนนั่นแหละที่จะต้องปรับแก้ให้ทันสมัย
  • ความที่มาตรฐานนั้นขาดวัตถุประสงค์ที่ชัดเจน ปกติมาตรฐานการปฏิบัติงานใดๆต้องมีวัตถุประสงค์ของงานที่ชัดเจน เมื่อชัดเจน ตัวมาตรฐานเองจะเป็นแนวทางที่จะนำพาไปสู่เป้าหมายที่ง่ายขึ้น
  • มาตรฐานขาดความยืดหยุ่น ทำผู้คนที่ปฏิบัติตามรู้สึกอึดอัดในการปฏิบัติ
  • มาตรฐานเป็นเหมือนกฎ ที่พร้อมจะให้แหก เพราะหากใครแหกได้ มักจะเด่น อันเป็นความคิดที่ใช้ในอุตสาหกรรมไม่ได้ (คนไทยก็แปลก ชอบยกย่องคนที่แหกกฎได้ว่า “เก่ง” เช่นยกย่อง ศรีธนญชัย ว่าเป็นคนเก่ง แต่ถ้าพิจารณาให้ดี พบว่า ความเก่งที่ปรากฎเป็นเรื่องเก่งแกมโกง)
  • ความที่ขาดการฝึกอบรม Training ให้เป็นแนวทางเดียวกัน เพราะะลักษณะการฝึกอบรมของอุตสาหกรรมไทยไม่ค่อยมีระบบ แต่เป็นการฝากให้หน้างานอบรมกันเอง เพราะคิดแต่เพียงว่าถ้าใส่คนลงไป งานจะออกมา มากขึ้น อันเป็นการมองเป้าหมายแต่เพียงตัวเลข แต่ขาดการมองภาพรวม ว่า งานเสียจะมีมากขึ้นหรือไม่

2. การปรับปรุงทีละเล็กทีละน้อย

          ในประเด็นนี้เป็นเรื่องที่ให้ทุกคนในองค์การได้รู้จักการ เลิก ลด เปลี่ยน กระบวนการทำงานที่ไม่เหมาะสม เครื่องจักรที่ซื้อมาแต่ใช้งานไม่เต็มที่ หรือไม่เหมาะกับงาน การจัดเก็บวัสดุ การเคลื่อนย้ายที่มากเกินไป การเคลื่อนไหวที่ทำให้เกิดความเมื่อยล้า การวิเคราะห์หาสาเหตุเล็กน้อยๆที่ทำตามมาตรฐานแล้วก็ไม่สามารถบรรลุวัตถุประสงค์ที่กำหนดไว้ นับเป็นหัวข้อที่เกี่ยวข้องกับทุกคน ดังนั้น แต่ละหน่วยงานต้องกลับมาพิจารณาว่าหน่วยงานของตนในแต่ละงาน สามารถปรับปรุงอะไรได้บ้าง หรือสามารถแก้ไขปัญหาอะไรเล็กๆน้อยๆ ได้บ้าง หากบริษัทใด มีมาตรฐานมาก่อน ก็จะทำข้อนี้ง่ายขึ้น

3. การปรับปรุงที่ยกระดับชนิดหน้ามือเป็นหลังมือ (Breakthrough)

หลักการบริหารงาน          ในประเด็นนี้ เป็นเรื่องที่เป็นการปรับปรุงเรื่องใหญ่ๆ และส่วนมากแล้วผู้ที่จะมาทำการปรับปรุงเรื่องแบบนี้ มักเป็นหน้าที่ของผู้บริหารระดับล่างเป็นต้นไป ใครยิ่งสูงยิ่งต้องปรับปรุงเรื่องใหญ่มากขึ้น เช่น การกำหนดนโยบายใหม่ๆ การเปลี่ยนกระบวนการผลิตใหม่ การวาง line layout การวาง line balancing การกำหนดจำนวนคนในการปฏิบัติงาน การยกระดับความพึงพอใจของลูกค้า การแก้ไขปัญหาทางการเงิน การสร้างวัฒนธรรมใหม่ๆที่ดีขององค์การ การกำหนดกลยุทธ์ในการสร้างแรงจูงใจที่ดีต่อการทำงาน ฯลฯ