หน้าที่ของเลขานุการบริษัทมีความสำคัญอย่างไร

admin-33-b1          มีประเด็นที่น่าสนใจประเด็นหนึ่งที่เกี่ยวกับเลขานุการ ซึ่งได้บรรจุเพิ่มเติมไว้ในร่างกฎหมายหลักทรัพย์ฉบับแก้ไขใหม่ ซึ่งนับเป็นประเด็นสำคัญที่จะช่วยเสริมส่งให้บริษัทจดทะเบียนมีการกำกับดูแลกิจการที่ดีด้วยเช่นกัน ซึ่งก็คือ บทบัญญัติในส่วนที่กำหนดให้บริษัทจดทะเบียนต้องจัดให้มี “เลขานุการบริษัท”

          หลาย ๆ ท่านคงเกิดความสงสัยว่า เลขานุการบริษัทมีความสำคัญอย่างไร และมากน้อยเพียงไรจนถึงขั้นที่ต้องตราไว้ในกฎหมายเชียวหรือ อันที่จริง ที่ผ่านมาบริษัทจดทะเบียนบางแห่งก็มีการแต่งตั้งเลขานุการบริษัทกันบ้างอยู่แล้ว แต่อาจมีหน้าที่ความรับผิดชอบที่ค่อนข้างจำกัด อย่างไรก็ดี ในปัจจุบัน เลขานุการบริษัท (Company Secretary) หรือคงจะไม่ผิดหากจะเรียกตำแหน่งนี้ว่าเปรียบเสมือนเป็น “แม่บ้าน” ของบริษัทก็ว่าได้ ได้มีบทบาทหน้าที่ที่สำคัญมากยิ่งขึ้นโดยเป็นบุคคลที่คอยช่วยให้บริษัทและคณะกรรมการของบริษัทปฏิบัติตามกฎหมายและระเบียบข้อบังคับต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้อง รวมถึงเป็นตัวกลางที่คอยประสานงานกับบุคคลทั้งภายในบริษัท อันได้แก่ พนักงาน ฝ่ายจัดการ หรือว่าคณะกรรมการของบริษัทเอง และบุคคลภายนอกบริษัท เช่น หน่วยงานทางการที่ทำหน้าที่กำกับดูแล และโดยเฉพาะอย่างยิ่ง เป็นตัวแทนของบริษัทในการสร้างสัมพันธภาพที่ดีกับบุคคลภายนอกด้วย

          ร่างกฎหมายหลักทรัพย์ฉบับแก้ไขใหม่นี้จึงได้เพิ่มบทบัญญัติเกี่ยวกับเลขานุการบริษัทขึ้นมา โดยกำหนดให้บริษัทจดทะเบียนทุกแห่งต้องจัดให้มีเลขานุการบริษัทไว้ด้วย เพื่อเป็นศูนย์รวมข้อมูลให้ผู้ที่เกี่ยวข้องได้มีแหล่งข้อมูลที่เป็นระบบระเบียบ และสะดวกต่อการค้นหาอ้างอิง และยังได้กำหนดหน้าที่ความรับผิดชอบของเลขานุการบริษัทไว้ให้มีหน้าที่ในการจัดทำและเก็บรักษาเอกสารที่สำคัญต่าง ๆ ของบริษัท เช่น ทะเบียนกรรมการ หนังสือนัดประชุมคณะกรรมการ หนังสือนัดประชุมผู้ถือหุ้น รายงานการประชุมทั้งการประชุมคณะกรรมการ และการประชุมผู้ถือหุ้น และรายงานประจำปี เป็นต้น ซึ่งข้อกำหนดที่ต้องจัดให้มีเลขานุการบริษัทนี้มิใช่เรื่องใหม่หรือเป็นเรื่องแปลกแต่อย่างใด เพราะกฎเกณฑ์ของประเทศที่พัฒนาแล้วหลาย ๆ ประเทศ เช่น สหรัฐอเมริกา อังกฤษ ออสเตรเลีย ก็มีการกำหนดในเรื่องนี้เช่นเดียวกัน

          ร่างกฎหมายฉบับนี้ได้กำหนดให้กรรมการและผู้บริหารของบริษัทต้องรายงานให้บริษัททราบการมีส่วนได้เสียที่เกี่ยวกับการบริหารจัดการกิจการของบริษัท ในกรณีที่กรรมการหรือผู้บริหารของบริษัทจดทะเบียนรวมถึงบุคคลที่เกี่ยวข้องกับกรรมการและผู้บริหารดังกล่าวมีการทำธุรกรรมกับบริษัทจดทะเบียนรวมถึงบริษัทย่อย ซึ่งก็ต้องเป็นหน้าที่ของเลขานุการบริษัทเช่นกัน ในการเก็บรักษารายงาน รวมถึงจัดทำสำเนารายงานการมีส่วนได้เสียดังกล่าว และจัดส่งให้กับกรรมการและผู้บริหารทุกท่านของบริษัททราบ เหตุผลก็เพื่อให้เกิดความโปร่งใสต่อการดำเนินงานของบริษัทนั่นเอง นอกจากหน้าที่ที่กล่าวมาแล้ว เลขานุการบริษัทยังต้องมีหน้าที่อื่นๆ ตามที่ทางการจะกำหนดต่อไปด้วย

          เห็นได้ว่าเลขานุการบริษัทมีความรับผิดชอบที่หลากหลาย ดังนั้น คุณสมบัติที่จำเป็นสำหรับผู้ที่เป็นเลขานุการบริษัทจึงควรมีความรอบรู้และเข้าใจทั้งในเรื่องธุรกิจของบริษัทและเรื่องที่เกี่ยวข้องในงาน ได้แก่ หน้าที่ของตนเอง หน้าที่ของบริษัท รวมถึงหน้าที่ของกรรมการ มีความรู้ในกฎระเบียบที่เกี่ยวข้อง นอกจากนั้น การที่ต้องติดต่อประสานงานกับหลายฝ่ายไม่ว่าทั้งภายในบริษัทเองหรือจากภายนอกบริษัท คุณสมบัติที่ควรมีสำหรับการเป็นเลขานุการบริษัทก็หนีไม่พ้นการมีมนุษยสัมพันธ์ที่ดีอีกด้วย

          ด้วยความสำคัญเช่นนี้ ในร่างกฎหมายหลักทรัพย์ฉบับแก้ไขนี้จึงกำหนดให้เลขานุการบริษัทต้องปฏิบัติหน้าที่ด้วยความรับผิดชอบ ระมัดระวัง และซื่อสัตย์สุจริต และต้องปฏิบัติให้เป็นไปตามกฎหมาย วัตถุประสงค์ ข้อบังคับของบริษัท รวมถึงมติของคณะกรรมการและมติที่ประชุมผู้ถือหุ้นอีกด้วย ซึ่งจะเห็นได้ว่าไม่แตกต่างจากแนวทางการทำหน้าที่ของกรรมการและผู้บริหารของบริษัทเลยทีเดียว

 

ที่มา : หนังสือพิมพ์ผู้จัดการ