การทำระบบบัญชีผลกำไรรายชั่วโมง

บริษัทเคียวเซร่า ประเทศญี่ปุ่น มีหลักการในการบริหารธุรกิจอยู่ว่า“ถ้าทำยอดขายให้ได้มากที่สุด ลดค่าใช้จ่ายให้มีน้อยที่สุดได้ ผลต่างที่เป็นมูลค่าเพิ่มนั้นก็จะสูงที่สุด”ด้วยหลักนี้เองทำให้เขาให้ความสำคัญกับการทำบัญชีบริษัท โดยทางเคียวเซร่าจะมีการทำงบการเงินทุกเดือน เพื่อให้สามารถรับรู้สถานการณ์ของบริษัทได้ตลอดว่าในแต่ละเดือน เขามีรายรับเท่าไร ค่าใช้จ่ายเท่าไร หักลบกันได้แล้วผลกำไรเท่าไร

ที่สำคัญเขาดูผลกำไรกันเป็นรายชั่วโมงเลยทีเดียว เคียวเซร่าใช้การบริหารบัญชีที่เรียกว่า“ระบบบัญชีกำไรรายชั่วโมง”ซึ่งช่วยให้แผนกต่าง ๆ สามารถมองเห็นตัวเลขมูลค่าเพิ่มของตน และพยายามทำให้ตัวเลขนั้นเพิ่มสูงขึ้น ยกตัวอย่างแผนกงานผลิต ผลกำไรของแผนกงานผลิต คือ ยอดจำหน่ายหักค่าใช้จ่าย ซึ่งคำนวณโดยลบค่าใช้จ่ายทั้งหมด (ยกเว้นค่าแรง) ออกจากจำนวนเงินยอดผลิตซึ่งคิดเป็นรายรับ แล้วนำยอดจำหน่ายหักค่าใช้จ่ายที่คำนวณได้มาหารด้วยจำนวนชั่วโมงทำงานทั้งหมด ได้เป็น “ค่ารายชั่วโมง” ซึ่งเป็นมูลค่าเพิ่มที่แผนกงานผลิตทำได้ใน 1 ชั่วโมง

เมื่อถึงสิ้นเดือนฝ่ายบัญชีจะสรุปข้อมูลเหล่านี้ส่งไปยังแผนกงานผลิต เพื่อที่หน้างานจะได้มองเห็นความคืบหน้าในแผนกของตนว่า สามารถทำยอดขายเพิ่มขึ้นตามเป้าหรือไม่ และในขณะเดียวกันก็สามารถลดค่าใช้จ่ายได้ตามตัวเลขเป้าหมายที่กำกับไว้หรือไม่ หากพบว่าในส่วนใดมีการดำเนินการล่าช้ากว่ากำหนด หรือพบว่ามีค่าใช้จ่ายเกินกว่าที่คาดไว้ ก็จะได้ดำเนินมาตรการแก้ไขอย่างฉับไว และเข้มงวดมากยิ่งขึ้น ซึ่งจะทำให้พนักงานมีความตื่นตัวในการทำงานอยู่เสมอ และพยายามเพิ่มค่าชั่วโมงให้กับตัวเอง ด้วยการหาวิธีใช้ชั่วโมงทำงานอย่างมีประสิทธิผล เพื่อให้เกิดมูลค่าเพิ่มมากที่สุด

การทำ “ระบบบัญชีกำไรรายชั่วโมง” เช่นนี้ สะท้อนภาพการทำงานของแต่ละแผนกได้อย่างถึงแก่น ช่วยให้ผู้บริหารมองเห็นภาพผู้รับผิดชอบในส่วนงานต่าง ๆ รวมถึงผู้ใต้บังคับบัญชาและพนักงานของพวกเขาได้อย่างชัดเจน อีกทั้งยังช่วยให้เข้าใจงานของพวกเขาดีขึ้น สามารถจับความเคลื่อนไหวของประเภทสินค้าที่ผลิต วัสดุและกระบวนการผลิต อุปกรณ์ เทคโนโลยีการผลิต และบรรยากาศทั่ว ๆ ไปในโรงงานได้เป็นอย่างดี เพียงดูจากตัวเลขในบัญชีผลกำไรรายชั่วโมงเท่านั้น

“ทำไมถึงได้ใช้ไฟฟ้ามากมายขนาดนั้น”

“ทำไมค่าเดินทางและค่าพาหนะถึงได้แพงขนาดนี้”

ไม่ว่าจะเป็นเรื่องอะไรบัญชีผลกำไรรายชั่วโมงสามารถบอกได้หมดทุกอย่าง โดยไม่ต้องมีการรายงานให้ทราบ

นอกจากจะแสดงผลประกอบการเป็นตัวเลขแล้ว บัญชีผลกำไรรายชั่วโมงยังรวบรวมข้อมูลเกี่ยวกับแผนงานหลัก และแผกงานรายเดือน ซึ่งในขั้นสุดท้ายจะใช้การคำนวณตัวเลขของแผนงานในระดับองค์กรต่อไป และเมื่อดำเนินการตามนี้ ไม่ว่าแต่ละหน่วยแต่ละแผนกจะอยู่ตรงจุดไหน หรือมีขนาดเล็กเพียงใด ระบบบัญชีก็จะช่วยให้ผู้บริหารทราบทันทีว่ามีปัญหาเกิดขึ้นที่ไหน จะได้บริหารไปได้ถูกทางอย่างทันท่วงที และสามารถควบคุมผลกำไรให้ธุรกิจดำเนินไปตามความคาดหมาย และถึงเป้าหมายอย่างมั่นคง

ต้องยอมรับว่าวิธีคิดของเคียวเซร่านั้น เขาให้ความสำคัญกับการทำบัญชีอย่างมาก ถึงได้ติดตามความเคลื่อนไหว ความเป็นไปของธุรกิจได้โดยตลอด ทำให้ เคียวเซร่าเป็นยักษ์ใหญ่ที่ทรงอิทธิพลในญี่ปุ่นมายาวนาน “ระบบบัญชีกำไรรายชั่วโมง” จึงเป็นอีกระบบหนึ่งที่นักบัญชีไม่ควรมองข้าม