รูปแบบการทำงานสไตล์เลขายุคใหม่

หากพูดถึงงานธุรการ หรือเลขานุการสมัยก่อน ผู้คนอาจนึกถึงการที่ต้องชงกาแฟให้เจ้านายในทุก ๆ เช้า รวมถึงการทำงานจิปาถะตามที่เจ้านายสั่งให้ทำ แต่เดี๋ยวนี้เลขานุการ หรือพนักงานธุรการไม่จำเป็นต้องทำงานเช่นนั้นมากเหมือนเมื่อก่อนแล้ว เพราะเจ้านายสมัยใหม่ให้เลขานุการหรือพนักงานธุรการทำงานในเชิงการบริหาร จัดการมากขึ้น เช่น การจัดการวางแผนการประชุม การประสานงานกับผู้เกี่ยวข้องทั้งภายในและภายนอกองค์กร เป็นต้น

• เลขานุการยุคใหม่มีความเป็นอิสระต่อเจ้า นายมากขึ้น ทำงานจิปาถะให้เจ้านายน้อยลง ตรงกันข้ามคือได้ทำงานที่มีเนื้อหาสาระมากขึ้น และในกรณีที่จำเป็นก็สามารถตัดสินใจในบางเรื่องด้วยตนเองได้ในทันที สิ่งนี้บ่งบอกถึงการเรียนรู้อย่างหนึ่งของเลขานุการในการสามารถอ่านใจนาย จ้าง และมั่นใจที่จะตัดสินใจด้วยตนเอง เพราะเลขานุการที่ดีควรรู้ว่าเจ้านายชอบอะไร ไม่ชอบอะไร ในเรื่องเช่นนี้ถ้าเป็นเจ้านายเขาจะตัดสินใจอย่างไร เพื่อที่ในบางครั้งจะสามารถตัดสินใจแทนเจ้านายได้
• เมื่อก่อนเลขานุการกับเจ้านายทำงานอยู่ ด้วยนานยาวนานเป็นหลาย ๆ ปี ไปไหนไปด้วยกันตลอด จึงมีความคุ้นเคยกันมาก แต่ในปัจจุบันมีเจ้านายคนใหม่ผัดเปลี่ยนมารับตำแหน่งบ่อยกว่าในอดีต ทำให้เลขานุการต้องมีความสามารถในการประสาน เชื่อมโยงให้เจ้านายคนใหม่กับเจ้านายคนเก่าทำงานต่อเนื่องกันได้อย่างราบ รื่น ทั้งนี้เพราะองค์กรมักจะคาดหวังที่จะเห็นผลการทำงานของเจ้านายที่มาใหม่โดย เร็วที่สุด
• คุณในฐานะเลขานุการคนเก่าจะทำความรู้จัก กับเจ้านายคนใหม่ให้เร็วได้อย่างไร อันดับแรกคือการสังเกตว่าเจ้านายของคุณสามารถรับสารสำคัญที่คุณนำเสนอด้วย วิธีใดได้เร็วที่สุด โดยการดู หรือโดยการฟัง สังเกตสีหน้าอาการของเจ้านายว่าเขาดูไม่สนใจเวลาที่คุณอธิบายรายละเอียดให้ เขาหรือไม่ เป็นต้น
• หรือวิธีการที่ง่ายกว่านั้น คุณควรถามเจ้านายตรง ๆ ไปเลยว่าเขาต้องการให้คุณสื่อสารกับเขาอย่างไร อีกสัญญาณหนึ่งในการสังเกตคือ เขาเป็นคนที่เขียนอีเมลสั้น หรือยาว ถ้าเขาชอบที่จะดูหรืออ่าน เขาจะเป็นคนที่ชอบเขียนอธิบายยาว ๆ แต่ถ้าเขาเป็นคนที่ชอบฟังเขาจะเลือกการยกหูโทรศัพท์มากกว่าการเขียนอีเมล
• เลขานุการควรให้การสนับสนุนเจ้านายให้ สามารถทำงานได้อย่างราบรื่น รวดเร็ว ช่วยลดความยุ่งยากต่าง ๆ รวมทั้งช่วยเหลือให้เขาทำงานอย่างมีประสิทธิภาพ หากผู้บริหารพบว่าเจ้านายของคุณทำงานไม่มีประสิทธิภาพ ในโลกที่มีการแข่งขันทางธุรกิจอย่างเข้มข้นเช่นนี้ ทั้งคุณและเจ้านายของคุณอาจตกงานพร้อมกันทั้งคู่เลยก็ได้

งานเลขานุการเป็นงานที่ต้อง อาศัยความคล่องตัว คิดไว ทำไว ทั้งยังต้องรู้จักรู้ใจเจ้านายเป็นอย่างดี เพื่อที่จะสามารถเป็นคู่คิดให้กับเจ้านายได้ ไม่ใช่เพียงชงกาแฟ อย่างเลขาสมัยก่อนอีกต่อไปแล้ว