จัดประชุมอย่างมีประสิทธิภาพ

admin-15-s

          ผู้ที่เคยผ่านการทำงานมาแล้วหรือกำลังทำอยู่ย่อมจะคุ้นเคยกับคำว่า ประชุม ซึ่งหลาย ๆ คนพอพูดถึงการประชุม จะนึกถึงบรรยากาศภายในที่ประชุมที่จะมีแต่ความตึงเครียด เป็นทางการ มีผู้บริหารนั่งเป็นประธานอยู่ที่หัวโต๊ะ ในห้องสี่เหลี่ยม จริงๆแล้วในความหมายของการประชุมสามารถแบ่งได้เป็นหลายชนิด เช่น การประชุมเชิงวิชาการ การประชุมเชิงปฏิบัติการ การประชุมอย่างเป็นทางการ หรือแม้กระทั่งการสัมมนา ก็เรียกว่าเป็นการประชุมอย่างหนึ่ง แต่เทคนิคการประชุมที่พูดถึงต่อไปนี้ เป็นเทคนิคการประชุมในองค์กร หรือบริษัท ซึ่งอาจเป็นการจัดประชุมภายในสำหรับพนักงาน ประชุมแจ้งความก้าวหน้าขององค์กร ประชุมชี้แจง ผลการประกอบการกำไร-ขาดทุน ซึ่งมีเทคนิคดังต่อไปนี้

          พูดคุยกันก่อนประชุมจริง หมายความว่า เมื่อผู้เข้าประชุมทุกคนพร้อมกันในห้องประชุมแล้ว หัวหน้างานหรือผู้บริหาร ควรจะเริ่มพูดคุยสนทนา สอบความความเป็นไป อาจจะเป็นเรื่อง สภาพอากาศ ครอบครัว หรือ อาจจะเป็นเรื่องสังคมทั่วไป เป็นต้น เพื่อเป็นการผ่อนคลายบรรยากาศที่ตึงเครียดก่อนการประชุม อีกทั้งยังสามารถตรวจสอบอารมณ์ของผู้เข้าประชุมในเบื้องต้นได้อีกด้วย ว่าอยู่ในสภาวะที่พร้อมจะเข้าประชุมหรือไม่

          ประธานต้องไม่ยึดติดอยู่ทีบุคคลคนเดียว ควรมีการหมุนเวียนสลับสับเปลี่ยนบุคคลที่มีหน้าเป็นประธาน เพราะการเป็นประธานนั่นเท่ากับว่าคุณต้องจะต้องรู้จักผู้ที่ทำงานในสายงานอื่นอย่างทั่วถึง การหมุนสลับประธานเป็นสิ่งที่ดีกับหัวหน้างาน เพราะเป็นการฝึกทักษะในการเป็นผู้นำเพื่อเพิ่มศักยภาพให้ตัวเอง

          จัดทำร่างรายงานการประชุม การจัดทำร่างกายประชุมก็เพื่อที่จะสามารถกำหนดขอบเขตของเรื่องที่จะประชุมให้ชัดเจน ไม่หลงประเด็น หรือถ้าการประชุมเริ่มออกนอกหัวข้อของร่างการประชุม หัวหน้าการประชุมก็จะสามารถที่จะดึงการสนทนาให้กลับมาอยู่ในหัวข้อที่เตรียมไว้ได้ อีกทั้งยังเป็นตัวกำหนดเวลาที่ใช้ในการประชุมได้อีกด้วย

          มีกิจกรรมเล็กน้อยระหว่างการประชุม เนื่องจากผู้เข้าประชุมมักยึดติดกับพื้นที่ที่คุ้นเคย และมักนั่งอยู่รวมกันเป็นกลุ่มกับบุคคลที่สนิทสนม การมีกิจกรรมทำให้ทุกคนได้เปลี่ยนอิริยาบทและเปิดโอกาสให้ได้ทำความรู้จักกับบุคคลอื่นด้วย ผ่อนคลายหลังการประชุม หลังจบการประชุมในหัวข้อตามร่างการประชุมแล้ว อาจจะปรับเปลี่ยนมาคุยเรื่องเบาๆแลกเปลี่ยนความคิดเห็น และเพื่อปรับสภาพอารมณ์ของผู้ประชุมที่ผ่านการประชุมมาอย่างเคร่งเครียดให้ผ่อนคลายก่อนออกจากห้องประชุม