ข้อผิดพลาดในการเขียนอีเมลติดต่อธุรกิจ

คนทำงานที่ต้องติดต่อประสานงานกับลูกค้า หรือบุคคลภายนอก ไม่ว่าจะเป็น งานธุรการ งานขาย งานประสานงาน หรือ งานอื่น ๆ พึงรู้เกี่ยวกับมารยาทในการเขียนอีเมลติดต่อธุรกิจ เพื่อป้องกันไม่ให้เกิดข้อผิดพลาดที่ทำให้ผู้รับรู้สึกว่าคุณไม่เป็นมืออาชีพเอาเสียเลย ด้วยคำแนะนำดังนี้

1. เขียนหัวข้ออีเมลไม่ชัดเจนคุณต้องการติดต่อเรื่องอะไร ควรสื่อสารให้เข้าใจ ไม่ควรเขียนสั้นเกินไป หรือใช้คำที่ดูไม่น่าเชื่อถือเหมือนพวกอีเมลสแปม ซึ่งจะทำให้อีเมลคุณเข้าไปอยู่ในถังขยะ หรือถูกลบทิ้งโดยที่ผู้รับคิดว่าเป็นอีเมลขยะ

2. แนบไฟล์โดยไม่มีเนื้อหาจดหมายไม่ควรแนบไฟล์โดยไม่เขียนอธิบายอะไรในจดหมายเลย เพราะถือเป็นการกระทำที่เสียมารยาท ควรบรรยายสั้น ๆ ว่าคุณส่งอะไรมาให้แก่ผู้รับด้วย

3. ใช้ภาษาวัยรุ่นไม่ควรใช้ตัวย่อ หรือภาษาแชท เช่น LOL, TTYL, Thx ในจดหมายติดต่อธุรกิจ ควรเก็บไว้ใช้เฉพาะเวลาคุยกับเพื่อนเท่านั้น การใช้ภาษาที่เป็นทางการในการติดต่อธุรกิจจะทำให้คุณดูดีและเป็นมืออาชีพ

4. ใช้ฟ้อนต์แฟนซีหลากสีการใช้ฟ้อนต์แฟนซีหลากสีสันทำให้จดหมายของคุณดูเลอะเทอะ ไม่เป็นมืออาชีพ โดยทั่วไปควรใช้ตัวอักษรสีดำเป็นมาตรฐาน ซึ่งจะทำให้จดหมายของคุณดูสะอาดตาน่าอ่าน

5. Reply All ตลอดเวลาการ Reply All ไปยังผู้ที่ไม่เกี่ยวข้องเป็นเรื่องน่ารำคาญใจอย่างยิ่ง คุณไม่จำเป็นต้อง Reply All หากสิ่งที่คุณตอบนั้นต้องการสื่อสารกับผู้รับเพียงคนเดียว ไม่จำเป็นต้องให้ผู้อื่นรับรู้ก็ได้

6. ไม่จำเป็นต้องขอบคุณล่วงหน้ามีหลายคนที่ชอบใช้ประโยค ‘Thanks in advance’ ซึ่งไม่เป็นทางการ หากเปลี่ยนมาใช้ ‘I look forward to hearing from you soon’ จะทำให้คุณดูเป็นมืออาชีพมากขึ้น

7. สะกดคำผิดควรให้ความสำคัญกับการตรวจทานตัวสะกด 2-3 รอบก่อนส่ง เนื่องจากการสะกดคำผิดแสดงถึงความไม่เอาใจใส่กับ งาน ขาดความละเอียดรอบคอบ และไม่เป็นมืออาชีพ

เรื่องอื่น ๆ ที่น่าสนใจ

เคล็ดลับในการใช้อีเมลอย่างมีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น

เขียนร้อยให้ได้ล้าน สื่อสารได้ เข้าใจเร็ว