ก้าวให้ทันเจ้านายไฮเทค

การทำงานร่วมกับผู้บริหารจำ เป็นอย่างยิ่งที่จะต้องรู้จัก รู้ใจ และเข้าใจนายของเรา ถ้าเจ้านายของเราเป็นคน "ไฮเทค" แล้วยังเป็นผู้ที่มีรสนิยมดีอีกซะด้วย การปรับตัวของเราจึงเป็นเรื่องที่หลีกเลี่ยงไม่ได้เลย แล้วเรื่องนี้ถ้าจะว่าไปก็เหมือนเส้นผมบังภูเขา ถ้าใครยังไม่สามารถมองเห็นสาเหตุที่ทำให้เราก้าวไม่ทันนาย ดร.สุรพิชย์ พรหมสิทธิ์ ที่ปรึกษาและวิทยากรด้านการบริหารองค์กรและการพัฒนาทรัพยากรมนุษย์ในองค์กรชั้นนำภาครัฐและเอกชน จะขอยกตัวอย่างเส้นผมเล็ก ๆ สัก 3 สาเหตุที่บังขุนเขาเสียมืดมิดดังต่อไปนี้

คุณ (ยัง) ชอบเครื่องคิดเลข พิมพ์ดีดไฟฟ้า สมุดโน้ตสีสวย

เครื่องคิดเลข พิมพ์ดีดจะธรรมดาหรือไฟฟ้า หรือแม้แต่สมุดจด สมุดบันทึกประเภทต่าง ๆ แม้เป็นเครื่องใช้สำนักงานที่ล้วนมีข้อดีในตัวเอง แต่มันเอาต์ไปแล้วสำหรับมนุษย์ทำงานในออฟฟิศชั้นนำ การมองว่าใครเป็นคนไฮเทค ส่วนหนึ่งก็มาจาก "ของที่ใช้" และ "วิธีใช้ของ" ซึ่งถ้าคุณจะต้องทำงานและอ่านใจเจ้านายไฮเทค คุณต้องหันมาสำรวจตัวเองในเรื่องนี้กันเสียใหม่

บอกได้เลยว่าไม่มีใครรังเกียจข้าวของเครื่องใช้หมวดนี้หรอก แต่ทว่ามันกลับเป็นตัวต้นเหตุที่ ดร.สุรพิชย์ ขอฟันธงว่ามักเป็นที่มาของความผิดพลาดในการทำงาน การใช้เครื่องคิดเลขบางทีทำให้เกิดความผิดพลาดมากกว่าการคิดคำนวณด้วย โปรแกรม เช่น Excel ที่สามารถทบทวนการคิดคำนวณต่าง ๆ ได้อย่างเป็นระบบกว่า หรือการพิมพ์เอกสารด้วยเครื่องพิมพ์ดีด บางทีก็ทำให้หนุ่มสาวออฟฟิศเสียเวลาในการทำงานโดยเปล่าประโยชน์

บางคนชอบบอกว่า การพิมพ์ด้วยเครื่องพิมพ์ดีดสะดวก (โดยเฉพาะเวลาคุณพิมพ์เพื่อกรอกแบบฟอร์มต่าง ๆ) แต่อย่าลืมว่าเมื่อพิมพ์ผิดต้องเสียเวลาลบด้วยวิธีเก่า ๆ สุดแสนจะน่าเบื่อ

นอกจากนี้ หากต้องพิมพ์ฟอร์มที่ว่าบ่อย ๆ เราอาจจะต้องหาวิธีการอื่น ๆ ด้วย เช่น แบบฟอร์มหลายอย่างในปัจจุบันสามารถดาวน์โหลด และสามารถกรอกได้ด้วยโปรแกรมคอมพิวเตอร์ การพิมพ์เอกสารในเครื่องคอมพิวเตอร์มีประโยชน์หลายอย่าง เนื่องจากคอมพิวเตอร์เปิดโอกาสให้เราเก็บเอกสารในรูปแบบของอิเล็กทรอนิกส์ ซึ่งไม่เน่าเปื่อยไปตามเวลา (เว้นว่าจะเจอไวรัส)

และหากคุณยัง (เคยชิน) ใช้สมุดจดเพื่อเตือนความจำก็เช่นกัน การจดในสมุดเป็นเรื่องที่ดี แต่ในเวลาเดียวกัน เราไม่สามารถ "จัดข้อมูล" ในสมุดของเราได้เลย ต่างจากการบันทึกลงบนคอมพิวเตอร์ หรือเครื่อง PDA แบบต่าง ๆ ซึ่งสามารถบอกได้ว่าเราเคยนัดลูกค้าที่ชื่อนี้กี่ครั้ง มีวันที่เท่าไหร่ และที่ไหนบ้าง เจ้านายของเราบางทีต้องการข้อมูลที่เราสามารถสรุปได้ด้วยความรวดเร็ว และน่าเชื่อถือ ซึ่งการใช้อุปกรณ์ไฮเทคเป็นตัวแปรสำคัญที่จะช่วยให้เราฟอร์มดีไม่มีเสียได้

คุณมีเวลา 1 ชั่วโมง เท่ากับ 60 นาที

แน่นอนว่ามนุษย์ทำงานทุกคนมี เวลา 1 ชั่วโมง เท่ากับ 60 นาที! แต่ ดร.สุรพิชย์ บอกย้ำว่าในสายตาคนเป็นนายนี่คือการทำงานแบบหวานเย็น!!

เวลามาตรฐานนี้อาจไม่ทันใจ เจ้านายผู้ต้องเผชิญกับชีวิตที่ยุ่งยาก ซับซ้อน และต้องการลูกน้องที่ทำงานเร็ว ทำงานไว และที่สำคัญรู้ทันคู่แข่งอย่างทันเวลา ดังนั้น การทำงานที่เร่งรีบ และต้องการข้อมูลอยู่ตลอดเวลาเราต้องทำงานให้เร็วขึ้น และต้องใช้เวลาให้เกิดประโยชน์สูงสุด สำหรับเรา 1 ชั่วโมง เท่ากับ 60 นาที แต่สำหรับเจ้านายส่วนใหญ่ 1 ชั่วโมงเท่ากับ 20 นาที หากเราไม่เรียนรู้ที่จะพัฒนาการทำงานของเราด้วยโปรแกรมสำเร็จรูปประเภทต่าง ๆ หรือเราไม่คิดที่จะเปลี่ยนวิธีการทำงานของเราให้ทันสมัยด้วยการใช้ข้อมูลบน www ประเภทต่าง ๆ ให้มากขึ้น เราจะทำอย่างไร!!

การเปลี่ยนแปลงนิสัยและความ เคยชินเป็นเรื่องที่สำคัญ เพราะการเปลี่ยนจากคนโลว์เทค เป็นคนไฮเทคต้องอาศัยความตั้งใจที่จะนำเทคโนโลยีมาช่วยให้การทำงานมี ประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น ทุกวันนี้เราใช้ชีวิตในแบบที่สวนทางกัน นั่นคือ เรามีเวลาเท่าเดิมหรือน้อยลง แต่เรามีปริมาณข้อมูลที่มากมายจากระบบอินเทอร์เน็ต หากคุณถามว่าเจ้านายทุกวันนี้มีความคาดหวังอะไรในโลกการแข่งขันใบนี้ที่ ข้อมูล ข่าวสาร และความเคลื่อนไหวของลูกค้าและคู่แข่งคือหัวใจของธุรกิจ นั่นคือ ลูกน้องต้องมีความสามารถในการ "ค้นหา" ข้อมูล ข่าวสารต่าง ๆ บนโลก Cyberspace ที่กว้างใหญ่ในเวลาที่รวดเร็ว ดังนั้น เราต้องใช้เทคโนโลยีทำงานให้เป็น

คุณทำมากกว่าคิด หรือคิดมากกว่าทำ

นิสัยเจ้านายไฮเทคอย่างหนึ่ง นอกจากจะใจร้อน กระหายข้อมูลใหม่ ๆ เสมอแล้ว ยังชอบให้ทีมงานทุก ๆ คนมีวิสัยการทำงานด้วยวิธีการเดียว-สไตล์เดียวกันกับเขาอีกเสียด้วย

ดร.สุรพิชย์ แจกแจงว่าเจ้านายลักษณะนี้ บางคนยังเป็นคนช่างวางแผน และเป็นคนมีระเบียบอย่างไม่มีใครเทียบ เพราะเวลาเขาไฮเทคสุด ๆ หมายถึง มีความสามารถในการนำระบบล้ำสมัยต่าง ๆ มาจัดการวิถีการทำงานได้อย่างดีแล้ว เช่น การมีระบบนัดหมายประจำวันบนระบบคอมพิวเตอร์ ซึ่งสามารถเตือนความจำโดยอัตโนมัติหากมีการนัดหมายเกิดขึ้น หรือการสั่งงานประจำวันด้วยอีเมล หรือโปรแกรมคอมพิวเตอร์ต่าง ๆ ซึ่งสามารถสรุปได้ว่า วันนี้สั่งงานใครไปบ้าง และจะต้องติดตามอย่างไร และวันนี้จะต้องตามงานจากใครบ้าง เจ้านายไฮเทคจึงมักจะคาดหวังว่าผู้อื่น "จะต้องเป็นระบบ" และมี "ประสิทธิภาพ" และ "ประหยัดเวลา" ได้สูงสุดเช่นเดียวกัน

เพราะการใช้เทคโนโลยีในชีวิตประจำวันจะต้องเป็นการลดงานมากกว่าการเพิ่มงาน และจะต้องทำให้การบริหารงาน "ง่ายขึ้น" เพราะเมื่อมีเทคโนโลยีที่ดี เราจะสามารถลดเวลาทำงานที่ไม่จำเป็น และไม่ก่อให้เกิดประโยชน์ต่อธุรกิจ เพื่อที่จะได้มีเวลาไป "คิด" และวิเคราะห์ข้อมูลที่มีอยู่อย่างมากมายในยุคโลกาภิวัตน์นี้

ดังนั้น การอยู่กับเจ้านายลักษณะนี้ ต้องคิดมากกว่าทำ (ไม่ใช่ "ทำมากกว่าคิด") นอกจากนี้ เวลา "คิด" ยังต้องคิดเป็นระบบ และคิดอย่างรวดเร็วด้วย

โลกยุคโลกาภิวัตน์จึงต้องการวิธีการทำงานที่มี "ความถูกต้อง" มีประสิทธิภาพ และประหยัด รวมถึงการใช้เทคโนโลยีที่แบ่งเบาการทำงานให้เกิดการใช้เวลาให้เกิดประโยชน์ สูงสุด ในเมื่อเจ้านายของเรามีความคิดแบบนี้ ถึงเวลาที่เราต้องหันมาทำงานด้วยเทคโนโลยีให้มากขึ้นกันบ้าง

ที่มา : โพสต์ทูเดย์