|
|
||||||||||
|
|
 เคล็ดลับการวิเคราะห์งานอย่างมีประสิทธิภาพ เป็นเรื่องที่เราทราบกันดีอยู่แล้วว่า ถ้าองค์กรขาดการวิเคราะห์กำลังคนที่มีประสิทธิภาพแล้ว ปัญหาที่เกิดขึ้นไม่เพียงแต่จำนวนกำลังคนจะเพิ่มขึ้นอย่างไม่เหมาะสมกับปริมาณงานแล้ว ยังมีปัญหาต่างๆ ติดตามมาอีกมากมาย ยกตัวอย่างเช่น ต้นทุนการบริการจัดการสูงเกินความเป็นจริง เสี่ยงต่อการเกิดปัญหาทุจริตคอรัปชั่นสูง หรือใช้ทรัพยากรบุคคลไม่คุ้มค่า เป็นต้น อย่างไรก็ตาม เพื่อให้องค์กรต่างๆ มีแนวทางในการวิเคราะห์งาน 10 ขั้นตอน ดังต่อไปนี้
ถ้าต้องการวิเคราะห์ของหน่วยงานหรือตำแหน่งงานใด คุณควรเริ่มจากการศึกษาดูว่างานหลัก หรือกิจกรรมหลักของหน่วยงานนั้นๆ มีอะไรบ้าง อะไรคืองานหลัก ซึ่งงานหลักนั้นๆ มีหน้าที่หรือกิจกรรมหลักอะไรบ้าง ทั้งนี้ เพื่อให้เห็นความสัมพันธ์ระหว่างงานหลัก กับกิจกรรมหลัก อย่างชัดเจนและครอบคลุม เช่น งานจัดซื้อวัตถุดิบ มีกิจกรรมย่อยๆ คือ รับคำขอซื้อจากหน่วยงานผลิต วางแผนการจัดซื้อ จัดทำใบสั่งซื้อ การตรวจสอบใบสั่งซื้อ อนุมัติใบขอสั่งซื้อ ฯลฯ ลองนำกิจกรรมหลักในแต่ละข้อมาวิเคราะห์ว่ากิจกรรมในเรื่องนั้นๆ เป็นงานระดับไหน ซึ่งระดับของงานแบ่งออกเป็น 3 ระดับ คือ งานระดับจัดการ งาควบคุมงาน/บังคับบัญชา และงานระดับปฏิบัติการ ยกตัวอย่างเช่น การจัดทำใบสั่งซื้อถือเป็นงานปฏิบัติการ งานตรวจสอบใบสั่งซื้อถือเป็นงานควบคุมบังคับบัญชา และงานอนุมัติใบขอสั่งซื้อถือเป็นงานระดับจัดการ เป็นต้น ให้วิเคราะห์ว่ากิจกรรมนั้นๆใช้เวลาในการทำงานกี่ชั่วโมงกี่นาทีต่อวันหรือต่อเดือน เช่น ออกใบสั่งซื้อ 300 ใบต่อเดือน ใช้เวลาในการออก ใบละ 5 นาที เวลารวมต่อเดือนคือ 300 x 5 = 1,500 นาที หรือเท่ากับ 25 ชั่วโมงต่อเดือน ลองวิเคราะห์ต่อไปว่ากิจกรรมนั้นต้องทำถี่ หรือบ่อยแค่ไหน เช่น ทุกวัน ทุกสัปดาห์ ทุกเดือน เดือนละ 2-3 ครั้ง สามเดือนครั้ง หรือปีละครั้ง ลองวิเคราะห์ต่อไปว่ากิจกรรมนั้นต้องใช้ทรัพยากรใดบ้าง ที่ไม่ใช่ทรัพยากรบุคคล เช่น ต้องใช้เครื่องมืออุปกรณ์อะไรบ้าง ใช้มาก น้อยเพียงใด ใช้บ่อยแค่ไหน เพื่อจะได้นำไปใช้ในการวิเคราะห์เรื่องการจัดสรรทรัพยากรต่อไป ให้ลองวิเคราะห์ดูว่ากิจกรรมนั้นๆ มีจุดที่ควรระมัดระวังเป็นพิเศษอะไรบ้าง ทั้งนี้เพื่อจะนำข้อมูลที่ได้ไปใช้ในการกำหนดแนวทาง ในการป้องกันปัญหาที่อาจจะเกิดขึ้นในอนาคต ขั้นตอนนี้น่าจะเป็นประโยชน์สำหรับการบริหารงานในยุคปัจจุบัน และอนาคต เพราะองค์กรจะได้เตรียมตัวไว้ก่อนว่า งานใดบ้าง ที่สามารถใช้บริการจากภายนอกทำได้ ซึ่งต้องพิจารณาจากปัจจัยดังนี้ มีบริการภายนอกรองรับหรือไม่ ต้นทุนคุ้มหรือไม่ เมื่อเทียบกับที่ องค์กรดำเนินการเอง มีผลกระทบต่อความลับทางธุรกิจหรือไม่ เมื่อวิเคราะห์มาทั้ง 7 ขั้นตอนแล้ว ลองตรวจสอบอีกครั้งก่อนที่จะนำไปใช้ในการนำเสนอทางเลือกโดยให้วิเคราะห์ใน 3 ประเด็นคือ เมื่อเราทราบผลการวิเคราะห์งานนั้นๆ แล้ว ให้ลองนำเสนอแนวทางในการจัดงาน จัดตำแหน่ง จัดกระบวนการในการทำงานที่คิดว่าควรจะเป็น และควรจะกำหนดแนวทางไว้หลายๆแนวทาง และควรวิเคราะห์ข้อดีข้อเสียของแต่ละทางเลือกไว้ เพื่อจะได้นำไปเปรียบเทียบว่า แนวทางใด เหมาะสมมากที่สุด ยกตัวอย่างเช่น ถ้ากิจกรรมที่เราจัดขึ้นอยู่ด้วยกันก็สามารถใช้คอมพิวเตอร์เครื่องเดียวกันได้ เป็นต้น อย่างไรก็ตาม จากบทความการวิเคราะห์ทั้ง 10 ขั้นตอนที่กล่าวมานี้ เราหวังว่า องค์ใดที่กำลังเผชิญปัญหาต่างๆ ไม่ว่าจะเป็นเรื่องกำลังคน เรื่องประสิทธิภาพของงาน เรื่องความเสี่ยงหรือล่อแหลมต่อปัญหาต่างๆ คงจะสามารถนำไปใช้ในการวิเคราะห์งานได้อย่างมีประสิทธิภาพ มากยิ่งขึ้นนะคะ ที่มา : www.hrcenter.co.th |
