การกระจายงานของผู้บริหารนั้น ต้องใช้วิจารณญาณและการวิเคราะห์ศักยภาพและความสามารถในการทำงานของผู้ใต้บังคับบัญชาแต่ละคน ทั้งนี้เพื่อให้งานที่มอบหมายนั้นตรงกับความสามารถและศักยภาพของผู้ที่ได้รับมอบหมายซึ่งจะส่งผลให้งานออกมาเป็นที่น่าพอใจ ในขณะเดียวกันผู้รับงานก็จะมีความสุขและเต็มใจที่ได้ทำงานตามความถนัดของตน (Put the right man into the right job) ตามหลักความเป็นจริงแล้วเราต้องยอมรับว่าผู้ใต้บังคับบัญชาของเรานั้น มีศักยภาพและความสามารถที่แตกต่างกัน ถึงแม้ว่าจะทำงานในแผนกเดียวกันหรือตำแหน่งความรับผิดชอบเหมือนกันก็ตาม ดังนั้นการวิเคราะห์ศักยภาพและความสามารถของผู้ใต้บังคับบัญชาเพื่อการกระจายงานจึงถูกแบ่งเป็นหมวดหมู่ดังต่อไปนี้

กลุ่มพนักงานที่ขาดทั้งความรู้และขาดทั้งความรับผิดชอบ

          การมอบหมายงานให้คนกลุ่มนี้จะต้องคอยดูแลและให้ความช่วยเหลือเป็นพิเศษไม่ว่าจะเป็นเรื่องความรู้ในงานที่มอบหมายให้ จะต้องชี้แจงให้รายละเอียดอย่างมาก และที่สำคัญกลุ่มนี้เป็นกลุ่มที่มีความรับผิดชอบน้อยมาก เราจำเป็นจะต้องมีวิธีการกระตุ้นและสร้างแรงจูงใจเพื่อให้เขารับผิดชอบในงานที่มอบหมาย เมื่อมอบหมายงานไปแล้วต้องติดตามอย่างใกล้ชิด คนกลุ่มนี้อาจเปรียบได้กับพนักงานเข้าใหม่ที่ไร้ซึ่งแรงจูงใจในการทำงาน

กลุ่มพนักงานที่ขาดความรู้แต่มีความรับผิดชอบและมีแรงจูงใจ มีความตั้งใจในการทำงานสูง

          การมอบหมายงานให้กลุ่มนี้จะต้องคอยดูแลและให้ความช่วยเหลือในเรื่องความรู้ในงานที่มอบหมายให้โดยละเอียด แต่เนื่องจากกลุ่มนี้เป็นกลุ่มที่มีความรับผิดชอบสูงและมีความตั้งใจในการทำงานมากพออยู่แล้ว ดังนั้นเราไม่จำเป็นต้องคอยกระตุ้นหรือสร้างแรงจูงใจเท่าใดนัก กลุ่มนี้อาจเปรียบเทียบได้กับพนักงานเข้าใหม่ที่มีไฟในการทำงานสูง

กลุ่มพนักงานที่มีความรู้ดีแต่มีความรับผิดชอบและมีแรงจูงใจในการทำงานค่อนข้างน้อย

          กลุ่มนี้เราคงไม่ต้องให้ความรู้เกี่ยวกับงานที่มอบหมายเพราะเขาจะเป็นกลุ่มที่รู้งานดีอยู่แล้วเพียงแต่ขาดแรงจูงใจ และขาดความตั้งใจในการทำงาน หน้าที่ของเราหลังจากมอบหมายงานให้เขาแล้วคงทำหน้าที่เป็นพี่เลี้ยงที่คอยติดตามความคืบหน้าของงาน และให้กำลังใจ พร้อมทั้งสร้างแรงจูงใจให้เขามีความรู้สึกอยากทำงานให้ลุล่วงเท่านั้นเอง กลุ่มนี้อาจเปรียบได้กับกลุ่มพนักงานที่ทำงานมานาน จนขาดความตื่นตัวในการทำงานและรู้จักหาวิธีหลบเลี่ยงความรับผิดชอบได้อย่างมีเหตุผล เราอาจเรียกได้ว่าเป็นกลุ่มเขี้ยวลากดิน

กลุ่มพนักงานที่มีความรู้ดีและมีแรงจูงใจในการทำงานสูง

          กลุ่มนี้เมื่อได้รับมอบหมายงานให้แล้ว เราคงสามารถเบาใจและเหนื่อยน้อยที่สุด เพราะเราเพียงแต่ทำหน้าที่เป็นพี่เลี้ยงที่คอยดูอยู่ห่างๆ รอให้เขารายงานผลการทำงานและให้คำปรึกษาหากเขาต้องการเท่านั้นเอง กลุ่มนี้อาจเปรียบได้กับกลุ่มคนที่ทำงานมานานและมีความคงเส้นคงวาในการทำงานสามารถสร้างแรงจูงใจให้กับตัวเองได้ค่อนข้างดี

ที่มา : http://shine-management-tips.blogspot.com