เกร็ดความรู้นักบัญชี

การจัดทำกระดาษทำการสำหรับผู้สอบบัญชี

งานบัญชี

กระดาษทำการ หมายถึง หลักฐานที่แสดงถึงการปฏิบัติงานตรวจสอบและรับรองบัญชี หลักฐานที่ได้รับจากการปฏิบัติงาน
ตรวจสอบ และรับรองบัญชี และสิ่งที่ตรวจพบจากการตรวจสอบของผู้สอบบัญชีภาษีอากร ซึ่งได้แก่ เอกสารที่ผู้สอบบัญชีภาษีอากร
ได้จัดทำขึ้นเอง เอกสารที่ได้รับมาจากกิจการที่ทำการตรวจสอบ หรือที่ขอจากบุคคลภายนอกกิจการ ทั้งนี้เพื่อใช้ในการจัดทำรายงาน การตรวจสอบ และรับรองบัญชี

การจัดทำกระดาษทำการ

กระดาษทำการไม่มีขอบเขต รูปแบบ และเนื้อหาที่แน่นอนขึ้นอยู่กับวัตถุประสงค์ และเนื้อหาในเรื่องที่ตรวจสอบ ดังนั้น จึงเป็นเรื่องของการใช้ดุลยพินิจ เยี่ยงผู้ประกอบวิชาชีพของผู้สอบบัญชีภาษีอากรเอง แต่อย่างไรก็ตาม ขอบเขต รูปแบบ และเนื้อหาของกระดาษทำการควรมีลักษณะดังต่อไปนี้

1. ขอบเขตของกระดาษทำการ

การกำหนดขอบเขตของกระดาษทำการ ผู้สอบบัญชีภาษีอากรจะต้องพิจารณาถึงธุรกิจที่ตรวจสอบ และมาตรฐานการปฏิบัติงานที่อธิบดีกรมสรรพากรกำหนด โดยจะต้องรวบรวมสิ่งที่มีความจำเป็น และเหมาะสม ในการตรวจสอบบันทึกไว้ในกระดาษทำการ

2. รูปแบบและเนื้อหาของกระดาษทำการ

ผู้สอบบัญชีภาษีอากรจะต้องออกแบบ และจัดทำกระดาษทำการให้เหมาะสมกับสถานการณ์ และความต้องการของตน ในการตรวจสอบ เพื่อให้บรรลุวัตถุประสงค์ ของการตรวจสอบ และรับรองบัญชีของแต่ละกิจการ ซึ่งผู้สอบบัญชีภาษีอากร อาจใช้กระดาษทำการที่แต่ละสำนักงาน จัดทำไว้เป็นรูปแบบมาตรฐานก็ได้ ความแตกต่างของรูปแบบ และเนื้อหาของกระดาษทำการที่ผู้สอบบัญชีภาษีอากร ต้องจัดทำนั้น ขึ้นอยู่กับลักษณะ และความซับซ้อนของธุรกิจ ลักษณะ และสภาพของระบบบัญชี และระบบการควบคุมภายในของกิจการ การใช้กระดาษทำการ เพื่อประโยชน์ในการสั่งการ การควบคุมดูแล และ การสอบทานงานที่ปฏิบัติ โดยผู้ช่วยผู้สอบบัญชีภาษีอากร

3. สาระสำคัญที่ควรปรากฏในกระดาษทำการ

  1. กระดาษทำการควรแสดงให้เห็นว่าผู้สอบบัญชีภาษีอากร ได้จัดทำแนวทางการสอบบัญชีอย่างระมัดระวัง และรอบคอบ และได้ควบคุมการปฏิบัติงาน ของผู้ช่วยผู้สอบบัญชีภาษีอากร (ถ้ามี) โดยใกล้ชิด
  2. กระดาษทำการต้องแสดงให้เห็นว่า ข้อมูล และตัวเลขในงบการเงินที่ผู้สอบบัญชีภาษีอากรรับรองถูกต้อง ตรงตามบันทึก และหลักฐานทางการบัญชี ของกิจการที่ตรวจสอบ
  3. กระดาษทำการต้องแสดงให้เห็นว่าผู้สอบบัญชีภาษีอากร และผู้ช่วยผู้สอบบัญชีภาษีอากร ได้ปฏิบัติงานตรวจสอบตามแนวทางการสอบบัญชี ที่ได้กำหนดขึ้นโดยถูกต้อง และครบถ้วน
  4. กระดาษทำการต้องแสดงข้อมูลที่ได้จากการปฏิบัติงานตรวจสอบ และรับรองบัญชี โดยจะต้องแสดงถึงการทดสอบความถูกต้องของรายการบัญชี การตรวจสอบความถูกต้อง ในส่วนที่เป็นสาระสำคัญทางด้านภาษีอากรตามประมวลรัษฎากร การปรับปรุงกำไรสุทธิ/ขาดทุนสุทธิทางบัญชี เป็นกำไรสุทธิ/ขาดทุนสุทธิทางภาษี และการตรวจสอบรายการในแบบแจ้งข้อความ ตามแบบแสดงรายการภาษีเงินได้นิติบุคคล (ภ.ง.ด.50)
    รวมถึงการแจ้งปริมาณ และขอบเขตการตรวจสอบแต่ละด้าน ในกรณีที่ผู้สอบบัญชีภาษีอากรมิได้กำหนดไว้ในแนวทางการสอบบัญชี
  5. กระดาษทำการต้องแสดงผลการตรวจสอบในแต่ละเรื่อง รวมถึงข้อบกพร่องหรือสิ่งผิดปกติอันมีสาระสำคัญที่ผู้สอบบัญชีภาษีอากรได้ตรวจพบ การวินิจฉัย และข้อสรุปเกี่ยวกับข้อบกพร่อง หรือสิ่งผิดปกติที่ตรวจพบ คำชี้แจงของผู้บริหารของกิจการในเรื่องดังกล่าว และข้อเสนอแนะที่ผู้สอบบัญชีภาษีอากรได้ให้แก่กิจการ ตลอดจนการแก้ไขข้อบกพร่องหรือสิ่งปกตินั้นว่าได้ดำเนินการแล้วหรือไม่อย่างไร

4. การใช้เครื่องหมายการตรวจสอบ

เครื่องหมายการตรวจสอบ หมายถึง สัญลักษณ์ที่ผู้สอบบัญชีภาษีอากรกำหนดขึ้นเอง โดยเครื่องหมายดังกล่าวจะมีรูปร่าง และความหมายที่ต่างกัน ซึ่งรูปแบบของสัญลักษณ์ จะไม่มีรูปแบบที่แน่นอน ทั้งนี้ ขึ้นอยู่กับผู้สอบบัญชีภาษีอากรจะกำหนด การใช้ครื่องหมายการตรวจสอบ มีวัตถุประสงค์เพื่อแสดงให้เห็นว่า ผู้สอบบัญชีภาษีอากร ได้ตรวจสอบข้อมูลในกระดาษทำการ ด้วยวิธีการตรวจสอบใด ดังนั้น ผู้สอบบัญชีภาษีอากร ต้องใส่เครื่องหมายการตรวจสอบ กำกับรายการที่ทำการตรวจสอบ และอธิบายความหมายของเครื่องหมายการตรวจสอบนั้น ไว้ในกระดาษทำการด้วย และเพื่อสะดวกในการสอบทานการตรวจสอบ เครื่องหมายการตรวจสอบจึงควรแสดงให้เห็นอย่างเด่นชัด ด้วยการใช้ดินสอสีต่าง ๆ ทำเครื่องหมาย

5. ข้อปฏิบัติในการจัดทำกระดาษทำการ

  1. จัดทำสารบาญกระดาษทำการที่แสดงถึงเรื่องต่าง ๆ ที่อยู่ในกระดาษทำการ เพื่อให้เห็นโครงสร้างของกระดาษทำการทั้งหมด
  2. กำหนดรหัสอ้างอิงของกระดาษทำการ เพื่อใช้ในการอ้างอิงระหว่างกระดาษทำการที่เกี่ยวข้องกัน
  3. ในกรณีที่ผู้สอบบัญชีภาษีอากร ได้หลักฐานจากการสอบถามจากบุคลากรของกิจการ ผู้สอบบัญชีภาษีอากรต้องระบุชื่อของบุคลากรพร้อมตำแหน่งงาน เพื่อประโยชน์ในการอ้างอิงในภายหลัง
  4. กระดาษทำการเป็นหลักฐานที่แสดงถึงการปฏิบัติงานตรวจสอบ และรับรองบัญชี หลักฐานที่ได้รับจากการปฏิบัติงานตรวจสอบ และรับรองบัญชี และสิ่งที่ตรวจพบ จากการตรวจสอบของผู้สอบบัญชีภาษีอากร ดังนั้น ผู้สอบบัญชีภาษีอากร ต้องเก็บรักษากระดาษทำการให้ปลอดภัยจากการถูกแก้ไข สูญหาย หรือการนำข้อมูล ที่อาจเป็นความลับของกิจการไปเปิดเผยต่อบุคคลอื่น

กรรมสิทธิ์ของกระดาษทำการ

กระดาษทำการถือเป็นกรรมสิทธิ์ของผู้สอบบัญชีภาษีอากร ซึ่งผู้สอบบัญชีภาษีอากร จะต้องนำมาส่งมอบให้แก่เจ้าหน้าที่ผู้ตรวจสอบ การปฏิบัติงานของกรมสรรพากร เพื่อชี้แจงเกี่ยวกับการปฏิบัติงานตรวจสอบ และรับรองบัญชีของตน