อยากเป็นเลขา…มือขวาเจ้านาย

ผู้บริหารที่ต้องมีภาระหน้าที่รับผิดชอบเยอะ  ต้องใช้ความคิดส่วนใหญ่ในการตัดสินใจไม่ว่าจะเป็นเรื่องของการบริหารในองค์กร  หรือการตัดสินใจเรื่องที่เกี่ยวข้องกับผลกำไรขาดทุนของบริษัท จึงต้องมีผู้ที่มาช่วย    จัดการเรื่องรายละเอียดต่างๆให้เป็นระเบียบเรียบร้อยมากยิ่งขึ้น  ผู้ที่จะสามารถเข้ามาช่วยจัดการระบบการทำงานของเหล่านักบริหารให้มีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้นก็คือ  เลขานุการ 
โดยทั่วไปหน้าที่ของเลขานุการก็คือ  การรับเรื่องต่างๆที่เกี่ยวข้องกับผู้บริหารท่านนั้น  พร้อมทั้งตรวจสอบเอกสารให้ถูกต้องก่อนนำส่งเข้าเสนอผู้บริหาร  การสรุปและบันทึกการนัดหมาย  รายงานการประชุม ทำหนังสือโต้ตอบต่างๆ  ดูแลเก็บเอกสาร  ตลอดจนช่วยเหลือนายจ้างตามงานอื่นๆที่ได้รับมอบ
เลขานุการที่ดีและมีประสิทธิภาพควรจะมีคุณสมบัติต่างๆดังนี้
1. ต้องรอบรู้เกี่ยวกับระบบงานในองค์กรเป็นอย่างดี
      2. มีความละเอียดรอบคอบ ความคล่องตัว
      3. มีบุคลิกลักษณะดี อดทน มีความรับผิดชอบ สามารถเก็บความลับได้เป็นอย่างดี
      4. มีความสามารถในการฟังและจดจำรายละเอียดเรื่องราวต่างๆ ได้แม่นยำ
      5. สามารถใช้โปรแกรมคอมพิวเตอร์ MS Office ได้ดี
      6. ในบางองค์กรที่มีการติดต่อธุรกิจกับต่างประเทศ หากมีทักษะและความสามารถในการ พูด ฟัง อ่าน เขียน ภาษาต่างประเทศจะได้รับการพิจารณาเป็นพิเศษ
งานเลขานุการจะเป็นตำแหน่งที่ใกล้ชิดกับผู้บริหารมากที่สุด  เลขานุการที่ทำงานได้ถูกใจผู้บริหารก็มีโอกาสที่จะก้าวหน้าได้ไม่ยากนัก  การแสวงหาโอกาสและความก้าวหน้าให้กับตัวเองก็เป็นสิ่งที่เลขานุการควรจะไขว่คว้าเอาไว้  เลขานุการควรปรับปรุงตัวเองให้เป็นคนที่มีความรู้รอบด้าน  สนใจติดตามข่าวสารการเปลี่ยนแปลงและความก้าวหน้าของโลกธุรกิจอยู่สม่ำเสมอจะทำให้คุณไม่ได้เป็นเพียงแค่เลขานุการที่มีศักยภาพเท่านั้นยังเป็นบุคคลากรที่มีค่าขององค์กรอีกด้วย
ที่มา : www.bunditcenter.com