จากประสบการณ์ที่ผมบริหารงานในฐานะผู้นำองค์กรหลายแห่ง ผมได้รับข้อคิดอย่างหนึ่งว่า
นอกจากองค์กรต้องคิด "จัดหาคนให้เหมาะกับงาน" (put
the right man in the right job) แล้ว สิ่งหนึ่งที่ต้องคิดควบคู่กันไปคือ
"จัดที่ทางให้เหมาะกับคน" (design the right workplace
for the right person) ด้วยเหตุผลที่ว่า แม้คนที่มีศักยภาพ มีความรู้ความสามารถในตำแหน่งหน้าที่ที่จัดเตรียมไว้ให้
แต่หากสภาพแวดล้อมการทำงานไม่เอื้อต่อการทำงาน ย่อมส่งผลลดทอนศักยภาพที่มีอยู่ในตัวเขาไปได้อย่างน่าเสียดาย
ผู้บริหารหรือผู้นำองค์กรจำนวนไม่น้อย อาจไม่ค่อยได้ใส่ใจหรือให้ความสำคัญต่อการจัดสภาพแวดล้อมให้เหมาะสม
สอดคล้องกับคนทำงานมากนัก เพราะอาจไม่ได้ตระหนักหรือคิดไม่ถึงว่าแท้จริงแล้ว
สภาพแวดล้อมในที่ทำงานสามารถส่งอิทธิพลทั้งในมุมบวกและมุมลบได้อย่างมากทีเดียว
การจัดโต๊ะทำงานเหมือนกันหมดทุกแผนกในองค์กร โดยไม่ได้ใส่ใจในรายละเอียดถึงวิธีการทำงานของแต่ละฝ่าย
อาจเท่ากับเป็นการละเลยคุณภาพการทำงานของบางฝ่ายไปก็เป็นได้
ยกตัวอย่างเช่น ฝ่ายที่ต้องใช้ความคิดสร้างสรรค์ คิดวางแผน คิดแก้ปัญหาต่างๆ
ซึ่งต้องใช้การทำงานเป็นทีม การจัดโต๊ะในลักษณะนั้นอาจทำให้การทำงานไม่สะดวก
พนักงานต้องหันกลับไปกลับมาเสมอ การจัดโต๊ะให้หันหน้าเข้าหากัน
หรือจัดโต๊ะห่างๆ กัน ห้องหนึ่งมีจำนวนคนไม่มากเกินไป ตกแต่งห้องอย่างดูมีจินตนาการ
อาจมีภาพต่างๆ ที่ช่วยเขี่ยให้เกิดความคิดสร้างสรรค์ ย่อมช่วยให้การทำงานมีประสิทธิภาพมากขึ้นได้
สำนักงานบางแห่งต้องการประหยัดต้นทุน จึงกำหนดเวลาเปิด-ปิดเครื่องปรับอากาศ
เช่น ให้เปิดพัดลม และเปิดหน้าต่างระบายอากาศในตอนเช้าแทน เพราะคิดว่าอากาศภายนอกจะยังเย็นสบาย
แต่นโยบายเช่นนี้ อาจมีผลต่อประสิทธิภาพการทำงาน เพราะหากอากาศภายนอกร้อนอบอ้าว
อากาศภายในก็อบอ้าว ย่อมทำให้คนทำงานเกิดความอึดอัด อ่อนเพลีย
ไม่สามารถทำงานได้มีประสิทธิภาพเท่าที่ควร แทนที่จะประหยัดต้นทุนกลับกลายเป็นต้องเสียต้นทุนเพิ่มมากขึ้นไปอีก
เรื่องเหล่านี้ดูเหมือนเล็กๆ น้อยๆ แต่สำหรับผมในฐานะผู้บริหารองค์กรหลายแห่ง
ผมจะให้ความสำคัญเป็นอย่างยิ่ง เพราะตระหนักว่าสภาพแวดล้อมขององค์กร
มีผลกระทบต่อประสิทธิภาพการทำงานของทีมงานทุกคนไม่มากก็น้อย
การจัดสภาพแวดล้อมในที่ทำงานให้มีความเหมาะสมกับลักษณะขององค์กร
จะมีส่วนช่วยทำให้องค์กรประสบความสำเร็จ ทั้งในเชิงขับเคลื่อนไปถึงเป้าหมายที่กำหนดไว้
การขยายศักยภาพพนักงานแต่ละคนในการทำงาน และการเพิ่มขีดความสามารถแข่งขันขององค์กร
ฯลฯ ดังนั้น ในองค์กรที่ผมมีส่วนบริหาร ผมจะพยายามจัดสภาพแวดล้อมให้เหมาะสม
โดยยึดหลัก "คนทำงานเป็นศูนย์กลาง" ให้มากที่สุด ในการจัดการสภาพแวดล้อมขององค์กร
จำเป็นอย่างยิ่งต้องมีการปรึกษาหารือกับผู้เชี่ยวชาญด้านการออกแบบ
โดยผมจะให้ข้อมูลต่าง ๆ ที่เป็นประโยชน์ต่อการออกแบบ โดยพิจารณาและให้ความสำคัญเกี่ยวกับองค์ประกอบเหล่านี้
อาทิ
สอดคล้องกับภาพลักษณ์ขององค์กร
องค์กรจะต้องสะท้อนภาพลักษณ์ขององค์กร ควรจัดสภาพแวดล้อมที่ปรากฏภายนอกให้สอดคล้องกับเป้าหมายการดำเนินงานขององค์กร
เพื่อให้ผู้ที่มาติดต่อและพนักงานทุกคนตระหนัก
ในตัวตนขององค์กรร่วมกัน สำหรับองค์กรที่ผมบริหารอยู่นั้น
มีสองลักษณะ ลักษณะแรกเป็นองค์กรเชิงธุรกิจ ดำเนินธุรกิจเกี่ยวกับโปรแกรม/หนังสือคอมพิวเตอร์และบริการด้านการท่องเที่ยว
การจัดสภาพแวดล้อมในองค์กรจึงเน้นความทันสมัย ตั้งแต่ อาคารสำนักงาน
สถานที่ต้อนรับ ห้องทำงานในแผนกต่างๆ ฯลฯ เพื่อสะท้อนให้เห็นว่าเป็นองค์กรที่มีความทันสมัยในนวัตกรรมและเทคโนโลยี
เมื่อลูกค้าเข้ามาติดต่อในสำนักงานจะเกิดความประทับใจในองค์กร
ไว้วางใจในผลิตภัณฑ์และการบริการ และที่สำคัญเกิดความมั่นใจในภาพลักษณ์ทางธุรกิจที่มีความมั่นคงและเป็นผู้นำในด้านดังกล่าว
นำมาซึ่งการติดต่อและดำเนินธุรกิจกับองค์กรอย่างต่อเนื่อง
องค์กรอีกลักษณะหนึ่งที่ผมบริหารอยู่นั้นเป็นองค์กรเกี่ยวกับงานทางด้านวิชาการและการวิจัย
ดังนั้นองค์กรจะต้องมีภาพลักษณ์ที่มีความ น่าเชื่อถือในลักษณะเป็นสถาบันทางวิชาการและการวิจัย
โดยจะให้ความสำคัญกับศูนย์ข้อมูลที่มีความพร้อมในด้านข้อมูลที่เป็นเอกสาร
มีการจัดเอกสารเป็นหมวดหมู่ ห้องทำงานนักวิจัยที่มีความเป็นระเบียบ
และการบริการข้อมูลทางอินเทอร์เนตให้กับผู้มาติดต่อหรือลูกค้าที่ให้ความสนใจกับข้อมูลข่าวสารที่องค์กรเปิดให้บริการ
เป็นต้น
สอดคล้องกับแต่ละฝ่ายในองค์กร
สิ่งสำคัญอีกประการหนึ่งของการจัดสภาพแวดล้อมในที่ทำงาน คือ
การพิจารณาโครงสร้างภายในองค์กรว่ามีฝ่าย มีแผนกอะไรบ้าง เพื่อจัดให้เหมาะสม
ฝ่ายที่เกี่ยวกับการผลิตนวัตกรรมประเภทหนังสือและโปรแกรมคอมพิวเตอร์
ห้องทำงานจะต้องมีความทันสมัย มีความพร้อมของเทคโนโลยีในการส่งเสริมผลิตผลงาน
เพื่อทำให้พนักงานเกิดความสะดวกสบายในการทำงาน เกิดความคิดสร้างสรรค์ในการผลิตงาน
หากเป็นฝ่ายวิจัยทางด้านวิชาการ ที่ต้องการสมาธิในการทำงาน อาจต้องจัดให้มีฉากกั้นระหว่างโต๊ะทำงานเพื่อไม่ให้เกิดการรบกวนของแต่ละคนในการคิดงาน
และมีชั้นวางหนังสือ/เอกสารให้กับนักวิจัยแต่ละคนเพื่อสะดวกในการหยิบใช้เอกสาร
เป็นต้น
ในส่วนของห้องประชุมซึ่งใช้เป็นที่ประชุมของแต่ละฝ่ายและการประชุมรวมขององค์กร
ซึ่งมีความสำคัญต่อผลสัมฤทธิ์และเป้าหมายขององค์กร การจัดห้องประชุมจะมีลักษณะที่ทำให้ทุกคนในองค์กรมีโอกาสได้แสดงความคิดเห็น
การจัดวางตำแหน่งโต๊ะ เก้าอี้ การใช้สีภายในห้อง และองค์ประกอบอื่น
ๆ ที่ทำให้เกิดบรรยากาศที่เป็นกันเอง และนำมาซึ่งประสิทธิภาพสูงสุดในการประชุม
พนักงานเกิดประสิทธิภาพในการทำงาน
การจัดวางตำแหน่งโต๊ะทำงาน ทั้งของฝ่ายและของพนักงานแต่ละคน
จะคำนึงถึงประสิทธิภาพการทำงานของทุกคนให้เกิดประสิทธิภาพสูงสุด
และความสุขในการทำงานของพนักงานทุกคน เช่น พื้นที่ของห้องทำงานที่จะไม่เกิดความ
อึดอัดหรือรู้สึกคับแคบในการทำงาน การมีสมาธิในการคิดงานทำงานโดยไม่ถูกรบกวนจากสภาวะแวดล้อมภายนอก
หรือการจัดให้มีตู้ปลาเล็กๆ ไว้ในห้องทำงาน เพื่อผ่อนคลายความตึงเครียดระหว่างทำงานด้วยการให้อาหารปลาหรือมองปลาว่ายน้ำไปมา
การควบคุมให้เกิดความเป็นระเบียบเรียบร้อย โดยจัดโต๊ะทำงานให้เรียบร้อย
เพราะโต๊ะพนักงานที่ไม่มีการจัดเอกสารอย่างเป็นระเบียบ ปล่อยเอกสารกองพะเนินบนโต๊ะ
อาจจะลดทอนประสิทธิภาพการทำงานของตนและก่อให้เกิดมลภาวะต่อเพื่อนร่วมห้องทำงานได้
เป็นต้น
องค์กรที่ให้ความสำคัญกับการจัดสภาพแวดล้อมในองค์กร ย่อมสร้างภาพลักษณ์และความมั่นใจในการดำเนินธุรกิจกับลูกค้า
ตลอดจนสนับสนุนให้พนักงานเกิดประสิทธิภาพในการทำงาน นำมาซึ่งการปลดปล่อยศักยภาพ
การเพิ่มขีดความสามารถของพนักงาน และไปถึงเป้าหมายและผลสำเร็จที่ตั้งไว้ขององค์กร
